Kam izginejo dokumenti? 5 znakov, da potrebujete PANTHEON DMS

Ste že kdaj iskali pogodbo, za katero ste bili prepričani, da je nekje shranjena? Ali pa ste odprli tri različne mape, preverili elektronsko pošto in na koncu vseeno vprašali sodelavca, ali ve, kje je zadnja verzija dokumenta?

V večini podjetij dokumenti niso izgubljeni. So pa razpršeni.

Del je v elektronski pošti, del na skupnem disku, nekaj v lokalnih mapah, nekaj v papirnih fasciklih. Ko je dokumentov malo, tak način dela še deluje.

Z rastjo podjetja pa iskanje informacij postane vsakodnevna izguba časa.

Če se prepoznate v spodnjih situacijah, je morda čas za razmislek o sistemu za upravljanje dokumentacije.

1. Iskanje dokumentov vam vzame več minut

Pogodba je nekje v skupni mapi. Račun je v računovodskem programu.
Dopis je ostal v elektronski pošti. Nekdo je dokument shranil pod drugim imenom, zato ga iskanje po datoteki ne najde.

Če za en dokument redno porabite več minut, težava ni v iskanju. Težava je v organizaciji dokumentacije.

Dober dokumentni sistem omogoča hitro iskanje po vsebini dokumenta, ključnih besedah ali drugih podatkih, zato do informacij pridete bistveno hitreje.

2. Nihče ni prepričan, katera verzija je prava

Kolikokrat ste že odprli dokument z oznako »Končna«, »Končna 2« ali »Nova verzija«?

Ko obstaja več kopij istega dokumenta, hitro pride do napak. Nekdo uporablja star cenik, drugi staro pogodbo, tretji pa dokument, ki sploh ni več veljaven.

Centralno upravljanje dokumentacije zmanjša možnost, da bi zaposleni delali z napačnimi ali zastarelimi informacijami.

3. Dokumenti so razpršeni med različnimi sistemi

Pogodbe so v eni mapi, računi v drugem programu, ponudbe na skupnem disku, del dokumentacije pa ostane v elektronski pošti.

Takšno okolje otežuje delo predvsem takrat, ko potrebujete celoten pregled nad poslovnim primerom ali stranko.

Ko je dokumentacija povezana z vašimi poslovnimi procesi, lahko vse pomembne informacije dostopate na enem mestu.

4. Veliko časa porabite za ročno arhiviranje

Po vsakem izdanem ali prejetem dokumentu sledi enak postopek: shranjevanje, preimenovanje, razvrščanje v pravo mapo in skrb, da bo dokument kasneje mogoče najti.

Pri večji količini dokumentacije to pomeni veliko administrativnega dela.

Sistem za upravljanje dokumentov lahko pomemben del teh opravil avtomatizira in poskrbi, da so dokumenti ustrezno klasificirani ter varno shranjeni.

5. Dokumentacija raste hitreje kot podjetje

Več zaposlenih pomeni več pogodb, računov, ponudb, dobavnic, dopisov in druge poslovne dokumentacije.

Če način upravljanja ostaja enak kot pred leti, postane pregled nad dokumenti vedno težji.

Namesto da podjetje raste skupaj s procesi, začne administracija zavirati vsakodnevno delo.

Kako lahko pomaga PANTHEON DMS?

PANTHEON DMS omogoča, da so poslovni dokumenti zbrani v centralnem digitalnem arhivu in povezani s procesi v programu PANTHEON.

Dokumentacijo lahko hitro poiščete, varno hranite, enostavneje delite med sodelavci ter spremljate njene spremembe in uporabo.

Namesto iskanja po mapah, elektronski pošti in različnih lokacijah imate vse pomembne informacije dostopne na enem mestu.

Manj iskanja. Več časa za delo.

Dokumenti bodo vedno del poslovanja. Ni pa nujno, da njihovo iskanje postane del vašega vsakdana.

Če zaposleni veliko časa porabijo za iskanje dokumentacije, preverjanje verzij ali ročno arhiviranje, je morda pravi trenutek za uvedbo dokumentnega sistema.

Preverite, kako lahko PANTHEON DMS poenostavi upravljanje dokumentacije in izboljša pregled nad poslovanjem.