Kako urediti poslovno dokumentacijo, da jo najdete v nekaj sekundah

Kolikokrat ste v zadnjem tednu iskali pogodbo, račun ali ponudbo?

Če ste morali odpreti več map, pregledati elektronsko pošto ali vprašati sodelavca, kje je shranjena zadnja različica dokumenta, niste edini. Iskanje informacij je ena tistih vsakodnevnih nalog, ki vzamejo veliko več časa, kot si običajno priznamo.

Večina podjetij nima težave s pomanjkanjem dokumentacije. Težava je, da je dokumentov vedno več, organizacija pa ostane enaka kot pred petimi leti.

»Nekje že mora biti.«

To je verjetno najbolj pogost stavek v skoraj vsaki pisarni.

Pogodba je morda v skupni mapi. Lahko je v elektronski pošti. Mogoče jo ima sodelavec shranjeno na svojem računalniku. Če je dokument starejši, obstaja možnost, da je celo v fasciklu.

Največ časa običajno ne izgubimo zato, ker dokumenta ni. Izgubimo ga zato, ker ne vemo, kje ga iskati.

Ko se to zgodi enkrat ali dvakrat na dan, se morda ne zdi pomembno. Ko pa isto išče več zaposlenih vsak dan, postane to precejšen strošek časa.

Težava niso dokumenti. Težava je način njihovega shranjevanja.

Mnoga podjetja uporabljajo kombinacijo različnih map, elektronske pošte, omrežnih diskov in lokalno shranjenih datotek. Vsak zaposleni razvije svoj sistem poimenovanja in razvrščanja dokumentov, zato je iskanje pogosto odvisno od tega, kdo je dokument ustvaril.

Sčasoma nastanejo podvojene datoteke, več različic iste pogodbe ali ponudbe, zaposleni pa niso več prepričani, katera je zadnja.

Tak način dela ni problematičen le zaradi izgubljenega časa. Povečuje tudi možnost napak, saj lahko podjetje uporablja zastarele ali napačne dokumente.

Dobra organizacija pomeni več kot urejene mape.

Veliko podjetij poskuša težavo rešiti z boljšo strukturo map. Čeprav je to korak v pravo smer, samo po sebi pogosto ni dovolj.

Pri večjem številu dokumentov postane pomembno predvsem, kako hitro lahko informacije najdete. To pomeni, da mora biti dokument mogoče poiskati po različnih kriterijih, na primer po stranki, številki dokumenta, projektu, datumu ali celo po njegovi vsebini.

Ko dokumentov ni več treba iskati ročno, se vsakodnevno delo občutno pospeši.

Dokumentacija mora biti dostopna vsem, ki jo potrebujejo.

Eden najpogostejših razlogov za zamude ni iskanje dokumenta, ampak čakanje na sodelavca, ki edini ve, kje je shranjen.

Če podjetje uporablja centraliziran dokumentni sistem, imajo zaposleni dostop do istih informacij glede na svoje pravice dostopa. Dokumenti so zbrani na enem mestu, spremembe so sledljive, iskanje pa bistveno hitrejše.

To je še posebej pomembno pri pogodbah, računih, dobavnicah, kadrovski dokumentaciji in drugi poslovni dokumentaciji, ki jo uporablja več oddelkov.

Digitalna dokumentacija ni samo arhiv.

Sodobni sistemi za upravljanje dokumentov omogočajo precej več kot elektronsko shranjevanje datotek. Dokumente lahko povežete s strankami, projekti ali poslovnimi procesi, spremljate različice, določite pravice dostopa in jih poiščete v nekaj sekundah z uporabo metapodatkov ali iskanja po vsebini dokumenta.

To pomeni manj časa za administracijo in več časa za delo, ki podjetju ustvarja dodano vrednost.

Urejena dokumentacija prihrani več časa, kot si predstavljate.

Večina podjetij začne razmišljati o organizaciji dokumentacije šele takrat, ko je je že preveč. V resnici pa je največja prednost digitalnega upravljanja dokumentov prav v tem, da informacije ostanejo pregledne tudi takrat, ko podjetje raste.

Če zaposleni do pravega dokumenta pridejo v nekaj sekundah namesto nekaj minutah, se prihranek hitro pozna pri vsakodnevnem delu celotne ekipe.

Spoznajte, kako vam lahko PANTHEON DMS pomaga digitalizirati, organizirati in hitro poiskati poslovno dokumentacijo.