10 najpogostejših napak pri upravljanju dokumentacije

Ko govorimo o urejeni poslovni dokumentaciji, običajno najprej pomislimo na to, ali so dokumenti shranjeni in ali jih lahko najdemo. V praksi pa dobro upravljanje dokumentacije zajema precej več. Pomembno je, kako dokument vstopi v sistem, kako ga razvrstimo, kdo lahko dostopa do njega, kaj se z njim dogaja med obravnavo in kako dolgo ga hranimo.

Prav na teh mestih nastajajo napake, ki jih pri vsakodnevnem delu pogosto niti ne opazimo. Posamezna napačno razvrščena datoteka ne predstavlja velike težave, ko pa podjetje vsak mesec obdela na stotine ali tisoče dokumentov, se nedoslednosti hitro začnejo poznati.

1. Dokumente razvrščate brez jasnih pravil

Dobra klasifikacija dokumentacije se začne z dogovorom, katere vrste dokumentov podjetje uporablja in kako jih razvršča. Če zaposleni sami presojajo, kam sodi posamezen dokument, se struktura sčasoma začne širiti v vse smeri.

En oddelek lahko isto vsebino obravnava kot pogodbo, drugi kot dokumentacijo stranke, tretji pa jo razvrsti glede na projekt. Nobena od teh odločitev sama po sebi ni nujno napačna, težava nastane, ko podjetje nima enotnega pravila, ki bi mu sledili vsi.

2. Zanašate se predvsem na ime datoteke

Ime dokumenta je koristno, vendar ne bi smelo biti njegov edini opis. Poslovni dokument ima običajno še vrsto drugih podatkov, po katerih ga bomo nekoč želeli poiskati: datum, poslovnega partnerja, vrsto dokumenta, številko, odgovorno osebo ali povezani poslovni dogodek.

Če teh podatkov ne beležimo na strukturiran način, ostane iskanje odvisno predvsem od tega, ali se nekdo spomni, kako je bila datoteka poimenovana.

 

3. Metapodatki so nepopolni ali nedosledni

Tudi podjetje, ki uporablja metapodatke, nima od njih veliko koristi, če jih vsak uporabnik vnaša drugače. Pri enem dokumentu je partner zapisan s polnim nazivom, pri drugem s kratico, pri tretjem pa podatek manjka.

Dosledni metapodatki omogočajo, da dokumentacijo pozneje filtriramo, razvrščamo in iščemo po enakih kriterijih. Pri večjem obsegu dokumentov postanejo zato skoraj tako pomembni kot sama vsebina dokumenta.

4. Pravice dostopa določite enkrat in nanje pozabite

Dostop do dokumentacije ni samo vprašanje, kdo lahko odpre določeno mapo. Zaposleni menjajo delovna mesta, prevzemajo nove odgovornosti in odhajajo iz podjetja, s tem pa se spreminja tudi njihov upravičen dostop do informacij.

Pravice je zato smiselno vezati na dejanske vloge in odgovornosti ter jih redno pregledovati. Preširok dostop ni primeren z vidika varovanja informacij, preveč omejen pa lahko vsakodnevno delo po nepotrebnem zaplete.

5. Ne morete preprosto preveriti zgodovine dokumenta

Pri poslovni dokumentaciji ni vedno pomembno samo trenutno stanje. Včasih moramo vedeti tudi, kaj se je z dokumentom dogajalo prej, kdo ga je spreminjal in kakšna je bila njegova prejšnja vsebina.

Brez sledljivosti se ob spremembah hitro izgubi kontekst. To je posebej pomembno pri dokumentih, ki jih med pripravo in obravnavo uporablja več ljudi, saj mora biti jasno, kako je nastala različica, ki jo uporabljamo danes.

6. Potrjevanje dokumentov nima jasno določene poti

Račun, pogodba ali drug dokument, ki zahteva odobritev, bi moral imeti jasno določeno pot od prejema do zaključka obravnave. Kdo ga pregleda prvi? Kdo ga potrdi? Kaj se zgodi, če ga zavrne? Kje lahko preverimo, v kateri fazi je?

