Zakaj mala podjetja pogosto uvedejo ERP prepozno

Če vprašate podjetnika, kdaj je pravi čas za uvedbo ERP sistema, boste pogosto dobili podoben odgovor: »Ko bomo malo večji.«

Na začetku poslovanja je to povsem razumljivo. Dokler podjetje posluje z nekaj zaposlenimi, omejenim številom strank in razmeroma preprostimi procesi, se zdi, da ni potrebe po večjem poslovnem sistemu. Excel, elektronska pošta in nekaj ločenih aplikacij običajno zadostujejo.

Težava je, da podjetja redko opazijo trenutek, ko tak način dela začne postajati ovira. Procesi se ne zapletejo čez noč. Vsak teden je treba uskladiti nekaj več podatkov, poiskati kak dokument več ali popraviti kakšno napako več. Ker se spremembe dogajajo postopoma, jih večina podjetij sprejme kot del vsakdana.

Prav zato veliko podjetij ERP uvede šele takrat, ko ga nujno potrebuje, ne pa takrat, ko bi z njim lahko najbolj mirno in učinkovito rasla.

»Za nas je ERP še prezahteven.«

To je verjetno najpogostejši razlog, zakaj podjetja z uvedbo odlašajo. ERP sistemi imajo še vedno sloves rešitev, namenjenih velikim proizvodnim podjetjem z dolgimi implementacijami in visokimi stroški.

Danes je slika precej drugačna. Sodobni ERP sistemi so prilagojeni tudi manjšim podjetjem, ki želijo poslovanje organizirati bolj pregledno. Prav manjše ekipe imajo od urejenih procesov pogosto največ koristi, saj vsak zaposleni opravlja več različnih nalog, zato se neučinkovitost hitreje pozna pri vsakodnevnem delu.

ERP ni namenjen samo podjetjem z veliko zaposlenimi. Namenjen je podjetjem, ki želijo rasti brez nepotrebnega administrativnega bremena.

»Excel nam za zdaj še zadostuje.«

Excel je odlično orodje in bo tako tudi ostalo. Težava ni v Excelu, temveč v tem, da sčasoma začne opravljati naloge, za katere nikoli ni bil namenjen.

V številnih podjetjih v Excelu vodijo sezname strank, spremljajo zaloge, pripravljajo ponudbe, beležijo roke in usklajujejo podatke med oddelki. Dokler je podatkov malo, tak način dela deluje. Ko pa podjetje raste, začne vedno več časa odpadati na preverjanje, katera datoteka je zadnja, popravljanje formul in usklajevanje različnih različic istih podatkov.

Če zaposleni več časa namenijo preverjanju informacij kot delu z njimi, težava ni več preglednica. Težava je, da podjetje potrebuje sistem, ki podatke povezuje na enem mestu.

»To bomo uredili prihodnje leto.«

Odločitev za ERP je pogosto ena tistih stvari, ki jih podjetniki nenehno prestavljajo. Vedno obstaja pomembnejši projekt, nova stranka ali investicija, zato se zdi, da lahko poslovni sistem počaka še nekaj mesecev.

Medtem pa vsakodnevni procesi ostanejo enaki. Podatki se prepisujejo iz enega sistema v drugega, dokumenti krožijo po elektronski pošti, zaposleni iščejo informacije pri sodelavcih, vodstvo pa sprejema odločitve na podlagi podatkov, ki so pogosto že zastareli.

Posamezno opravilo vzame le nekaj minut. Ko se to ponovi več desetkrat na dan, pa podjetje vsak mesec izgubi veliko več časa, kot se običajno zaveda.

»ERP bomo uvedli, ko bomo večji.«

Prav v tem je paradoks. Večje kot postane podjetje, zahtevnejša postane tudi uvedba novega sistema.

Več je zaposlenih, več je podatkov, več je različnih načinov dela in več je procesov, ki jih je treba povezati. Spremembe zato zahtevajo več usklajevanja, več izobraževanja in več časa.

Veliko lažje je postaviti dobre temelje, ko podjetje še raste in se lahko novi procesi naravno vključijo v vsakodnevno delo. ERP zato ni nekaj, kar podjetje uvede zato, ker je že veliko, ampak zato, da lahko brez težav postane večje.

ERP ni cilj. Je orodje za bolj organizirano rast.

Namen ERP sistema ni zgolj zamenjati Excel ali zmanjšati število programov, ki jih uporabljate. Njegova največja vrednost je, da poveže poslovne procese v enoten sistem, kjer imajo prodaja, nabava, računovodstvo in vodstvo vedno dostop do enakih, ažurnih podatkov.

To pomeni manj ročnega dela, manj podvajanja podatkov, hitrejše iskanje informacij in predvsem boljši pregled nad poslovanjem. Namesto da zaposleni čas porabljajo za administracijo, se lahko posvetijo delu, ki podjetju ustvarja največjo vrednost.

Pravi čas za uvedbo ERP sistema zato običajno ni takrat, ko podjetje že izgublja nadzor nad procesi. Veliko bolje je, da ga uvedete takrat, ko vam lahko pomaga zgraditi trdne temelje za nadaljnjo rast.