5 korakov do digitalnega računovodstva
Ideja o tem, da računovodstvo v celoti postane digitalno, je v sodobnem svetu vedno bolj prisotna in resnična. Podjetja po vsem svetu so skupaj s svojimi strankami v zadnjem desetletju že naredila pomembne korake v digitalni svet, čeprav se popolna selitev v oblak še ni uresničila v celoti.
Računovodska programska oprema za namizne računalnike se je na primer razvila do te mere, da ni več tako strogo ločena od digitalnih platform. Pomislimo , kot potrošniki zdaj skoraj 60 % svojih nakupov opravimo na spletu. Digitalna doba ni več nekaj, kar nas čaka za vogalom, temveč je že naša resničnost.
In tudi digitalizacija podjetja ni več pod vprašajem. Ob sedanji dostopnosti digitalne tehnologije sta najpomembnejši vprašanji postali: kako in kje začeti?
Začnimo pri osnovah
Digitalna računovodska tehnologija se začne pri preprostih stvareh. Kaj je bolj preprostega in vsakdanjega kot rokovanje z dokumenti? Prenos dokumentov v digitalno obliko je postal nujnost, ob tem pa je prav, da naredimo konec navadnemu pretipkavanju. S storitvijo eKnjižbe je dokumente mogoče enostavno pretvoriti v digitalno obliko z zajemom podatkov, pa naj bo to iz skeniranega oz. prejetega PDF dokumenta ali slike s pametnega telefona. V naslednjem koraku je vredno razmisliti tudi o shranjevanju dokumentov. Določene zahteve so obvezne, ker jih narekuje zakon, nekatere pa so povezane z varnostjo podatkov. Predstavljajmo si, da bi čez noč izgubili vse dokumente in podatke strank. Z eDokumenti, shranjenimi v oblaku, je poskrbljeno za varnost in zakonsko skladnost, hkrati pa do njih lahko dostopamo kadarkoli. S samodejno ustvarjenimi varnostnimi kopijami bomo zagotovili, da bo naše rokovanje s podatki in dokumenti res brezskrbno.
To so temelji vsake sodobne računovodske prakse, hkrati pa res le to – začetek, na katerem je treba graditi. Sledi jim nudenje večje dodane vrednosti za stranke, prihranek časa (in denarja) ter učinkovita porazdelitev virov. Le ob upoštevanju optimizacije in digitalizacije vseh teh elementov lahko podjetje postane resnično digitalno. Spodaj delimo nekaj korakov, na katere računovodje ne smejo pozabiti, če želijo poslovati digitalno.
- Enostavna izmenjava podatkov s strankami
Glavna bolečina za računovodje in knjigovodje je izmenjava vseh informacij s strankami, tudi v sodobni digitalni dobi. Kolikokrat se zgodi, da stranke na koncu meseca prinesejo kup računov kar v vrečki! Pomislimo tudi na nenehne klice in usklajevanje prek telefona. Pomislimo na ves čas, ki je potreben za reševanje sicer majhnih, a realnih težav z dokumenti strank. Zdaj je take težave s knjigovodstvom mogoče razrešiti s spletno rešitvijo PANTHEON Web Light, ki je povezana z računovodsko bazo in omogoča dodajanje vseh vrst dokumentov. Ko stranke vložijo dokumente, jih računovodja samodejno prejme v PANTHEON, kjer jih lahko poknjiži. To naredi hiter konec verižnim e-poštnim sporočilom, telefonskim klicem ali čakanju na dostavljene dokumente v fizični obliki.
- Avtomatizirano izdajanje računov in vodenje zalog
S samodejnim pridobivanjem računov strank je mogoče odpraviti težave s pozabljenimi računi in se v trenutku povezati s stanjem zalog. S spletnim poslovnim programom stranke hitro in enostavno same izdajajo in davčno potrjujejo račune. Kupce in dobavitelje je mogoče v program samodejno uvoziti iz baze AJPES, s čimer skrajšamo čas za vnos podatkov in se izognemo morebitnim napakam ob vnašanju. Ob izdaji računa se zmanjšata tudi vrednost in količina zalog. Spletni poslovni program omogoča tudi prikaz seznama izdanih računov, zaključevanje blagajne, vnašanje strank in potrjevanje računov.
- Bančni podatki na dosegu roke
Integracija ERP sistemov z bančnimi sistemi predstavlja velik korak k digitalizaciji poslovanja. Z avtomatizacijo bančnega poslovanja je mogoče zagotoviti hitro in varno izmenjavo dokumentov plačilnega prometa med informacijskim sistemom podjetja (ERP) in informacijskim sistemom banke. Za vse, ki se ukvarjajo z računovodskimi storitvami, je na voljo celovita rešitev, ki med drugim ponuja tudi samodejno osveževanje izpiskov stanja in plačil v realnem času. Z nekaj kliki je mogoče obdelati vse pomembne podatke, ne da bi jih morali ročno vnašati sami. Integracija ERP z bankami dostopa do vseh odprtih bančnih API-jev prek enotne točke, kar integracijo znatno olajša tudi tretjim ponudnikom.
- Poenostavljeni poslovni procesi skozi vnaprej definirane toke
Čas za opravljanje ponavljajočih se nalog in poslovnih procesov je mogoče preprosto skrajšati z ustvarjanjem delovnih tokov. Z modulom PANTHEON WorkFlow je to povsem preprosto. Računi morajo biti pred vlaganjem običajno odobreni. Ročno podpisovanje je zamudno, zato se je mogoče temu izogniti z uvedbo PANTHEON poslovnega procesa (workflowa), ki omogoča oblikovanje poslovnega procesa od vnosa dokumenta do njegovega podpisa in s tem potrjevanja.
- Hranjenje vse dokumentacije na enem mestu
Z ERP sistemi lahko pozabimo na omare polne fasciklov in na kupe papirja v arhivu. Takšna hramba je neučinkovita, draga in zamudna, ko moramo hitro poiskati določen dokument. eDokumentacija je skladišče vse dokumentacije, ki se uporablja v podjetju. V dokumentacijo shranjujemo prejeto in izdano pošto (skupaj z vodenjem poštne knjige), vso računovodsko dokumentacijo (bančne izpiske, zaključke let, opomine itn.), komercialno dokumentacijo (pogodbe, anekse ipd.) in tehnično dokumentacijo (navodila za uporabo, garancijske liste idr.). Po zaslugi poslovnega procesa, ki je integriran v PANTHEON, eDokumentacija omogoča enostaven prevzem in obdelavo dokumentov. Velika prednost tega sistema je tudi zelo enostavno iskanje vseh dokumentov po različnih kriterijih.
Vas zanima digitalno računovodstvo v vašem podjetju? Naši strokovnjaki vam bodo z veseljem povedali več o možnostih digitalizacije vašega računovodstva in vam v podjetje pomagali vpeljati ePoslovanje. Pošljite nam e-pošto na prodaja@datalab.si ali nas pokličite na 01 252 89 50.
