Od izdanega računa do hitrejšega plačila – avtomatizirajte komunikacijo s strankami

Račun je pripravljen, poslan in evidentiran – brez dodatnih korakov in izgube časa.

V vsakodnevnem poslovanju je pravočasna dostava računov eden ključnih korakov pri izterjavi terjatev.

Zamude pri pošiljanju računov pogosto povzročijo zamude pri plačilih, dodatna vprašanja strank in nepotrebne administrativne obremenitve zaposlenih.

Da bi bil ta proces enostavnejši in zanesljivejši, PANTHEON omogoča samodejno pošiljanje računov po e-pošti takoj po njihovi pripravi, potrditvi ali knjiženju.

Rešitev odpravlja potrebo po ročnem pošiljanju e-pošte in zagotavlja, da vsak račun ob pravem času prispe do odgovorne osebe pri stranki.

Po vnaprej določenem dogodku v sistemu, na primer potrditvi ali knjiženju računa, PANTHEON samodejno pripravi e-poštno sporočilo in ga pošlje določenemu prejemniku.

Sporočilu je mogoče samodejno priložiti račun v PDF obliki ter dodatno dokumentacijo, kot so odpremnice, pogodbe, specifikacije ali drugi dokumenti, pomembni za stranko.

Tako podjetje zagotovi, da vsaka stranka pravočasno prejme potrebno dokumentacijo, brez odvisnosti od ročnih opravil zaposlenih in brez tveganja, da bi kateri od računov ostal neposlan.

Zakaj avtomatizirati pošiljanje računov?

V številnih podjetjih zaposleni vsak dan porabijo veliko časa za pripravo e-poštnih sporočil, iskanje ustreznih kontaktov, dodajanje prilog in preverjanje, ali je bil račun poslan.

Ko se število računov poveča, takšen proces predstavlja dodatno obremenitev, povečuje možnost napak in upočasnjuje delo.

S samodejnim pošiljanjem računov prek PANTHEON-a odpadejo vsi nepotrebni koraki.
Sistem prevzame celoten proces pošiljanja dokumentov in zaposlenim omogoči, da se posvetijo dejavnostim z višjo dodano vrednostjo.

Hkrati se zmanjša možnost, da bi bil račun poslan napačni osebi, brez priloge ali z zamudo.
Pomembna prednost rešitve je standardizacija komunikacije.

Vsako sporočilo se pošlje po vnaprej določenem vzorcu, s profesionalno pripravljeno vsebino in jasnimi informacijami o računu, znesku, roku plačila in drugih pomembnih podatkih.

Na ta način podjetje zagotavlja enotno in profesionalno komunikacijo z vsemi strankami.
Večja učinkovitost in boljši nadzor nad procesom

Avtomatizacija pošiljanja računov ne prinaša koristi le zaposlenim, temveč tudi vodstvu podjetja.

Ker proces poteka samodejno, se bistveno poveča nadzor nad distribucijo finančne dokumentacije.

Vsak poslan račun je lahko evidentiran v sistemu, kar zagotavlja popolno sledljivost in enostavno preverjanje, kdaj je bil dokument poslan, komu je bil poslan in pod kakšnimi pogoji.

Takšen način dela zmanjšuje potrebo po dodatnih preverjanjih in komunikaciji med oddelki ter povečuje zanesljivost celotnega procesa.

Finančna služba pridobi zagotovilo, da so vsi dokumenti dostavljeni pravočasno, stranke pa potrebne informacije prejmejo brez čakanja in dodatnih zahtevkov.

Hitrejša izterjava in boljša uporabniška izkušnja

Pravočasna dostava računa predstavlja prvi korak do uspešne izterjave.

Prej ko stranka prejme dokument, prej lahko začne interno obdelavo in načrtuje plačilo.

Z avtomatizacijo tega procesa podjetje neposredno vpliva na hitrejšo izterjavo terjatev in izboljšanje denarnega toka.

Poleg finančnih koristi stranke pridobijo vtis organiziranosti, profesionalnosti in zanesljivosti.

Dokumentacija prispe takoj po opravljeni dobavi ali storitvi, brez dodatnih klicev, opomnikov ali zahtev za pošiljanje računov.

Takšna izkušnja krepi zaupanje in prispeva k boljšim poslovnim odnosom.

Komu je rešitev namenjena?

Rešitev je namenjena vsem podjetjem, ki želijo izboljšati proces izdajanja in pošiljanja računov, ne glede na velikost ali dejavnost.

Posebej koristna je za organizacije, ki vsakodnevno obdelujejo večje število izhodnih dokumentov in želijo zmanjšati administrativna opravila, pospešiti izterjavo ter povečati nadzor nad finančnimi procesi.

Samodejno pošiljanje računov je preprosta, a izjemno učinkovita rešitev, ki povezuje finančne procese s sodobno poslovno komunikacijo.

Z uporabo funkcionalnosti, ki jih ponuja PANTHEON, podjetja dosežejo večjo produktivnost zaposlenih, hitrejšo izmenjavo informacij, zanesljivejšo dostavo dokumentov in višjo raven storitev za svoje stranke.

Ključna vrednost rešitve

En račun manj za ročno pošiljanje, več časa za naloge z višjo dodano vrednostjo. Avtomatizirajte dostavo računov in pospešite pot od izdaje do plačila.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve