Delo od doma ali v pisarni? Kako ustvariti preglednost, ne glede na lokacijo
Včasih je bilo precej enostavno. Večina ekipe je sedela v isti pisarni, dokumenti so bili na skupnem disku, vprašanja pa ste rešili čez mizo.
Danes je realnost precej drugačna.
Nekdo dela od doma. Nekdo je na sestanku pri stranki. Nekdo je na terenu. In nekdo pošlje pomembno informacijo v chat ob 21.47, kjer jo naslednje jutro nihče več ne najde.
Hibridno delo je postalo nekaj povsem običajnega. In v resnici večini podjetij prinaša veliko dobrega. Več fleksibilnosti, manj izgubljenega časa za vožnjo, bolj sproščen način dela.
Ampak samo dokler stvari ostanejo pregledne.
Problem namreč skoraj nikoli ni v tem, da ljudje niso v isti pisarni. Problem nastane, ko informacije niso več na istem mestu.
Ko ena verzija dokumenta kroži po mailu, druga po Teamsih, tretja pa je shranjena nekje lokalno na računalniku. Ko se naloge dogovarjajo sproti. Ko nihče zares ne ve, kaj je bilo že narejeno in kaj še čaka.
In potem začnejo dnevi izgledati približno tako:
- pet minut dela,
- dvajset minut iskanja informacij,
- deset minut preverjanja,
- tri dodatna sporočila,
- dva klica,
- in še en »A mi lahko samo hitro pošljete tisto zadnjo verzijo?«.
Na koncu ni problem količina dela. Problem je količina prekinitev.
Veliko podjetij skuša to rešiti z več komunikacije. Več sestankov, več klicev, več sporočil. Ampak zanimivo je, da pogosto ravno to ustvari še več kaosa.
Ker ljudje ne potrebujejo nujno več pogovorov. Potrebujejo predvsem bolj jasen sistem.
Tak, kjer:
- so informacije zbrane na enem mestu,
- se ve, kdo je za kaj odgovoren,
- dokumenti ne obstajajo v petih različnih verzijah,
- naloge niso skrite med e-maili
- in kjer ni treba vsak dan znova ugotavljati, kaj se sploh dogaja.
Preglednost danes nima veliko veze z nadzorom. V resnici gre bolj za občutek miru.
Ko veste, kje so stvari. Ko veste, kaj vas čaka. Ko vam ni treba ves čas preverjati, ali ste kaj pozabili.
Takrat postane delo precej lažje. Ne glede na to, ali sedite v pisarni ali za kuhinjsko mizo.
Veliko ekip danes ugotavlja, da je dobra organizacija pomembnejša od same lokacije dela. Če so procesi urejeni, lahko ljudje zelo dobro sodelujejo tudi na daljavo. Če niso, pa kaos nastane tudi v isti pisarni.
Zato hibridno delo ni več vprašanje prihodnosti ali trenda. Za veliko podjetij je to preprosto način dela.
Vprašanje je samo še, ali imate sistem, ki temu načinu dela sploh sledi.
