Usklajen postopek potrjevanja in posredovanja dokumentov

Potrjevanje prejetih računov z večjim nadzorom

Modul omogoča napreden proces potrjevanja prejetih računov z več ravnmi odobravanja, samodejno distribucijo dokumentov odgovornim osebam ter spremljanje statusa procesa v realnem času.

Po prevzemu računov se samodejno sproži njihova distribucija v vnaprej določene skupine glede na odgovorno osebo, določeno pri posameznem dobavitelju.

Centraliziran prevzem računov

Vsi prejeti računi se samodejno prevzamejo v Dokumentacijo. Dostop do posamezne klasifikacije je mogoče omejiti na pooblaščene uporabnike, ki imajo pravico do pregleda računov.

Samodejna distribucija odgovornim osebam

Po prevzemu dokumenta se sproži poslovni proces distribucije računa.

Sistem samodejno določi odgovorno osebo na podlagi podatka, določenega pri dobavitelju v šifrantu subjektov. Tako vsak račun preide skozi vnaprej določene ravni preverjanja in odobravanja.

Če pri dobavitelju odgovorna oseba ni določena, dokument ni vključen v samodejni proces potrjevanja. V tem primeru ga je mogoče v postopek potrjevanja poslati ročno.

Nadzor nad statusom dokumenta v vsakem trenutku

V vsakem trenutku lahko preverite, v kateri fazi procesa je dokument:

• v procesu potrjevanja,
• zavrnjen,
• zaključen.

Statusi omogočajo enostaven in pregleden vpogled v trenutno stanje posameznega računa.

Preglednost brez dodatnega iskanja informacij

V preglednici je prikazana odgovorna oseba, zato lahko takoj preverite, pri kom je račun in v kateri fazi postopka se nahaja.

Tako lahko uporabniki v vsakem trenutku preverijo:

pri kom se dokument trenutno nahaja,
kje je morebiti prišlo do zastoja v procesu.
Prilagodljiva obdelava računov v računovodstvu

Po zaključenem postopku odobravanja lahko računovodstvo izbere ustrezen način knjiženja računa:

• uvoz dokumenta XML,
• ročni vnos,
• obdelava računa z OCR.

Prednosti rešitve

Avtomatiziran proces potrjevanja računov
Jasno določene odgovornosti in ravni odobravanja
Manj ročnega posredovanja dokumentov
Hitrejši pretok in obdelava prejetih računov
Pregledno spremljanje statusa dokumentov
Enostavnejše odkrivanje zastojev in zavrnjenih računov
Večja varnost in boljši nadzor nad dostopom do dokumentov

Komu je rešitev namenjena?

Rešitev je namenjena podjetjem, ki imajo:

• več ravni odobravanja računov,
• decentralizirano potrjevanje stroškov,
• potrebo po večjem nadzoru nad procesom odobravanja,
• večje število prejetih računov in uporabnikov, vključenih v njihovo obdelavo.

Ključna vrednost rešitve

PANTHEON omogoča veliko več kot le obdelavo računov. S pravilno nastavljenim procesom postane učinkovito orodje za upravljanje dokumentov, odgovornosti in postopkov potrjevanja.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve