Kako pripraviti podjetje na rast, še preden zaposlite nove ljudi

Ko se število naročil povečuje, strank je vedno več, zaposleni pa vse pogosteje omenjajo, da ne dohajajo več dela, je naslednji korak na videz precej očiten: potrebujemo še enega človeka. Včasih je nova zaposlitev res prava rešitev, vendar se je pred objavo zaposlitvenega oglasa vredno vprašati še nekaj drugega. Je dela dejansko preveč ali obstoječa ekipa preveč časa porabi za opravila, ki bi jih bilo mogoče organizirati drugače?

Razlika je pomembna. Če nov zaposleni vstopi v okolje, kjer se podatki ročno prepisujejo med različnimi programi, dokumenti iščejo po mapah in elektronski pošti, poročila pripravljajo v Excelu, informacije pa pridobivajo predvsem z vprašanji sodelavcem, bo podjetje sicer dobilo dodaten par rok, ne bo pa odpravilo razloga, zaradi katerega je ekipa sploh postala preobremenjena.

Rast podjetja zato ni samo vprašanje, koliko ljudi potrebujete. Pomembno je tudi, ali lahko način dela, ki vam dobro služi danes, prenese več strank, več naročil in več zaposlenih.

Najprej ugotovite, kam v resnici odhaja čas

Ko zaposleni pravijo, da imajo preveč dela, je odgovor pogosto povsem upravičen. Kljub temu je koristno pogledati, iz česa je njihov delovni dan dejansko sestavljen. Koliko časa namenijo svojemu osnovnemu delu in koliko ga izgubijo pri opravilih, ki so nastala zaradi načina organizacije poslovanja?

V prodaji je to lahko preverjanje zaloge pri sodelavcu ali iskanje podatkov o stranki v več različnih evidencah. V administraciji ročno vnašanje podatkov z dokumentov, v računovodstvu usklajevanje informacij, ki prihajajo iz različnih delov podjetja, pri vodjih pa čakanje na poročila, ki jih mora nekdo pred tem pripraviti in združiti.

Ko je poslovanja malo, nekaj dodatnih minut tu in tam nima velikega vpliva. Z rastjo pa se ne poveča samo število strank. Poveča se tudi število računov, ponudb, naročil, dokumentov, sprememb in vprašanj, zato se lahko majhne neučinkovitosti zelo hitro spremenijo v precejšnjo količino dodatnega dela.

Kar deluje za tri ljudi, morda ne bo delovalo za deset

Majhna podjetja imajo veliko prednost: komunikacija je neposredna in veliko stvari je mogoče rešiti sproti. Če ne veste, kje je dokument, vprašate sodelavca za sosednjo mizo. Če potrebujete podatek o stranki, verjetno nekdo pozna odgovor. Direktor ima dober pregled nad večino projektov, za pomembne evidence pa vsi vedo, kdo vodi »pravo« Excelovo tabelo.

Takšen način dela je lahko zelo učinkovit, dokler je ekipa majhna. Težava nastane, ko podjetje raste, neformalni dogovori in osebne evidence pa ostanejo enaki. Informacij je preprosto preveč, da bi jih lahko posamezniki še naprej nosili v glavi, vedno več zaposlenih pa mora vedeti, kje najdejo podatke in kako potekajo posamezni postopki.

Zato je pred večjim širjenjem ekipe smiselno urediti procese, ki bodo morali delovati tudi takrat, ko bo zaposlenih dvakrat več. Če so podatki zbrani na enem mestu, odgovornosti jasne, dokumentacija urejena in posamezni deli poslovanja povezani, rast ne pomeni nujno tudi sorazmernega povečanja administracije.

Novi zaposleni ne bi smel potrebovati zemljevida podjetja

Prvi tedni novega sodelavca precej dobro pokažejo, kako urejeno je podjetje v resnici. Če mora za vsako nalogo najprej ugotoviti, katero datoteko uporablja ekipa, komu mora poslati dokument, kje lahko preveri stanje naročila in kdo pozna zadnje podatke o stranki, se velik del uvajanja porabi za spoznavanje internih bližnjic.

