Kaj je DMS in zakaj ga uvaja vedno več slovenskih podjetij?

Poslovna dokumentacija je bila še pred nekaj leti precej preprosta stvar. Računi so bili v računovodstvu, pogodbe v fasciklih, dobavnice v skladišču, pomembnejše datoteke pa shranjene na skupnem disku. Danes večina dokumentov sicer nastane ali prispe v digitalni obliki, vendar to še ne pomeni, da jih podjetja tudi zares upravljajo digitalno.

Pogodba prispe po elektronski pošti, nekdo jo shrani na računalnik, sodelavec popravljeno različico pošlje nazaj kot priponko, končna verzija konča v skupni mapi, čez nekaj mesecev pa nihče več ni povsem prepričan, katera datoteka je bila dejansko podpisana. Pri računih, ponudbah, dobavnicah, zapisnikih in drugi dokumentaciji se podobni scenariji ponavljajo vsak dan.

Prav tu nastopi DMS oziroma dokumentni sistem. Njegov namen ni samo zamenjati papirne fascikle z digitalnimi mapami, temveč urediti celoten način, kako dokumenti v podjetje pridejo, kje so shranjeni, kdo z njimi dela in kako jih pozneje ponovno najdemo.

Kaj pravzaprav pomeni DMS?

DMS je kratica za Document Management System, torej sistem za upravljanje dokumentov. V najosnovnejšem smislu gre za okolje, v katerem podjetje svojo poslovno dokumentacijo hrani centralno, jo organizira in omogoči dostop uporabnikom, ki jo pri svojem delu potrebujejo.

Toda sodoben dokumentni sistem je več kot digitalni arhiv.

Dokument namreč nima vrednosti samo zato, ker je nekje varno shranjen. Pomembno je tudi, da ga lahko hitro najdete, veste, na kaj se nanaša, spremljate njegov status in ga vključite v poslovni proces. Če pogodbo samo prestavite iz fascikla v mapo na skupnem disku, ste odstranili papir, niste pa nujno rešili težav pri delu z dokumentacijo.

PANTHEON DMS zato poleg centralne hrambe omogoča tudi razvrščanje in iskanje poslovnih dokumentov, spremljanje sprememb in dostopov glede na uporabniške pravice ter povezovanje dokumentacije z drugimi deli sistema PANTHEON.

Skupna mapa še ni dokumentni sistem

Razlika postane najbolj očitna, ko dokumentov ni več nekaj deset, temveč nekaj tisoč.

V običajni strukturi map mora zaposleni praviloma vedeti, kje je bil dokument shranjen in kako je bil poimenovan. Sčasoma nastanejo različni načini poimenovanja, podvojene datoteke in mape, katerih strukturo najbolje razume človek, ki jih je ustvaril. Če dokument potrebujete dve leti pozneje, se lahko hitro začne ugibanje, ali je med pogodbami, pri posamezni stranki, na skupnem disku ali v starem elektronskem sporočilu.

Pri DMS je dokument del urejenega sistema. V PANTHEON eDokumentaciji je mogoče dokumente razvrščati po tipih, partnerjih, datumih in drugih kriterijih, dokumentacija pa je dostopna neposredno v sistemu PANTHEON.

Pri večjih količinah dokumentacije postaja pomembno tudi, da ni treba vedno poznati imena datoteke. PANTHEON DMS vključuje Full Text Search, z eOCR pa je mogoče v iskanje vključiti tudi vsebino skeniranih in slikovnih dokumentov. Tako lahko uporabnik dokument poišče glede na besede ali fraze v njegovi vsebini.

 

Dokument mora nekam priti tudi po tem, ko ga shranite

Pri upravljanju dokumentacije se pogosto največ pozornosti nameni arhivu, čeprav velik del administracije nastane še preden dokument vanj sploh pride.

Vzemimo prejeti račun. Nekdo ga prejme, nato ga mora pregledati, posredovati odgovorni osebi, po potrebi potrditi, podatke ustrezno obdelati in dokument na koncu shraniti. Če vsak korak zahteva elektronsko sporočilo, ročni vnos ali prenašanje datoteke iz enega okolja v drugo, digitalni dokument sam po sebi še ni prinesel veliko prihranka.

