Kako vpeljati nov poslovni program v podjetje

Implementacija in koraki

Statistike kažejo, da skoraj 60 % ERP-implementacij ne uspe ali uspe le deloma. Zakaj je tako in kako premagati statistiko? Kaj lahko vsako podjetje naredi, da bi minimaliziralo tveganje neuspešne implementacije? Ali je možno pričakovati nekakšen čudež ali pa obstajajo realne in dostopne stvari, ki jih je mogoče narediti?

 

Pravi koraki do dobre implementacije

Programska oprema je dobra toliko, kolikor se dobro implementira, to je staro pravilo. Zaradi tega je zelo pomembno temu prvemu koraku posvetiti pomembno pozornost.

Nekatere korake smo omenjali že v preteklem prispevku, zdaj pa dopolnjujemo seznam.

 

1.      Definirajte uspeh!

To zveni enostavno, vendar v resnici zahteva določeni napor in trud. Če nimate jasnega načrta, kam greste, obstaja velika verjetnost, da ne boste nikamor prispeli. Prepogosto se dogaja, da imajo podjetja samo bledo predstavo, kaj želijo doseči z implementacijo ERP-ja.

Na splošno lahko ERP-sistemi pomagajo pri povečanju prihodkov, produktivnosti, učinkovitosti in zmanjšanju stroškov. Vse to so lahko želeni cilji, vendar je treba vložiti napor in trud, da se lahko natančno določi, kako bo ERP-sistem rešil vaše eventualne težave in vam omogočil ustvariti te cilje.

2.      Identificirajte cilje in postavite prioritete

Dejstvo je, da se lahko vse težave rešijo z dovolj denarja in časa. V praksi pa pogosto ni dovolj niti denarja niti časa, da bi se rešile vse težave. Zaradi tega je zelo pomembno postaviti jasne prioritete!

Seveda, da bi lahko postavili prioritete, morate najprej ugotoviti, kakšni so cilji implementacije in katere težave rešujete. Cilji morajo biti postavljeni po principu SMART, kot danes pogosto slišimo, to pa v prevodu pomeni:

• Specific – specifični,
• Measurable – merljivi,
• Achievable – dosegljivi,
• Relevant – pomembni,
• Time based – časovno omejeni.

 

Če ne izpolnjujejo nobenega od teh meril, bodo verjetno nejasni in težko izvedljivi med samo implementacijo.

 

3.      Izognite se pretiranim prilagoditvam poslovnega programa

Z zelo malo izjemami je pretirana prilagoditev ERP-sistema slaba ideja. Zakaj? Pretirane prilagoditve povečujejo stroške implementacije, zato ker zahtevajo dodatno programiranje za izpolnjevanje posebnih zahtev in podaljšujejo rok za zaključek implementacije (najpogosteje). Zatem, pretirana prilagoditve povečujejo stroške kasnejšega vzdrževanja in tehnične podpore, zato ker to več ni tisti ERP, ki ste ga kupili od proizvajalca – to je zdaj VAŠA RAZLIČICA poslovnega programa! To pa ima ceno.

Nadalje, vse poznejše nadgradnje morajo upoštevati prilagoditve in spremembe, ki so bile narejene izključno za vas. To pa ima prav tako ceno, ki je višja med uporabo sistema.

Če izberete ustrezno rešitev, vam verjetno ne bo treba veliko prilagajati ERP-ja lastnim potrebam. Zato je izbira zelo pomembna!

4.      Pripravite se na spremembo

Tudi kadar je sprememba dobra, je stresna. In zaradi tega se je na spremembo pomembno pripraviti. Bolj, ko se boste pripravili (zaposlene, vodstvo, partnerje ipd.), lažje bo v poznejšem času. Dobra in jasna komunikacija je ključ uspeha v tem delu. Pomembno je, da vsi razumejo, kaj se spreminja, kako se spreminja in kakšna pričakovanja ima organizacija od spremembe. Odprte diskusije, predstavitev potencialnih težav in preučitev vseh opomb vodijo k transparentnosti celotnega procesa in pomagajo pri kasnejši implementaciji.

Priprava pomeni tudi pripravo izobraževanja uporabnikov novega sistema, spoznavanje s sistemom, reševanje dilem ipd. Dobra priprava privarčuje veliko časa med samo implementacijo. Slaba ali nikakršna priprava pa po drugi strani vodi do neuspešne implementacije programa v poslovanje.

 

5.      Zagotovite podporo menedžmenta

Podpora menedžmenta, tako med izbiro kakor tudi med implementacijo, je ključna za uspeh celotnega projekta ERP-implementacije. Menedžment je odgovoren za oblikovanje vizije uspeha, motivacijo projektnega tima, zagotavljanje nujnih resursov in sprejemanje ključnih odločitev. ERP-implementacija brez dejavne podpore menedžmenta lahko z lahkoto propade. Brez vidne podpore vodstva je večji tudi odpor zaposlenih pri uporabi novega sistema. To je tudi logično, ker imajo zaposleni primarno delo, ki ga opravljajo vsakodnevno, ERP-implementacija pa je nekaj, kar jih pri tem »ovira« – ali pa je to vsaj najpogostejši izgovor. Zaradi tega je pomembno, da menedžment dejavno sodeluje pri implementaciji.

Brez podpore menedžmenta ERP-implementacije verjetno ne bodo zajele strateške potrebe podjetja niti v trenutku implementacije niti v prihodnosti. Nato bo pogosto primanjkovalo resursov (predvsem človeških), dejavnosti in posvečenosti implementaciji, neredko pa bo tudi rok za implementacijo prekoračen.

Zato je pomembno, da se najde način, na katerega lahko menedžment prispeva in dejavno sodeluje (v skladu z zmožnostmi – te pa se morajo ustvariti) v projektu implementacije poslovnega programa.

 

6.      V proračun vključite tako denar kot tudi LJUDI!

Nadomestila za licence, implementacijo in vzdrževanje so samo del stvarnih stroškov ERP-sistema. Vsekakor je pomembno, da se v proračunu ti stroški upoštevajo, vendar je pogosto veliko težje za podjetja, da v proračun vključijo tudi nefinančne stroške, kot so čas in ljudje, nujni za uspeh.

Ljudje so verjetno najpomembnejši in najbolj omejeni resurs v vsakem procesu implementacije. Uspeh je vsekakor odvisen od angažiranja ljudi iz vsakega oddelka podjetja. Rezultati bodo odvisni tako od znanja in izkušenj ljudi kakor tudi od njihovega časa oziroma količine časa, ki ga posvetijo implementaciji.

Zaradi tega je pomembno identificirati najboljše ljudi in jim dati pooblastila, da v svoji domeni delajo na implementaciji sistema. Nadalje, za te ljudi je pomembno najti tudi ustrezne »rezerve«, ki bodo vskočile in zaključile redno delo, medtem ko so ključne osebe angažirane pri implementaciji ERP-ja.

Nadalje, pomembno je izbrati tudi vodjo projekta, ki bo zagotovil, da se te stvari odvijajo v skladu z dogovorjenimi roki. To se pogosto pozablja!

 

Uspeh je enostavna stvar

Uspeh implementacije poslovnega programa bo rezultat izbire ustrezne poslovne rešitve, izbire pravih ljudi, izkušenj implementacijskega tima in sprejetja odločitev, temelječih na pravih informacijah v pravem trenutku. Bolj se boste poglobili v projekt implementacije, več vprašanj boste postavljali. Posledično boste ustvarili boljši rezultat in se izognili statistiki z začetka besedila!