Študija primera: Kako elektronske personalne mape spreminjajo delo kadrovskih služb

Kadrovski oddelki imajo pogosto opravka z več sto dokumenti, ki jih je treba hraniti, spremljati in obnavljati. Pogodbe o zaposlitvi, zdravniški pregledi, potrdila o izobraževanjih in certifikati hitro napolnijo police s fascikli, pregled nad roki pa postane zapleten. Marsikatero podjetje se zato sooča s težavo, da več časa porabi za iskanje dokumentov kot za strateške naloge. 

Da bi pokazali, kako lahko digitalizacija spremeni vsakdan kadrovske službe, si oglejmo primer srednje velikega podjetja iz storitvene dejavnosti, ki se je odločilo uvesti elektronske personalne mape. 

Izziv: preveč papirja, premalo pregleda 

Podjetje z okoli 100 zaposlenimi je personalne mape vodilo izključno na papirju. Pogodbe so bile v fasciklih, zdravniške preglede so spremljali v Excelu, zapisi letnih razgovorov pa so bili razpršeni med več mapami. Kadrovnice so vsak mesec porabile več ur samo za iskanje dokumentov in preverjanje, kdaj potečejo pogodbe. Občasno so spregledale rok za zdravniški pregled, kar je povzročilo dodatne stroške. 

Vodstvo je želelo večjo preglednost in predvsem manj administrativnih obremenitev.

 Rešitev: elektronske personalne mape 

Z uvedbo digitalne rešitve so se procesi bistveno poenostavili. Vsi dokumenti zaposlenih so zdaj shranjeni v centralni evidenci, kar pomeni, da so dostopni na enem mestu, ne glede na to, kdo v ekipi jih potrebuje. Dokument je mogoče najti z naprednim iskanjem po vsebini, zato brskanje po fasciklih ni več potrebno. 

Poleg tega so zaposleni in kadrovska služba začeli uporabljati kreiranje pogodb iz predlog, kar občutno skrajša čas priprave novih pogodb. Podpisovanje pogodb poteka digitalno s storitvijo elektronskega podpisovanja, zato jih ni treba tiskati in fizično arhivirati. 

Največji prihranek pa so prinesli samodejni opomniki. Sistem opozori na potek pogodb in zdravniških pregledov, zato kadrovnice ne rabijo več ročno preverjati rokov. Vodstvo ima tudi boljši vpogled v to, kdaj posamezen dokument doseže konec svojega življenjskega cikla, saj je v sistemu na voljo pregled nad potekom roka hrambe dokumentov. 

Ker so vsi dokumenti shranjeni digitalno, je zagotovljena tudi varna hramba skladno z najvišjimi varnostnimi standardi. Dostop imajo le pooblaščeni zaposleni, kar zmanjša tveganja pri varovanju osebnih podatkov. 

Rezultat: prihranek časa in večja preglednost 

Po treh mesecih uporabe elektronskih personalnih map je podjetje ocenilo, da mesečno prihrani več kot 25 ur administrativnega dela. Kadrovski oddelek se lahko bolj posveti razvoju zaposlenih in pripravi kadrovskih analiz, namesto da izgublja čas z iskanjem dokumentov. 

Zaposleni imajo hiter dostop do svojih dokumentov, vodstvo pa jasen pregled nad celotno kadrovsko evidenco. Največja sprememba je bila, da so težave s pozabljenimi roki povsem izginile, saj zdaj na vse opozorijo samodejni opomniki.

Zaključek 

Primer podjetja jasno pokaže, da elektronske personalne mape niso zgolj digitalna različica fasciklov, temveč celovit sistem za učinkovito kadrovsko administracijo. S centralno evidenco, elektronskim podpisovanjem, varno hrambo in samodejnimi opomniki se kadrovski procesi spremenijo v enostavno, pregledno in zanesljivo izkušnjo. 

Če tudi vaša kadrovska služba izgublja preveč časa z administracijo, je digitalizacija personalnih map prvi korak do večje učinkovitosti in boljšega pregleda.

Več o funkcionalnostih elektronskih personalnih map smo zapisali v brezplačnem priročniku »Elektronske personalne mape: Kako digitalizacija poenostavi kadrovske procese«, ki je na voljo na spodnji povezavi.