Zato PANTHEON DMS združuje dokumentni sistem z možnostmi elektronske izmenjave dokumentov, avtomatiziranega branja prejetih računov in poslovnih procesov za obdelavo ter potrjevanje dokumentov. Podprta sta tudi množični uvoz dokumentov iz map in zajem dokumentov neposredno v dokumentacijo.

To je tudi ena pomembnejših razlik med digitalno hrambo in dejanskim upravljanjem dokumentov. Cilj ni samo vedeti, kje je dokument, ampak urediti tudi njegovo pot skozi podjetje.

Manj iskanja, predvsem pa manj prekinitev

Ko govorimo o prednostih DMS, hitro pridemo do prihranka časa pri iskanju dokumentov. Ta je pomemben, vendar se v vsakodnevnem delu pokaže še nekaj drugega: manj odvisnosti od tega, kdo je dokument prejel, kam ga je shranil in kdo ve, kaj se z njim trenutno dogaja.

Če so dokumenti centralno urejeni in imajo zaposleni ustrezno določene pravice dostopa, lahko informacije poiščejo sami. Ni treba čakati, da se sodelavec vrne s sestanka, iskati starega elektronskega sporočila ali prositi nekoga, naj še enkrat pošlje priponko.

Hkrati je mogoče spremljati spremembe in dostope do dokumentov, kar podjetju omogoča več nadzora nad dokumentacijo, kot ga ima pri datotekah, ki prosto krožijo med elektronskimi predali in skupnimi mapami.

Tak način dela postaja pomembnejši predvsem z rastjo podjetja. Sistem, ki brez težav deluje pri petih zaposlenih, lahko postane precej nepregleden, ko iste dokumente uporablja več oddelkov in vsak dan nastajajo nove različice, potrditve in povezani podatki.

DMS je najbolj uporaben, ko ni ločen od preostalega poslovanja

Dokumentni sistem lahko obstaja kot samostojna rešitev, vendar se njegova uporabnost precej poveča, ko dokumentacija ni ločena od podatkov in procesov, na katere se nanaša.

PANTHEON DMS deluje znotraj sistema PANTHEON in je povezan z drugimi moduli, zato dokumentacija ni še en ločen sistem, med katerim bi morali zaposleni preklapljati.

Tudi delo z običajnimi pisarniškimi dokumenti je mogoče vključiti v takšno okolje. PANTHEON DMS dodatek za Microsoft omogoča dostop do dokumentacije neposredno iz Microsoft Worda in Excela, kjer lahko uporabniki dokumente odpirajo, urejajo in shranjujejo nazaj v PANTHEON DMS brez ročnega izvažanja in prenašanja datotek.

To je pomemben del digitalizacije, ki ga je lahko spregledati. Dober sistem zaposlenih ne sili, da zaradi vsakega dokumenta popolnoma spremenijo način dela, temveč poskuša odstraniti nepotrebne korake med orodji, ki jih že uporabljajo.

Kdaj podjetje dejansko potrebuje DMS?

Za uvedbo dokumentnega sistema ni določene velikosti podjetja ali števila dokumentov, pri katerem bi ga nenadoma potrebovali. PANTHEON DMS je mogoče prilagoditi tako manjšim organizacijam kot večjim sistemom.

Boljši pokazatelj je način dela. Če zaposleni dokumente redno iščejo na več mestih, če obstaja več različic istih datotek, če se dokumentacija pošilja med sodelavci kot priponka, če je težko ugotoviti status dokumenta ali če pomembne informacije ostajajo v osebnih mapah in elektronskih predalih, je verjetno smiselno razmisliti o bolj urejenem sistemu.

DMS tako ni namenjen samo podjetjem, ki želijo odstraniti papir iz pisarn. Njegova prava vrednost se pokaže takrat, ko dokumentacija postane del urejenega poslovnega procesa: od trenutka, ko dokument nastane ali prispe v podjetje, do njegove obdelave, uporabe in hrambe.

PANTHEON DMS na enem mestu povezuje upravljanje dokumentacije, poslovne procese in druge rešitve ePoslovanja ter podjetjem omogoča, da dokumenti niso več nekaj, kar je treba nenehno iskati in ročno prenašati, ampak postanejo urejen del vsakodnevnega poslovanja.