Hitrejša obdelava naročil brez ročnega vnosa podatkov

Podjetja, ki prejemajo večje število naročil preko elektronskih kanalov, se pogosto srečujejo z zamudnim prepisovanjem podatkov, preverjanjem zalog in usklajevanjem informacij med oddelki.

Rešitev omogoča popolnoma avtomatiziran uvoz eNaročil neposredno v ERP sistem ter bistveno pospeši proces od prejema naročila do priprave dobave.

Naročila so obdelana hitreje, z manj napakami in popolno sledljivostjo vseh aktivnosti.

Samodejni zajem in uvoz naročil

Elektronska naročila, prejeta preko bizBox ali drugih elektronskih poti, se samodejno zajamejo in arhivirajo v dokumentnem sistemu.

Sistem nato:

• prepozna kupca,
• identificira naročene artikle,
• preveri podatke,
• ustvari naročilo kupca v ERP sistemu,
• pripravi dokument za nadaljnjo obdelavo.

Vsa naročila so z enim postopkom pripravljena za izdajo blaga, dobavnice in račun.

Masovna obdelava naročil

Operater lahko z enim klikom obdela večje število prejetih naročil hkrati.

S tem se odpravi potreba po:

• odpiranju posameznih dokumentov,
• ročnem prepisovanju podatkov,
• ponavljajočem administrativnem delu.

Tudi pri večjih količinah naročil ostaja proces hiter in pregleden.

Pametna kontrola podatkov

Pred uvozom sistem preveri skladnost podatkov in uporabnika opozori na morebitne nepravilnosti.

Primeri preverjanja:

• neobstoječe šifre artiklov,
• manjkajoča mapiranja kupčevih oznak,
• napačni identifikatorji izdelkov
• nepopolni podatki naročila.

Napake so jasno prikazane, uporabnik pa jih lahko odpravi neposredno v postopku uvoza.

Avtomatska kontrola zalog

Ob uvozu naročila sistem preveri dejansko razpoložljivost zalog.

Uporabnik takoj vidi:

• naročeno količino,
• razpoložljivo zalogo,
• morebitni manjkajoči del naročila.

Na podlagi poslovnih pravil lahko podjetje določi način obravnave manjkajočih količin.

Upravljanje delnih dobav

Sistem omogoča več scenarijev ob pomanjkanju zaloge.

Delna dobava z nadaljnjo dobavo

Razpoložljiva količina se pripravi za odpremo, preostanek pa ostane odprt za kasnejšo dobavo.

Delna dobava brez čakalne vrste

Dobavi se samo razpoložljiva količina, manjkajoči del pa se samodejno zaključi.

Zavrnitev artikla

Artikel se izloči iz naročila in kupca se o tem avtomatsko obvesti.

Vse odločitve so podprte s poslovnimi pravili in ne zahtevajo dodatnega ročnega dela.

Avtomatska potrditev naročila kupcu

Po uspešni obdelavi naročila sistem samodejno pripravi in pošlje elektronsko potrditev naročila (ORDRSP).

Kupec prejme informacijo o:

• potrjenih količinah,
• delnih dobavah,
• spremembah dobavnih rokov,
• zavrnjenih artiklih,

statusu naročila.

Podatki se prenesejo neposredno v kupčev informacijski sistem, brez dodatne komunikacije po elektronski pošti ali telefonu.

Popolna povezava s procesom veleprodaje

Potrjeno naročilo avtomatsko sproži naslednje korake:

• rezervacijo zaloge,
• pripravo skladiščnih nalogov,
• izdajo dobavnic,
• odpremo blaga,
• avtomatsko izdajo računov.

Tako nastane enoten digitalni proces od naročila do dobave.

Popolna sledljivost dokumentov

Vsi dokumenti ostanejo povezani skozi celoten življenjski cikel naročila:

• prejeto eNaročilo,
• potrditev naročila,
• naročilo kupca,
• dobavnica,
• račun.

Uporabniki imajo vedno vpogled v celotno zgodovino posameznega poslovnega dogodka.

Poslovne koristi

• Občutno hitrejša obdelava naročil
• Odprava ročnega vnosa podatkov
• Manj napak in reklamacij
• Samodejna kontrola zalog
• Podpora delnim dobavam in backorderjem
• Avtomatsko obveščanje kupcev
• Večja učinkovitost prodaje in logistike
• Popolna sledljivost poslovanja

Z avtomatizirano obdelavo eNaročil podjetje pospeši prodajne procese, zmanjša administrativne stroške in kupcem zagotovi hitrejšo ter zanesljivejšo storitev.

BAZA ZNANJA
Več informacij za boljše odločitve