Nadzor dobavnih rokov in sledljivost
Avtomatsko zajemanje potrditev naročil
Rešitev omogoča samodejno zajemanje dobaviteljevih potrditev naročil ter njihovo povezavo z izvirnimi nabavnimi naročili. Na ta način podjetje pridobi popoln pregled nad potrjenimi dobavnimi roki, količinami in morebitnimi odstopanji že v zgodnji fazi nabavnega procesa.
Potrditve naročil se lahko zajemajo iz različnih virov:
- PDF dokumentov,
- elektronske pošte,
- EDI sporočil,
- drugih elektronskih formatov.
Vsak dokument se samodejno shrani v dokumentni sistem (DMS) in ustrezno klasificira kot potrditev naročila dobavitelja.
Samodejna povezava z nabavnim naročilom
Sistem na podlagi številke naročila, dobaviteljeve reference ali drugih identifikatorjev samodejno poišče ustrezno nabavno naročilo v ERP sistemu.
Po uspešni identifikaciji se potrditev samodejno poveže z izvirnim naročilom, kar uporabnikom omogoča takojšen vpogled v vse povezane dokumente in aktivnosti.
Prednosti povezovanja dokumentov
- ni več ročnega iskanja dokumentacije,
- hitrejši dostop do informacij,
- manj administrativnega dela,
- večja preglednost celotnega postopka.
Samodejna posodobitev dobavnih rokov
Iz prejete potrditve sistem samodejno zajame ključne podatke, kot so:
- potrjeni datum dobave,
- potrjene količine,
- spremembe glede na prvotno naročilo,
- dodatni pogoji dobavitelja.
Podatki se zabeležijo neposredno ob naročilu, kar omogoča ažuren pregled nad dejanskim stanjem dobave.
Nadzor nad dobavnimi roki
Ena izmed ključnih funkcionalnosti rešitve je samodejna primerjava med naročenim in potrjenim dobavnim rokom.
Sistem spremlja:
- naročeni datum dobave,
- potrjeni datum dobave,
- odstopanje oziroma zamik v dnevih.
V primeru spremembe ali zamude se naročilo samodejno označi, odgovorne osebe pa prejmejo opozorilo za pravočasno ukrepanje.
Proaktivno upravljanje dobav
S pravočasnimi opozorili podjetje:
- hitreje zazna zamude dobaviteljev,
- zmanjša tveganje za prekinitev proizvodnje,
- izboljša razpoložljivost materialov,
- lažje načrtuje nadaljnje aktivnosti.
Popolna sledljivost dokumentov
V vsakem trenutku je iz posameznega naročila mogoče dostopati do celotne zgodovine povezanih dokumentov.
Uporabniki imajo pregled nad:
- izvirnim nabavnim naročilom,
- potrditvijo naročila dobavitelja,
- dobavnico,
- prevzemom blaga,
- računom dobavitelja.
Vsi dokumenti so medsebojno povezani in dostopni z enega mesta.
Revizijska sled brez kompromisov
Sistem beleži vse dogodke in spremembe skozi celoten nabavni proces:
- prejem dokumenta,
- povezavo z naročilom,
- premembe rokov dobave,
- potrditve uporabnikov,
- nadaljnje procesne korake.
Tako je zagotovljena popolna revizijska sled, ki omogoča enostavno dokazovanje postopkov ob notranjih kontrolah, revizijah ali zunanjih pregledih.
Večja zanesljivost oskrbne verige
Z avtomatiziranim spremljanjem potrjenih naročil podjetje pridobi boljši nadzor nad celotno oskrbno verigo.
To omogoča:
- pravočasno ukrepanje ob spremembah dobav,
- natančnejše planiranje proizvodnje,
- boljše upravljanje zalog,
- zmanjšanje tveganj zaradi zamud.
Poslovne koristi
- Samodejno zajemanje in evidentiranje potrditev naročil
- Hitrejše odkrivanje zamud in sprememb dobavnih rokov
- Neprekinjen nadzor nad dobavnimi procesi
- Popolna povezava vseh dokumentov v nabavni verigi
- Večja transparentnost in sledljivost poslovanja
- Manj ročnega dela in administrativnih opravil
- Boljše planiranje proizvodnje in zalog
- Popolna revizijska sled za potrebe kontrol in revizij
Z digitalizacijo potrjevanja naročil in avtomatsko sledljivostjo dokumentov podjetje izboljša zanesljivost nabavnega procesa, poveča preglednost poslovanja ter zagotovi pravočasno in učinkovito upravljanje dobavne verige.
BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve
X
Pregled in nadzor prejetih naročil