Če postopek ni jasno določen, dokumenti po nepotrebnem čakajo, zaposleni preverjajo njihov status, odgovornost za naslednji korak pa ni vedno jasna. Pri večstopenjskem potrjevanju postane urejen proces še toliko pomembnejši.

7. Dokument ni povezan s poslovnim dogodkom, zaradi katerega je nastal

Pogodba je povezana s partnerjem, dobavnica z dobavo, račun z nakupom ali prodajo, kadrovski dokument pa z zaposlenim. Če dokument hranimo samo kot samostojno datoteko, izgubimo del njegovega poslovnega konteksta.

Povezovanje dokumentacije z ustreznimi poslovnimi podatki omogoča, da uporabnik do dokumenta pride tudi iz procesa, v katerem ga potrebuje. Tako dokumentni sistem ni samo arhiv, ampak del vsakodnevnega poslovanja.

8. Zajem vhodnih dokumentov ni urejen

Dokumenti v podjetje prihajajo po različnih poteh in v različnih oblikah. Nekateri so elektronski, drugi skenirani, tretji nastanejo znotraj podjetja. Če za njihov zajem ni določenega postopka, se lahko že na začetku zgodi, da dokument ni pravilno razvrščen ali opremljen s potrebnimi podatki.

Urejeno upravljanje se zato začne že ob vstopu dokumenta v sistem. Bolje kot je dokument ob zajemu opredeljen, manj dodatnega urejanja bo potrebnega pozneje.

9. Iskanje temelji samo na strukturi arhiva

Tudi zelo premišljena struktura dokumentacije ima svoje omejitve. Uporabnik namreč ne išče vedno tako, kot je nekdo pred leti predvidel pri postavljanju arhiva.

Včasih poznamo partnerja, drugič datum, tretjič samo del vsebine dokumenta. Pri veliki količini dokumentacije zato postane pomembno, da lahko informacije iščemo po različnih kriterijih in po potrebi tudi po sami vsebini, ne le z odpiranjem posameznih kategorij.

10. Hrambo obravnavate kot zadnji korak, o katerem boste razmišljali pozneje

Ko je dokument zaključen, se delo z njim morda konča, njegovo upravljanje pa še ne. Različne vrste poslovne dokumentacije imajo različne potrebe glede hrambe, zato ni smiselno vsega preprosto shranjevati za nedoločen čas.

Že pri zasnovi sistema je dobro vedeti, katere dokumente podjetje hrani, kako dolgo jih potrebuje in kaj se z njimi zgodi po preteku obdobja hrambe. Tako arhiv skozi leta ostaja obvladljiv, namesto da postane skladišče vsega, kar je podjetje kadarkoli ustvarilo.

Dober dokumentni sistem se začne pri dobrih pravilih

Tehnologija lahko upravljanje dokumentacije močno poenostavi, vendar sama po sebi ne more nadomestiti jasnega načina dela. Če podjetje ne ve, kako želi dokumente razvrščati, kdo naj ima dostop do njih in kako naj poteka njihova obravnava, bo del neurejenosti preneslo tudi v digitalno okolje.

PANTHEON DMS omogoča centralno upravljanje dokumentacije, iskanje, urejanje dostopov ter povezovanje dokumentov s poslovnimi procesi in podatki v PANTHEON-u. Pri uvedbi pa je prav tako pomembna priložnost, da podjetje pregleda svoj obstoječi način dela in določi pravila, ki bodo uporabna tudi takrat, ko bo dokumentov, uporabnikov in procesov več.

Če ste se pri več točkah prepoznali, zato ni nujno prvi korak selitev vseh dokumentov v nov sistem. Veliko boljši začetek je ugotoviti, kje v življenjskem ciklu dokumenta danes nastaja največ nejasnosti, in urediti proces, preden ga digitalizirate.