Kako poenostaviti kadrovske evidence in obračun plač
Ko podjetje raste, raste tudi količina kadrovske administracije. Kar je bilo pri desetih zaposlenih še obvladljivo, lahko pri petdesetih ali stotih hitro postane nepregledno. Personalne mape, pogodbe o zaposlitvi, evidence odsotnosti, zdravniški pregledi, izobraževanja in obračun plač vključujejo veliko podatkov, dokumentov ter zakonskih obveznosti.
Če so ti podatki shranjeni v papirnih mapah, Excelovih tabelah ali različnih informacijskih sistemih, kadrovske službe porabijo vedno več časa za iskanje informacij, preverjanje podatkov in odpravljanje napak. Posledica ni le več administrativnega dela, temveč tudi večje tveganje za zamujene roke, napačne podatke in zahtevnejšo pripravo obračuna plač.
Zakaj postanejo kadrovske evidence sčasoma nepregledne?
Večina podjetij začne precej preprosto. Personalne mape so v fasciklih, nekaj podatkov je v Excelu, del informacij pa v elektronski pošti ali na skupnem strežniku.
Sčasoma se pojavijo nove zaposlitve, spremembe pogodb, napredovanja, izobraževanja, zdravniški pregledi in različne vrste odsotnosti. Količina dokumentacije hitro naraste, podatki pa postanejo razpršeni med različnimi evidencami.
Tak način dela prinaša številne izzive:
- iskanje dokumentov vzame veliko časa,
- pomembni roki se spremljajo ročno,
- podatki niso vedno ažurni,
- informacije se podvajajo,
- priprava poročil in obračuna plač postane zahtevnejša.
Kako digitalizacija poenostavi delo kadrovske službe?
Digitalizacija ne pomeni zgolj zamenjave papirja z računalnikom. Njena največja prednost je, da so vsi podatki o zaposlenih zbrani na enem mestu in med seboj povezani.
To omogoča:
- centralno evidenco zaposlenih,
- digitalne personalne mape,
- hiter dostop do dokumentacije,
- samodejne opomnike za pomembne roke,
- varno hrambo kadrovskih dokumentov,
- enostavnejše pripravljanje poročil.
Namesto iskanja informacij po različnih mapah lahko kadrovska služba do vseh podatkov dostopa v nekaj klikih.
Urejene kadrovske evidence pomenijo tudi enostavnejši obračun plač
Obračun plač temelji na pravilnih kadrovskih podatkih. Če so evidence o zaposlitvah, odsotnostih, delovnem času ali drugih spremembah razpršene, je treba podatke pred vsakim obračunom ponovno zbirati in preverjati.
Ko so kadrovske evidence povezane v enoten sistem, je priprava obračuna hitrejša, preglednejša in manj podvržena napakam.
Poleg tega lahko podjetje lažje:
- spremlja različne vrste odsotnosti,
- pripravlja poročila za vodstvo,
- izvozi potrebne podatke za FURS,
- pripravi plačilne naloge,
- skupinsko pošlje plačilne liste zaposlenim.
Več časa za ljudi, manj za administracijo
Naloga sodobne kadrovske službe ni zgolj vodenje dokumentacije. Vedno več časa namenja razvoju zaposlenih, načrtovanju kadrov, izobraževanjem in podpori vodstvu pri sprejemanju odločitev.
To pa je težko doseči, če večino časa porabi za administrativna opravila.
Z digitalizacijo kadrovskih procesov lahko podjetje zmanjša količino ročnega dela, izboljša pregled nad zaposlenimi ter poskrbi za bolj zanesljivo upravljanje kadrovskih podatkov.
Želite izvedeti več?
Pripravili smo brezplačni priročnik »Kako poenostaviti kadrovske evidence in obračun plač«, v katerem predstavljamo najpogostejše izzive kadrovske administracije ter praktične načine, kako jih lahko rešite z digitalizacijo.
V priročniku boste izvedeli:
- kako urediti elektronske personalne mape,
- kako učinkovito spremljati pogodbe, zdravniške preglede in druge pomembne roke,
- kako izboljšati pregled nad kadrovskimi evidencami,
- kako poenostaviti pripravo obračuna plač,
- kako zmanjšati administrativno delo v kadrovski službi.