Seveda vsak novi zaposleni potrebuje čas, da spozna podjetje in svoje delo. Vendar obstaja velika razlika med učenjem poslovnih procesov in učenjem, kako se znajti med nepovezanimi orodji ter osebnimi sistemi posameznih sodelavcev.

Urejeni procesi olajšajo delo obema stranema. Novi sodelavec hitreje postane samostojen, obstoječi zaposleni pa porabijo manj časa za razlaganje, kje se kaj nahaja in kako priti do informacij, ki bi morale biti dostopne vsem, ki jih pri svojem delu potrebujejo.

 

Avtomatizirajte delo, ne delovnih mest

Pri avtomatizaciji se razprava hitro spremeni v vprašanje, ali lahko tehnologija nadomesti človeka. Za večino malih in srednje velikih podjetij je veliko bolj uporabno drugo vprašanje: katera opravila zaposlenim po nepotrebnem jemljejo čas?

Ročno prepisovanje podatkov, prenašanje informacij med evidencami, ponavljajoče se pripravljanje dokumentov in preverjanje podatkov niso razlog, zaradi katerega podjetje zaposli dobrega prodajnika, računovodjo ali administratorja. So opravila, ki jih je bilo nekoč preprosto treba opraviti, danes pa lahko del tega dela prevzame poslovni sistem.

To ne pomeni, da dodatnega sodelavca ne boste potrebovali. Pomeni pa, da ga lahko zaposlite takrat, ko zares potrebujete dodatno znanje in zmogljivost, ne zato, ker obstoječa ekipa ne dohaja administracije. Novi zaposleni tako svoj čas od začetka namenja delu, zaradi katerega ste ga zaposlili.

Z rastjo postaja pregled pomembnejši

V podjetju z nekaj zaposlenimi lahko direktor precej dobro spremlja poslovanje že z vsakodnevno komunikacijo. Ve, katere ponudbe so odprte, kateri kupci zamujajo s plačili in kaj se trenutno dogaja z največjimi naročili. Ko podjetje raste, takšen pregled postaja vedno težji.

Podatkov ni nujno premalo. Pogosto jih je celo preveč, le da so razpršeni med različnimi ljudmi, programi in evidencami. Vodstvo mora zato informacije zbirati, primerjati in preverjati, preden lahko dobi zanesljivo sliko poslovanja.

Povezan poslovni sistem, kot je PANTHEON, omogoča, da različna področja poslovanja uporabljajo skupne podatke. Prodaja, nabava, računovodstvo, zaloge, dokumentacija in druga področja tako niso več ločeni otoki informacij, vodstvo pa lahko spremlja poslovanje brez nenehnega zbiranja podatkov iz različnih virov.

Dobra priprava na rast se začne pred prvo novo zaposlitvijo

Rastoče podjetje bo prej ali slej potrebovalo več ljudi in to je praviloma dober znak. Toda zdrava rast ni samo dodajanje novih zaposlenih obstoječemu načinu dela. Če se z vsakim novim sodelavcem povečajo tudi število Excelovih tabel, količina elektronske pošte in čas, potreben za usklajevanje, bo podjetje na neki točki ugotovilo, da ekipa raste hitreje kot njena učinkovitost.

Pred naslednjo zaposlitvijo se zato splača pogledati procese, ki jih bo novi sodelavec podedoval. Če jih lahko poenostavite, povežete ali avtomatizirate že danes, boste novega človeka vključili v okolje, kjer lahko hitreje začne ustvarjati vrednost, namesto da postane še en člen v verigi ročnih opravil.

Cilj ni, da podjetje raste s čim manj zaposlenimi, temveč da ljudje, ki se mu pridružijo, svojega časa ne porabljajo za delo, ki bi ga lahko namesto njih opravil sistem. Tako lahko ekipa raste skupaj s podjetjem, ne pa zato, da bi dohajala procese, ki so ostali enaki kot takrat, ko je bilo podjetje še precej manjše.