Koliko vas v resnici stane ena Excel tabela?

Če vodite manjše podjetje, obstaja velika verjetnost, da je Excel eden najpogosteje uporabljenih programov v vašem računalniku. V njem spremljate prodajo, pripravljate sezname strank, vodite zaloge, beležite dopuste zaposlenih ali načrtujete stroške. Za številne naloge je še danes odlična izbira in marsikatero podjetje brez njega sploh ne bi moglo delovati.

Težava pa običajno ni v Excelu.

Težava nastane takrat, ko podjetje raste, način dela pa ostane enak. Kar je bila nekoč ena pregledna tabela, se sčasoma spremeni v deset različnih datotek, ki jih uporablja več ljudi. Nekatere so shranjene na skupnem disku, druge na računalniku posameznega zaposlenega, tretje v elektronski pošti. Nekdo naredi kopijo datoteke »za vsak primer«, drugi jo preimenuje, tretji vanjo doda nov stolpec. Čez nekaj mesecev nihče več ni povsem prepričan, katera verzija vsebuje zadnje podatke.

Takšne situacije so v podjetjih veliko pogostejše, kot si mislimo. Ker se razvijajo postopoma, jih pogosto sprejmemo kot del vsakdana.

Ko se majhne zamude začnejo seštevati

Večina podjetij zaradi Excela ne izgublja denarja zato, ker bi bil program slab. Izgublja ga zaradi časa, ki ga zaposleni porabijo za delo okoli njega.
Prodajnik potrebuje podatek o zalogi in pokliče sodelavca. Računovodstvo preverja, ali so številke v zadnji tabeli res pravilne. Direktor odpira več datotek, ker ne ve, katera je bila nazadnje posodobljena. Nekdo opazi napačen podatek, vendar ni jasno, kdo ga je nazadnje spreminjal.
Vsako od teh opravil vzame le nekaj minut. Ker so tako kratka, jih skoraj nikoli ne dojemamo kot strošek. Ko pa se podobne situacije ponavljajo vsak dan, začnejo neopazno jemati čas celotni ekipi.

Pogosto niti ne opazimo, koliko energije gre za usklajevanje podatkov, preverjanje pravilnosti informacij in iskanje odgovorov, ki bi morali biti dostopni v nekaj sekundah.

Podjetje preraste tabele

Skoraj vsako podjetje pride do točke, ko ena Excelova tabela ni več dovolj. Nastane nova za prodajo, druga za zaloge, tretja za projekte, četrta za dopuste zaposlenih. Vsaka rešuje svoj problem, skupaj pa ustvarijo novega.
Podatki se začnejo podvajati. Enake informacije je treba popravljati na več mestih. Če se ena tabela ne posodobi, hitro pride do napačnih odločitev ali dodatnega dela.

Takrat se podjetje pogosto znajde v začaranem krogu. Ker ni enotnega pregleda, nastajajo nove evidence, te pa pomenijo še več ročnega dela.

Največje tveganje niso formule

V številnih podjetjih obstaja oseba, ki najbolje pozna »tisti Excel«. Ve, katere formule se ne sme spreminjati, katera tabela je prava in zakaj so podatki razporejeni na točno določen način.

Dokler je ta oseba prisotna, vse deluje brez večjih težav. Pravi izzivi se pokažejo šele ob daljši odsotnosti, menjavi zaposlitve ali takrat, ko mora z istimi podatki delati nekdo drug.

Podjetje tako postane odvisno od posameznika in njegovega načina dela, namesto da bi informacije temeljile na preglednem sistemu, do katerega lahko dostopajo vsi, ki jih potrebujejo.

Kdaj je čas za drugačen pristop?

Excel bo vedno ostal odlično orodje za analize, izračune in poročila. Ni pa bil ustvarjen kot osrednji sistem za vodenje celotnega podjetja.

Če zaposleni vedno več časa porabijo za iskanje podatkov, preverjanje različnih verzij datotek ali ročno prepisovanje informacij med programi, težava ni več v organizaciji posamezne tabele. Takrat podjetje običajno preraste način dela, ki ga je do tistega trenutka dobro služil.

Prehod na enoten poslovni sistem zato ni vprašanje velikosti podjetja, ampak predvsem preglednosti in učinkovitosti.

En podatek, en vnos, en pregled

Sodobni poslovni informacijski sistemi omogočajo, da se podatek vnese samo enkrat, nato pa je na voljo vsem, ki ga pri svojem delu potrebujejo. Prodaja, nabava, računovodstvo, zaloge in dokumentacija so med seboj povezani, zato ni več potrebe po usklajevanju različnih tabel ali ročnem prenašanju podatkov.

To ne pomeni, da Excel izgine iz podjetja. Nasprotno. Še vedno ostaja odlično orodje za pripravo analiz in poročil. Razlika je v tem, da ni več odgovoren za vsakodnevno poslovanje.

PANTHEON podjetjem omogoča prav to. Ključni poslovni podatki so zbrani na enem mestu, procesi so povezani, zaposleni pa delajo z enakimi in vedno ažurnimi informacijami. Manj časa tako porabijo za preverjanje podatkov in več za delo, ki ustvarja vrednost.