Digitalni nadzor procesa, ki zagotavlja skladnost poslovanja in odgovornost zaposlenih

V vsaki organizaciji obstajajo dokumenti, ki jih morajo zaposleni prejeti, prebrati in formalno potrditi.

Varnostne procedure, pravila varstva pri delu, požarne varnosti in drugi interni akti predstavljajo temelj varnega in skladnega poslovanja.

Izziv nastane, ko je treba zagotoviti, da vsak zaposleni dokument dejansko prejme, se seznani z njegovo vsebino in v predpisanem roku potrdi prejem.

Kadar proces temelji na papirni dokumentaciji, e-pošti ali ročnem zbiranju podpisov, je pregled nad statusi otežen, tveganje za neskladnosti pa bistveno večje.

Naša rešitev za pošiljanje in potrjevanje varnostnih procedur prinaša preglednost, varnost in popoln nadzor nad procesom.

Enoten proces namesto ročnega spremljanja

Rešitev digitalizira celoten proces upravljanja obveznih internih dokumentov – od priprave in objave dokumenta do potrditve prejema s strani zaposlenih.

Vsak dokument:

• je shranjen v centraliziranem sistemu za upravljanje dokumentov
• omogoča centralizirano upravljanje različic in sprememb
• se samodejno posreduje izbrani skupini zaposlenih
• omogoča spremljanje pregleda in potrditve prejema

Tako ima organizacija vedno na voljo enotno in veljavno različico dokumenta.

Popolna preglednost procesa

Po objavi dokumenta sistem samodejno obvesti zaposlene, da je nova procedura na voljo za pregled.

To omogoča:

• Pregled vseh poslanih procedur
• Vpogled v to, komu je bil dokument posredovan
• Spremljanje statusa pregleda in potrditve
• Prepoznavanje zaposlenih, ki še niso izpolnili svoje obveznosti

Kadrovska služba ima ves čas na voljo ažurne informacije brez ročnega vodenja evidenc in dodatnih preverjanj.

Samodejna potrditev prejema

Zaposleni do dokumentov dostopajo preko uporabniškega portala ter po pregledu potrdijo prejem in seznanjenost z vsebino.

Sistem samodejno evidentira:

• Datum in čas pregleda dokumenta
• Potrditev prejema zaposlenega
• Morebitna dodatna soglasja ali izjave
• Zgodovino vseh aktivnosti, povezanih z dokumentom

Vse informacije se hranijo skupaj z dokumentom in predstavljajo zanesljiv dokaz o izpolnjenih obveznostih.

Skladnost brez dodatnih administrativnih obremenitev

Rešitev omogoča samodejno pošiljanje opomnikov zaposlenim, ki v predvidenem roku še niso potrdili prejema.

Na ta način organizacija doseže:

• Večjo skladnost z internimi pravili in regulatornimi zahtevami
• Manj administrativnega dela za kadrovske službe
• Enostavnejše izvajanje internih in zunanjih revizij
• Večjo odgovornost zaposlenih pri seznanjanju s procedurami

Vse aktivnosti ostanejo trajno evidentirane in so na voljo za potrebe nadzora ter dokazovanja skladnosti.

Prednosti za vašo organizacijo

• Popoln nadzor nad pošiljanjem obveznih procedur
• Večja skladnost z internimi in zakonskimi zahtevami
• Manj ročnega dela in administrativnih opravil
• Hitrejše uvajanje novih in posodobljenih procedur
• Centralizirana evidenca vseh potrditev zaposlenih
• Enostavnejše interne in zunanje revizije

Proces pošiljanja procedur preneha biti administrativni izziv in postane nadzorovan, pregleden ter sledljiv poslovni proces.

Komu je rešitev namenjena

Rešitev je posebej primerna za:

• Kadrovske oddelke
• Službe za varstvo pri delu in varnost
• Organizacije z večjim številom zaposlenih
• Podjetja z visokimi zahtevami glede skladnosti poslovanja
• Organizacije, ki želijo digitalizirati interne postopke in komunikacijo

Če je pomembno, da je vsak zaposleni pravočasno obveščen in da obstaja dokaz o prejemu ter seznanitvi z dokumentom, ta rešitev zagotavlja popoln nadzor nad procesom.

Ključna vrednost rešitve

Ne omogočamo le pošiljanja dokumentov.
Ne zbiramo le potrditev zaposlenih.

Zagotavljamo varnost, preglednost in nadzor nad procesom, ki skrbi za skladnost poslovanja ter odgovorno ravnanje zaposlenih.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve