Od prejetega računa do podpisa: kako PANTHEON poenostavi vsakdan računovodje

Začetek meseca. V računovodstvo prihajajo računi in druga dokumentacija, približujejo se roki, nekateri dokumenti čakajo na podpis, podatke pa je treba pravočasno pripraviti za nadaljnjo obdelavo. Ob strokovnem računovodskem delu se tako hitro nabere še množica manjših opravil: shranjevanje dokumentov, prepisovanje podatkov, spremljanje rokov, iskanje datotek in prenašanje informacij med različnimi sistemi.

Vsako od teh opravil zase morda vzame le nekaj minut. Ko se ponavljajo vsak dan, pri večjem številu dokumentov in strank, pa predstavljajo precejšen del delovnega časa.

Prav zato digitalizacija računovodstva ni samo vprašanje, ali namesto papirja uporabljamo elektronske dokumente. Pomembneje je, koliko korakov v vsakodnevnem procesu lahko opravimo brez nepotrebnega ročnega dela. Poglejmo, kako je lahko videti pot dokumenta skozi takšen proces v PANTHEON-u.

Dokument prispe. Kaj se zgodi z njim?

Vsak računovodski proces se začne z dokumentom. Računom, pogodbo, dobropisom ali drugo dokumentacijo, ki jo je treba najprej prejeti in ustrezno zajeti.

Pri klasičnem načinu dela lahko že ta prvi korak pomeni precej administracije. Dokument je treba prenesti, shraniti na pravo mesto in poskrbeti, da bo pozneje dostopen tistemu, ki ga potrebuje.

Z eVložiščem je omogočen digitalni zajem vhodnih dokumentov. Dokument tako že ob prihodu postane del digitalnega procesa, kar predstavlja prvi korak k bolj urejenemu toku dokumentacije.

Namesto iskanja po mapah – dokumenti na enem mestu

Ko dokument enkrat prejmemo, se pojavi naslednje vprašanje: kje ga bomo našli, ko ga bomo ponovno potrebovali?

Če je del dokumentacije v elektronski pošti, nekaj je shranjene lokalno, nekaj pa v različnih mapah in sistemih, lahko že iskanje prave različice dokumenta vzame več časa, kot bi pričakovali.

PANTHEON DMS omogoča centralno digitalno skladišče za dokumente. Namesto razpršene dokumentacije je tako mogoče dokumente hraniti v digitalnem okolju in zmanjšati čas, ki ga porabimo za njihovo iskanje.

Pri računovodstvu, kjer skozi proces vsak mesec potuje velika količina dokumentacije, takšna organizacija ni samo vprašanje preglednosti. Pomeni tudi manj nepotrebnih korakov pri vsakodnevnem delu.

Račun je prispel. Ga je res treba še enkrat pretipkati?

Naslednji korak je obdelava podatkov. In prav ročni vnos je eno tistih opravil, ki ga pogosto sprejemamo kot nujen del računovodskega dela, čeprav gre predvsem za ponavljajočo se administracijo.

Pri eRačunih ročni vnos ni potreben, saj se podatki uvozijo neposredno v sistem.

S tem ne prihranimo samo časa za prepisovanje. Manj ročnega vnosa pomeni tudi manj priložnosti za napake, ki lahko nastanejo pri prenašanju podatkov iz enega dokumenta ali sistema v drugega.

Računovodja se tako lahko osredotoči na obdelavo in preverjanje podatkov, namesto na njihovo prepisovanje.

Kaj pa, ko iste podatke potrebuje še drug sistem?

Digitalizacija hitro izgubi smisel, če imamo več digitalnih rešitev, med katerimi podatke še vedno prenašamo ročno.

Če je treba informacijo, ki že obstaja v enem sistemu, ponovno vnesti v drugega, nismo odpravili podvajanja dela – samo papir smo zamenjali z zaslonom.

Zato so pomembne tudi povezave z drugimi sistemi, prek katerih se lahko podatki prenesejo brez podvajanja.

Cilj povezanega poslovnega okolja je preprost: podatek, ki je že na voljo, naj se skozi proces prenese tja, kjer ga potrebujemo, brez nepotrebnega ponovnega vnosa.

Medtem se približuje nov rok …

Dokumenti se obdelujejo, podatki so pripravljeni, vendar ima računovodja hkrati še vrsto drugih obveznosti. Pri večjem številu strank lahko spremljanje rokov hitro postane samostojno opravilo.

Kaj je treba urediti danes? Kaj čaka naslednji teden? Je bilo določeno opravilo že zaključeno?

PANTHEON omogoča samodejno beleženje rokov in opravil, uporabnik pa prejme opozorilo.

Namesto da bi bilo spremljanje rokov še eno opravilo na seznamu, lahko sistem pomaga opozoriti na tisto, kar zahteva pozornost.

In ko je dokument treba še podpisati?

Proces je lahko skoraj v celoti digitalen, pa se na zadnjem koraku še vedno znajdemo pred tiskalnikom.

Dokument natisnemo, ga nekdo podpiše, nato ga skeniramo in ponovno shranimo v elektronski obliki. Gre za majhen korak, vendar je dober primer opravila, ki po nepotrebnem prekine digitalni tok dokumentacije.

BetrSign omogoča popolnoma digitalno podpisovanje dokumentov. Tako lahko tudi podpis ostane del digitalnega procesa, brez vmesnega tiskanja in ponovnega zajema dokumenta.

En dokument, veliko majhnih korakov

Če pogledamo celotno pot dokumenta, hitro postane jasno, kje se pri vsakodnevnem računovodskem delu izgublja čas.

Dokument je treba prejeti. Shraniti. Najti. Podatke vnesti v sistem. Po potrebi jih prenesti drugam. Spremljati je treba roke. Dokument je morda treba še podpisati.

Posamezen korak ni velik. Toda prav množica teh majhnih in ponavljajočih se opravil lahko predstavlja pomemben del delovnika.

PANTHEON povezuje rešitve, ki pomagajo takšne korake poenostaviti: eVložišče za digitalni zajem vhodnih dokumentov, DMS za njihovo centralno shranjevanje, eRačune brez ročnega vnosa, povezave z drugimi sistemi za prenos podatkov, samodejne opomnike za spremljanje rokov ter BetrSign za digitalno podpisovanje dokumentov.

Računovodsko delo s tem seveda ne izgine. Izgine pa lahko del administracije okoli njega.

In prav v tem je smisel računovodstva prihodnosti: manj časa za rutinska opravila in več časa za delo, pri katerem sta potrebna znanje in izkušnje računovodje.

Preizkusite PANTHEON

Želite preveriti, kako lahko PANTHEON poenostavi vsakodnevne procese v vašem računovodstvu ali računovodskem servisu?

Preizkusite PANTHEON demo ali se obrnite na nas za predstavitev in svetovanje.