Digitalni nadzor procesa, ki neposredno vpliva na finance, odnose in zaupanje

V vsaki organizaciji, ki izdaja večje število računov, so reklamacije neizogibne. Razlika ni v njihovem številu, temveč v načinu njihovega upravljanja.

V praksi reklamacije pogosto prihajajo po različnih kanalih: preko e-računa, e-pošte, dopisa, zahtevka ali telefonskega klica.

Informacije ostajajo razpršene, odločitve so odvisne od posameznikov, pregled spornih zneskov in statusov pa postaja vse zahtevnejši.

Naša rešitev za upravljanje reklamacij izdanih računov prinaša red, preglednost in popoln nadzor v proces, ki pogosto ostane neopažen, dokler ne postane težava.

Enoten proces namesto improvizacije

Rešitev digitalizira in standardizira celoten proces reklamacije – od trenutka, ko je račun reklamiran, do končne odločitve in finančne obdelave.

Vsaka reklamacija:

• je povezana s konkretnim izdanim računom,
• je evidentirana na enem mestu,
• ima jasno določen status in odgovorno osebo,
• sledi vnaprej določenemu postopku odločanja.

Ne glede na to, ali reklamacija prispe elektronsko ali po klasični poti, je proces vedno enak, pregleden in sledljiv.

Popolna preglednost in nadzor

Takoj po reklamaciji račun pridobi ustrezen status in se prikaže v pregledih reklamiranih dokumentov.

To omogoča:

• jasen pregled vseh aktivnih reklamacij
• pregled skupnega spornega zneska
• transparenten pregled odgovornosti in faz procesa

Vse priloge, komentarji, razlogi za reklamacijo in odločitve so shranjeni skupaj z dokumentom, kar zagotavlja popolno sledljivost in pregled nad celotno zgodovino obravnave.

Hitrejše in varnejše sprejemanje odločitev

Proces reklamacije poteka preko avtomatiziranih nalogov, v katere so vključeni vsi relevantni udeleženci:

• odgovorne osebe
• svetovalci po potrebi
• vodje oddelkov
• finance
• ter vodstvo pri višjih zneskih

Manjše reklamacije se rešujejo hitro, večji zneski pa se samodejno posredujejo v dodatno odobritev.
S tem se doseže optimalno ravnovesje med hitrostjo in nadzorom.

Finančna varnost brez dodatnih obremenitev

Rešitev omogoča:

• jasno upravljanje s spornimi terjatvami
• nadzorovano izdajanje dobropisov
• pravilno storniranje spornih računov
• ali pripravo novih, popravljenih računovPo zaključku procesa se status računa samodejno posodobi, reklamacija pa se zaključi brez ročnih posegov in dodatnih preverjanj.

Prednosti rešitve

• Krajši čas reševanja reklamacij
• Manjše operativno in finančno tveganje
• Večja interna preglednost
• Jasno določene odgovornosti
• Bolj profesionalen odnos do kupcev

Reklamacije niso več nepredvidljiv porabnik časa, temveč postanejo nadzorovan poslovni proces.

Komu je rešitev namenjena

• Finančnim in računovodskim oddelkom
• Prodaji in izterjavi
• Organizacijam z večjim številom izdanih računov
• Podjetjem, ki poslujejo z e-računi
• Ekipam, ki želijo standardiziran in razširljiv proces

Če obseg poslovanja raste in je v proces reklamacij vključenih vedno več ljudi ter odločitev, ta rešitev zagotavlja strukturo, ki podpira rast podjetja.

Ključna vrednost rešitve

Ne ponujamo le orodja.
Ne rešujemo le reklamacij.
V proces, ki neposredno vpliva na prihodke in odnose s kupci, vnašamo varnost, preglednost in nadzor.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve