Potrjevanje prejetih računov z večjim nadzorom

Težava:
V organizacijah, ki obdelujejo večje število prejetih računov in imajo več stopenj potrjevanja, je postopek potrjevanja računov pogosto počasen, nepregleden in neučinkovit.

Računi se ročno posredujejo po e-pošti ali drugih komunikacijskih kanalih, pri čemer pogosto ni jasno, kdo je odgovoren za njihovo obdelavo in v kateri fazi postopka se nahajajo.

Takšen način dela povzroča zamude pri potrjevanju in knjiženju stroškov, povečuje administrativne obremenitve zaposlenih ter ustvarja dodatno tveganje za napake ali izgubo dokumentov.

Dodaten izziv predstavlja pomanjkanje preglednosti in nadzora nad procesom, zlasti v podjetjih z več stopnjami potrjevanja stroškov.

Na primer, vodja na nižji stopnji lahko potrdi račune do 300 €, vodja na srednji stopnji račune do 5.000 €, vse višje zneske pa mora potrditi vodstvo podjetja.

Brez jasno določenega in avtomatiziranega procesa se takšna pravila pogosto ne izvajajo dosledno.
Računi so posredovani napačnim osebam, obstanejo na posamezni stopnji procesa ali pa so potrjeni brez ustreznega nadzora.

Uporabniki nimajo jasnega pregleda nad tem, kje se dokument nahaja, kdo ga trenutno obravnava in kje prihaja do zastojev v procesu.

Rešitev:
Modul omogoča napreden postopek potrjevanja prejetih računov preko več stopenj potrjevanja, z avtomatsko distribucijo dokumentov odgovornim osebam ter spremljanjem statusa procesa v realnem času.

Po prevzemu računa se sproži distribucija dokumenta vnaprej določenim skupinam na podlagi odgovorne osebe, določene pri dobavitelju v šifrantu subjektov.v.

Centralizirano prevzemanje računov

Vsi prejeti računi so samodejno prevzeti v Dokumentacijo. Dostop do klasifikacije je mogoče omejiti izključno na pooblaščene uporabnike, ki imajo pravico do pregleda vseh računov.

Avtomatska distribucija odgovornim osebam

Po prevzemu dokumenta se sproži poslovni proces distribucije računov.
Sistem samodejno določi odgovorno osebo na podlagi podatka, določenega pri dobavitelju v šifrantu subjektov.

Na ta način vsak račun preide skozi vnaprej določene ravni preverjanja in potrjevanja.
Če pri dobavitelju odgovorna oseba ni določena, dokument ostane zunaj samodejnega postopka potrjevanja, vendar ga je mogoče ročno poslati v postopek potrjevanja.

Nadzor nad dokumentom v vsakem trenutku

V vsakem trenutku veste kakšen status ima dokument:
• v postopku potrjevanja
• zavrnjen
• zaključen

Statusi omogočajo enostaven pregled trenutnega stanja vsakega računa.

Preglednost brez dodatnega iskanja informacij

V mreži je prikazana odgovorna oseba, zato takoj vidite, pri komu je račun in v kateri fazi postopka se nahaja.

Na ta način lahko uporabniki v katerikolim trenutku vidijo:

• pri komu se dokument trenutno nahaja
• kje je prišlo do morebitnega zastoja v procesu

Obdelava računov v računovodstvu omogoča prilagodljivo knjiženje

Po zaključku postopka potrjevanja lahko računovodstvo izbere način knjiženja računa:
• uvoz XML dokumenta
• ročni vnos
• OCR obdelava računa

Prednosti rešitve

Avtomatizacija postopka potrjevanja računov
Jasen nadzor nad odgovornostmi in potrditvami
Manj ročne distribucije dokumentov
Hitrejši pretok in obdelava prejetih računov
Transparentno spremljanje statusa dokumentov
Enostavnejši nadzor nad zastoji in zavrnjenimi računi
Večja varnost in nadzor dostopa do dokumentov

Komu je rešitev namenjena
Rešitev je namenjena podjetjem, ki imajo:
Več stopenj potrjevanja računov
Decentralizirano potrjevanje stroškov
Potrebo po nadzoru postopka potrjevanja
Večje število prejetih računov in uporabnikov, vključenih v proces obdelave

Ključna vrednost rešitve
PANTHEON omogoča še več. Ob pravilno vzpostavljenem procesu postane zmogljivo orodje za upravljanje dokumentov in odgovornosti.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve