Kaj morate urediti ob odhodu zaposlenega?

Ko zaposleni odhaja iz podjetja, je pozornost običajno namenjena predaji dela in iskanju zamenjave. V ozadju pa je treba urediti še vrsto drugih obveznosti. Vrniti mora službeno opremo, zaključiti je treba kadrovske evidence, poskrbeti za odjave na portalih ter ukiniti uporabniške račune in dostope, ki jih ne bo več potreboval.

Pri teh nalogah pogosto sodeluje več ljudi. Kadrovska služba ureja podatke o zaposlitvi, računovodstvo pripravlja obračun, za opremo in informacijske dostope pa skrbijo drugi sodelavci. Če vsak opravi samo svoj del, brez skupnega pregleda nad postopkom, lahko katera od obveznosti ostane odprta tudi po odhodu zaposlenega.

Rešitev za vodenje procesa odhoda zaposlenega v PANTHEON-u pomaga te korake povezati v urejen postopek. Z opomniki in sledljivostjo aktivnosti podpira pravočasno izvedbo nalog, ki spremljajo zaključek zaposlitve.

Najprej preverite, katere evidence je treba urediti

Med zaposlitvijo se zbere precej podatkov, ki jih ob odhodu ni smiselno obravnavati ločeno. Podatki o zaposlitvi, delovnem času, odsotnostih in zadolžitvah so pomembni za različne sodelavce, zato mora biti jasno, katere evidence je treba pregledati in kaj še potrebuje nadaljnjo obravnavo.

V modulu PANTHEON Kadri so podatki o zaposlenem zbrani v Personalni mapi. Ta med drugim vključuje podatke o zaposlitvi, parametre za obračun plač, odsotnosti, delovni čas in zadolžitve. Evidenco odsotnosti je mogoče preveriti za posameznega zaposlenega, na voljo pa so tudi podatki o dopustu.

Takšne evidence so uporabno izhodišče za urejanje odhoda. Kadrovski službi in sodelavcem, ki pripravljajo obračun plač, omogočajo pregled nad podatki, ki jih potrebujejo pri svojem delu. Proces odhoda pa pomaga poskrbeti, da zaključevanje evidenc ne ostane nedokončana naloga.

Vračilo opreme naj temelji na evidenci zadolžitev

Računalnik in telefon sta običajno med prvimi stvarmi, na katere pomislimo ob vračilu službene opreme. Toda zaposleni lahko uporablja tudi druga sredstva, ki jih je prevzel v različnih obdobjih zaposlitve. Če podjetje nima urejene evidence, je ob odhodu težko zanesljivo preveriti, kaj vse mora vrniti.

PANTHEON v Personalni mapi omogoča spremljanje zadolžitev zaposlenega. Mednje lahko sodijo osebni računalnik, službeno vozilo, mobilni telefon ter druga sredstva, vnesena v šifrant osnovnih sredstev in drobnega inventarja.

Ob odhodu zato ni treba sestavljati seznama po spominu. Evidenca zadolžitev je podlaga za preverjanje opreme, ki jo je zaposleni uporabljal, vračilo pa je vključeno tudi v proces odhoda. Tako je lažje uskladiti prevzem opreme in ugotoviti, ali je treba urediti še katero od odprtih zadolžitev.

Poskrbite za uporabniške račune in dostope

Vračilo računalnika samo po sebi še ne pomeni, da so urejeni tudi vsi dostopi. Zaposleni je lahko med svojim delom uporabljal elektronsko pošto, različne aplikacije, licence in povezavo VPN. Ob odhodu je treba preveriti, katere račune in dostope je treba deaktivirati ter kdo bo to uredil.

Proces odhoda zaposlenega vključuje tudi to področje. Njegov namen je, da ukinitev dostopov postane del postopka, ki ga podjetje spremlja skupaj z drugimi obveznostmi. Tako je manj možnosti, da bi račun ostal aktiven zato, ker je kadrovska služba predvidevala, da ga je že uredil skrbnik sistema, ta pa informacije o odhodu še ni prejel.

Urejeno izvajanje teh nalog pomaga zmanjševati varnostna tveganja in podjetju omogoča boljši pregled nad tem, kaj je bilo ob odhodu dejansko opravljeno.

Tudi odjave na portalih potrebujejo svoje mesto v postopku

Nekatere obveznosti ob odhodu so manj opazne od vračila opreme, vendar jih je prav tako treba pravočasno zaključiti. Mednje sodijo odjave na portalih, ki jih zaposleni uporablja pri svojem delu.

Če so takšne naloge zapisane samo v elektronskem sporočilu ali ostanejo del ustnega dogovora, jih je ob drugih obveznostih preprosto spregledati. Rešitev za odhod zaposlenega vključuje samodejne opomnike za odjave na portalih, s katerimi pomaga ohraniti pregled tudi nad temi koraki.

Skupen pregled je pomemben predvsem, ko sodeluje več ekip

V manjšem podjetju lahko večino obveznosti ob odhodu uredi ena oseba. V večji organizaciji pa kadrovska služba, obračun plač in skrbniki informacijskih sistemov pogosto delujejo ločeno. Vsaka ekipa potrebuje svoje podatke, naloge pa se morajo kljub temu zaključiti v okviru istega postopka.

Digitaliziran proces odhoda v PANTHEON-u omogoča sledljivost aktivnosti. Podjetje tako lažje preveri potek postopka in zmanjša odvisnost od posameznih sporočil, zapiskov ter naknadnega poizvedovanja med sodelavci.

Rešitev je zato posebej uporabna za večje organizacije, kjer kadrovska služba in služba za obračun plač nista isti ekipi. Namenjena je tudi podjetjem s pogostejšimi menjavami zaposlenih ter računovodskim servisom, ki kadrovske evidence vodijo za več strank hkrati.

Odhod zaključite z urejenimi evidencami in opravljenimi nalogami

Ob odhodu zaposlenega mora podjetje vedeti, ali je bila oprema vrnjena, ali so evidence urejene in ali so odgovorni sodelavci poskrbeli za ukinitev dostopov ter potrebne odjave. Če se te informacije zbirajo šele pozneje, lahko urejanje posameznega odhoda traja še dolgo po zadnjem delovnem dnevu.

Modul PANTHEON Kadri zagotavlja evidence o zaposlenem in njegovih zadolžitvah, rešitev za vodenje procesa odhoda pa podpira izvedbo ter spremljanje spremljajočih nalog. Skupaj pomagata podjetju, da odhod zaposlenega obravnava sistematično in pravočasno zaključi potrebne aktivnosti.

Oddajte povpraševanje in preverite, kako vam lahko pri tem pomaga PANTHEON.