Avtomatska likvidacija računov in 3-Way Matching
Digitalizirana obdelava prejetih računov
Rešitev omogoča popolnoma digitalno zajemanje in obdelavo prejetih računov ter avtomatizacijo likvidacijskega procesa. Računi se samodejno zajamejo v dokumentni sistem (DMS) iz različnih virov, kot so:
- elektronska pošta,
- PDF dokumenti,
- eSlog e-računi,
- OCR prepoznavanje,
- AI podprto zajemanje podatkov.
Sistem zagotavlja hitro, natančno in sledljivo obdelavo dokumentov brez ročnega prepisovanja podatkov.
Avtomatski 3-Way Matching
Jedro rešitve predstavlja samodejno preverjanje skladnosti med ključnimi dokumenti poslovnega procesa:
- naročilom,
- prevzemnico oziroma dobavnico,
- Računom.
Sistem preveri količine, cene, zneske in druge ključne podatke ter samodejno ugotovi, ali se dokumenti med seboj ujemajo.
Avtomatska likvidacija brez posredovanja uporabnika
Kadar se vsi podatki ujemajo, sistem račun samodejno:
- potrdi,
- likvidira,
- poveže z vsemi pripadajočimi dokumenti,
- pripravi za knjiženje.
Celoten proces poteka brez dodatnega administrativnega dela, kar bistveno skrajša čas obdelave računov.
Inteligentno upravljanje toleranc
V praksi lahko zaradi zaokroževanj, stroškov dostave ali drugih manjših razlik prihaja do minimalnih odstopanj med dokumenti.
Sistem omogoča nastavitev finančnih in odstotnih toleranc, na primer:
- do 2 % odstopanja,
- do 5 EUR razlike.
Če so odstopanja znotraj dovoljenih mej, se račun avtomatsko likvidira, razlika pa se samodejno knjiži na vnaprej določen konto odstopanj.
Prednosti
- manj nepotrebnih obravnav računov,
- hitrejša obdelava dokumentov,
- zmanjšanje administrativnega dela,
- večja učinkovitost računovodstva in nabave.
Pametno usmerjanje odstopanj
Kadar sistem zazna odstopanje, račun avtomatsko preusmeri odgovorni osebi glede na vrsto napake.
Razlika v ceni
Račun prejme odgovorni nabavnik, ki upravlja konkretno naročilo.
Razlika v količini
Dokument se usmeri odgovorni osebi v skladišču, kjer se preveri prevzem blaga.
Napačni poslovni podatki
Napake v podatkih podjetja, davčnih številkah ali bančnih računih se samodejno posredujejo računovodstvu.
Takšen pristop zagotavlja hitrejše reševanje odstopanj in odpravlja nepotrebno prelaganje odgovornosti med oddelki.
Vizualna nadzorna plošča za hitro odločanje
Za račune z odstopanji sistem prikaže pregledno nadzorno ploščo, ki omogoča primerjavo:
Naročilo | Prevzem | Račun
Odstopajoči podatki so vizualno označeni, zato uporabnik takoj vidi vzrok težave.
Primer:
- naročena cena: 10 EUR,
- zaračunana cena: 12 EUR.
S klikom lahko odgovorna oseba:
- potrdi odstopanje,
- sproži zahtevek za dobroimetje,
- izvede delno likvidacijo računa.
Avtomatski postopek reševanja odstopanj
Ko sistem zazna neskladje, se sproži standardiziran postopek:
1. Evidentiranje napake
Račun se začasno zadrži in označi z ustreznim statusom. Sistem hkrati zabeleži podrobno razlago odstopanja v dnevnik dogodkov.
2. Obveščanje odgovornih oseb
Preko delovnih tokov (Workflow) se odgovorne osebe samodejno obvestijo o potrebnih aktivnostih.
3. Hitra obravnava
Uporabnik lahko z enim klikom:
- potrdi odstopanje,
- zahteva dobroimetje,
- izvede delno likvidacijo.
Vse aktivnosti se samodejno zabeležijo in ostanejo del revizijske sledi.
Popolna sledljivost in revizijska varnost
Vsak korak obdelave računa je dokumentiran:
- kdo je račun pregledal,
- kdo je odobril odstopanje,
- kdaj je bila sprejeta odločitev,
- zakaj je bilo odstopanje potrjeno ali zavrnjeno.
Sistem zagotavlja popolno transparentnost ter poenostavlja notranje in zunanje revizije.
RECADV – ključ do skoraj popolnoma avtomatske likvidacije
Z uporabo elektronske izmenjave dokumentov RECADV se proces dodatno avtomatizira.
Kako deluje?
1. Nabava pošlje naročilo dobavitelju.
2. Ob prevzemu blaga skladišče evidentira dejansko količino.
3. Sistem dobavitelju avtomatsko pošlje RECADV – potrditev prejema.
4. Dobavitelj pripravi račun na podlagi potrjenih količin.
5. Račun se samodejno ujema z naročilom in prevzemom.
Rezultat je bistveno manj reklamacij, manj ročnega usklajevanja ter skoraj popolnoma avtomatiziran proces likvidacije računov.
Poslovne koristi
- Do 70–80 % manj računov za ročno obravnavo
- Hitrejša likvidacija in knjiženje računov
- Samodejno prepoznavanje in usmerjanje odstopanj
- Popolna povezava med naročili, prevzemi in računi
- Večja učinkovitost nabave, skladišča in računovodstva
- Popolna revizijska sled vseh odločitev
- Zmanjšanje administrativnih stroškov
- Večja natančnost in manj napak pri knjiženju
Z avtomatizirano likvidacijo računov in naprednim 3-Way Matchingom podjetje pridobi hitrejše procese, boljši nadzor nad stroški ter bistveno manj administrativnega dela, hkrati pa zagotavlja popolno sledljivost in skladnost poslovanja.
BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve
X
Nadzor dobavnih rokov in sledljivost