Obvezni e-računi prihajajo: kaj morajo podjetja urediti že danes

S 1. 1. 2028 prihajajo obvezni e-računi. Čeprav se zdi ta datum še oddaljen, izkušnje iz prakse kažejo, da podjetja lažje uvedejo spremembe, če s pripravami začnejo pravočasno.

Prehod na e-račune ni zgolj tehnična sprememba. Podjetja bodo morala urediti procese pošiljanja in prejemanja računov, določiti način elektronske izmenjave dokumentov ter v spremembe vključiti tudi svoje kupce, dobavitelje in računovodske servise.

Pravočasna priprava pomeni manj zapletov, boljši nadzor nad dokumentacijo in bistveno lažji prehod.

Zakaj se s pripravami ne splača čakati?

Mnogi podjetniki ob spremembah zakonodaje najprej pomislijo, da bodo imeli dovolj časa za prilagoditev. V praksi pa je največji izziv ravno usklajevanje vseh deležnikov.Za uspešen prehod na e-račune ni dovolj le izbira ustrezne rešitve. Poskrbeti je treba tudi za:

• vzpostavitev elektronskega prejemanja in pošiljanja računov,
• uskladitev procesov z dobavitelji in kupci,
• nastavitev poslovnega sistema,
• organizacijo arhiviranja dokumentov,
• izobraževanje zaposlenih.

Podjetja, ki bodo priprave začela dovolj zgodaj, bodo imela več časa za testiranje postopkov in odpravo morebitnih težav.

Kaj morajo podjetja urediti že danes?

1. Določiti način prejemanja e-računov

Prvi korak je odločitev, prek katerega kanala bo podjetje prejemalo e-račune.

Pomembno je, da ima podjetje jasno določeno eno uradno elektronsko pot za prejem računov. Tako se izogne podvajanju dokumentov, nepreglednosti in morebitnim napakam pri obdelavi.

Podjetja lahko za elektronsko izmenjavo uporabljajo različne ponudnike. Pomembno pa je vedeti, da so ponudniki med seboj povezani in omogočajo izmenjavo dokumentov med različnimi sistemi.

2. Urediti pošiljanje e-računov

Pošiljanje e-računov ni omejeno le na uporabnike istega poslovnega programa.

Podjetje lahko e-račune pošilja tudi poslovnim partnerjem, ki uporabljajo druge poslovno-računovodske sisteme ali druge ponudnike elektronske izmenjave.

Pri tem je pomembno, da ima prejemnik omogočen prejem e-računov oziroma je vključen v ustrezno omrežje za elektronsko izmenjavo dokumentov.

3. Preveriti pripravljenost poslovnih partnerjev

Eno najpogostejših vprašanj podjetij je, kako preveriti, ali poslovni partner že sprejema e-račune.

To je smiselno preveriti čim prej, saj bo uspešen prehod odvisen tudi od pripravljenosti kupcev in dobaviteljev. Pravočasna komunikacija z njimi lahko prepreči številne težave ob uvedbi novih zahtev.

4. Urediti arhiviranje dokumentov

Prehod na e-račune odpira tudi vprašanje hrambe dokumentacije.

Podjetja morajo zagotoviti ustrezno elektronsko hrambo dokumentov ter omogočiti pregledno iskanje in dostop do računov, kadar jih potrebujejo zaposleni, računovodstvo ali revizorji.

Digitalna hramba omogoča bistveno hitrejše delo in zmanjšuje odvisnost od papirne dokumentacije.

Kaj to pomeni za računovodske servise?

Poseben izziv čaka računovodske servise, ki v imenu svojih strank pripravljajo ali pošiljajo račune.

Računovodski servisi bodo morali svojim strankam pomagati pri:

– registraciji ustreznih elektronskih predalov,
– nastavitvi izmenjave e-računov,
– organizaciji prejemanja dokumentov,
– usklajevanju procesov z dobavitelji in kupci.

Pravočasna priprava je zato pomembna tudi za računovodske servise, saj bodo lahko svoje stranke skozi postopek vodili organizirano in brez nepotrebnega pritiska v zadnjih mesecih pred uvedbo.

Kaj pa računi iz tujine?

Veliko podjetij posluje s tujimi dobavitelji in se sprašuje, kako bodo e-računi delovali v mednarodnem okolju.

Način izmenjave dokumentov je odvisen od države in posameznega poslovnega partnerja. V številnih državah obvezna B2B izmenjava e-računov še ni urejena enako kot v Sloveniji oziroma Evropski uniji.

Zato je priporočljivo preveriti, katere možnosti elektronske izmenjave omogočajo posamezni tuji partnerji in ali podpirajo strukturirane elektronske dokumente.

Najpogostejše zmote o e-računih

»To bomo uredili tik pred uvedbo.«

Prav pozna priprava je najpogostejši razlog za težave pri uvajanju novih procesov.

»E-račune lahko pošiljamo samo uporabnikom istega sistema.«

Ne drži. Ponudniki elektronske izmenjave omogočajo povezovanje med različnimi sistemi in omrežji.

»Prehod zadeva samo računovodstvo.«

Prehod vpliva tudi na prodajo, nabavo, administracijo in vodstvo podjetja, saj posega v celoten tok dokumentacije.

»Gre samo za tehnično nastavitev.«

Poleg tehničnega dela je treba urediti tudi organizacijske procese in komunikacijo s poslovnimi partnerji.

Kako se pripraviti brez stresa?

Najboljša strategija je postopna priprava.

Podjetja, ki bodo pravočasno uredila prejemanje in pošiljanje e-računov, vključila svoje poslovne partnerje ter preverila delovanje procesov, bodo prehod izvedla bistveno lažje kot tista, ki bodo z aktivnostmi začela tik pred uvedbo.

PANTHEON v povezavi z omrežjem bizBox omogoča vzpostavitev elektronske izmenjave dokumentov, spremljanje statusov dostave, prejemanje povratnic ter učinkovito obdelavo prejetih dokumentov v digitalni obliki.

Če želite preveriti, kako pripravljen je vaš trenutni proces ali kako se lotiti prehoda na e-račune, se posvetujte s svojim podpornim partnerjem ali kontaktirajte ekipo Datalab.

Želite izvedeti več?

V maju 2026 smo izvedli webinar »Prihajajo obvezni e-računi – kako se pravočasno pripraviti s PANTHEON-om in bizBoxom«, ki je pritegnil veliko zanimanja podjetij in računovodskih servisov.

Če ste webinar zamudili, lahko brezplačen posnetek naročite na povezavi.