5 opravil, ki jih še vedno delate ročno (pa jih ne bi bilo treba)
Ko podjetja govorijo o digitalizaciji, si pogosto predstavljajo velike projekte, mesece uvajanja in popolno prenovo poslovanja. V resnici pa se največje spremembe pogosto začnejo pri precej manjših stvareh.
Pri iskanju dokumentov. Pri prepisovanju podatkov. Pri spremljanju rokov. Pri pripravi poročil. Pri vsakodnevnih vprašanjih, na katera nekdo v podjetju odgovarja že desetič tisti dan.
Vsako od teh opravil samo po sebi ni posebej zahtevno. Ker vzame le nekaj minut, ga redko dojemamo kot težavo. Ko pa podobnih opravil opravimo več deset na dan, postane jasno, da velik del delovnega časa porabimo za administracijo namesto za delo, ki podjetju prinaša dodano vrednost.
Poglejmo pet procesov, ki jih v številnih podjetjih še vedno opravljajo ročno, čeprav obstajajo precej enostavnejši načini.
Še vedno iščete dokumente po mapah in elektronski pošti?
Verjetno ste že kdaj iskali pogodbo, za katero ste bili prepričani, da je nekje shranjena. Odprete skupni disk. Nato Outlook. Morda še SharePoint. Pokličete sodelavca in vprašate, ali ima zadnjo verzijo. Čez nekaj minut dokument sicer najdete, vendar se ob tem pojavi novo vprašanje: je to res zadnja različica?
Takšne situacije so v podjetjih precej pogostejše, kot si mislimo. Dokumenti niso izgubljeni, so pa razpršeni med različnimi mapami, računalniki in e-pošto. Več kot jih je, težje jih je najti.
Z dokumentnim sistemom, kot je PANTHEON DMS, so vsi poslovni dokumenti zbrani na enem mestu. Iskanje poteka po vsebini dokumenta, ključnih besedah ali metapodatkih, vedno pa je jasno, katera verzija je aktualna.
Še vedno prepisujete iste podatke večkrat?
Račun prispe po elektronski pošti. Nekdo ga shrani. Nato prepiše podatke v poslovni program. Kasneje jih računovodstvo vnese še v svojo evidenco, morda pa del informacij konča še v Excelovi tabeli.
Ročni vnos podatkov se pogosto zdi nekaj povsem običajnega. Težava je, da se pri vsakem dodatnem prepisovanju poveča možnost napake, hkrati pa zaposleni porabijo čas za opravilo, ki ne ustvarja nobene dodatne vrednosti.
Z elektronsko izmenjavo dokumentov in digitalno obdelavo računov lahko podjetje velik del tega procesa avtomatizira. Podatki se prenesejo med sistemi brez ponovnega tipkanja, zaposleni pa se lahko posvetijo preverjanju vsebine namesto prepisovanju številk.
Še vedno spremljate pomembne roke v Excelu?
Veljavnost pogodb. Zdravniški pregledi. Certifikati. Dopusti. Izobraževanja zaposlenih.
Marsikje se vse to še vedno spremlja v Excelovih tabelah ali Outlookovem koledarju. Dokler evidence redno posodablja ena oseba, sistem običajno deluje. Ko se vrstic nabere preveč ali kdo pozabi vnesti spremembo, pa hitro pride do zamujenih rokov.
Digitalno upravljanje kadrovskih evidenc omogoča precej bolj pregleden način dela. S pomočjo modula PANTHEON Kadri so vse pomembne informacije o zaposlenih zbrane na enem mestu, sistem pa lahko pravočasno opozori na prihajajoče obveznosti. Namesto ročnega preverjanja imajo kadrovske službe vedno ažuren pregled nad dogajanjem.
Še vedno vsak dan odgovarjate na ista vprašanja?
»Ali je račun že plačan?«
»Koliko izdelkov imamo na zalogi?«
»Kje je ta dokument?«
»Kakšno je trenutno stanje odprtih postavk?«
V številnih podjetjih zaposleni za osnovne informacije še vedno kličejo računovodstvo, prodajo ali direktorja. Ne zato, ker podatki ne obstajajo, ampak zato, ker do njih nimajo enostavnega dostopa.
S PANTHEON Web Light lahko uporabniki do poslovnih podatkov dostopajo tudi prek spleta, kjerkoli so. Tako veliko vprašanj odpade že samo zato, ker lahko zaposleni odgovor preverijo sami.
Še vedno pripravljate poročila v Excelu?
Ob koncu meseca marsikje sledi znan scenarij. Izvoz podatkov iz poslovnega programa. Združevanje tabel. Oblikovanje grafov. Popravljanje formul. Priprava končnega poročila za vodstvo.
To delo lahko traja več ur, v večjih podjetjih pa tudi več dni. Ko je poročilo pripravljeno, so nekateri podatki že zastareli.
Z nadzornimi ploščami in poslovno analitiko so ključni kazalniki poslovanja na voljo sproti. Namesto ročnega pripravljanja poročil ima vodstvo pregled nad poslovanjem skoraj v realnem času in lahko hitreje sprejema odločitve.
Digitalizacija se pogosto začne z enim procesom
Podjetja običajno ne digitalizirajo vsega naenkrat. Začnejo tam, kjer vsakodnevno izgubljajo največ časa.
Morda pri dokumentih. Morda pri računih. Pri kadrovskih evidencah ali poročanju.
Ko en proces postane enostavnejši, se hitro pokaže, koliko administrativnega dela je bilo v resnici nepotrebnega. In prav takšne majhne spremembe pogosto prinesejo največji učinek.
PANTHEON povezuje ključne poslovne procese v enoten sistem – od upravljanja dokumentacije in elektronske izmenjave dokumentov do kadrovskih evidenc, dostopa do poslovnih podatkov in poslovne analitike. Tako zaposleni manj časa porabijo za rutinska opravila, več pa za delo, ki podjetju pomaga rasti.
