Poročila o poslovanju – oblika, podatki, informacije

Poročila so za upravo ena od ključnih sestavin za uspešno vodenje podjetja. Na podlagi podatkov in informacij vodstvo sprejema poslovne odločitve, načrtuje poslovne dejavnosti, organizira in nadzira. Vsi ti podatki in informacije so največkrat predstavljeni v obliki poročil. Zaradi tega je ta dejavnost tako zelo pomembna za učinkovito in uspešno upravljanje podjetja.

»Nikoli ni dovolj časa, da to storite pravilno, ampak vedno pa se najde čas, da to storite znova!«

Spomnimo se, katere so osnovne (primarne) funkcije upravljanja:

• načrtovanje,
• organiziranje,
• usmerjanje, vodenje in motiviranje,
• koordiniranje in komuniciranje,
• nadziranje,
• ocenjevanje in odločanje.

 

Da bi proces upravljanja bil učinkovit (tj. dosegal poslovne rezultate), so vse te funkcije nujno potrebne, na vseh ravneh upravljanja. Vse te aktivnosti vključujejo odločanje. Odločitve so lahko raznolike – od rutinskih vsakodnevnih operativnih odločitev, reševanja kratkoročnih problemov in vmesnih odločitev na upravni ravni do strateških, dolgoročnih odločitev in nadzora rezultatov in dejavnosti.

 

Vse te odločitve v procesu odločanja zahtevajo tri osnovne značilnosti:

• tehnične veščine, povezane s področjem dela in odločanja,
• spretnosti dela z ljudmi,
• sposobnost videti VELIKO sliko (strateško razmišljanje).

 

Kako sprejeti vse te odločitve in na podlagi česa ?

Eden od možnih in vse pogostejših odgovorov na to vprašanje je odločanje na podlagi dostopnih podatkov. Podatki se prikazujejo v poročilih, od kakovosti podatkov in poročil pa je odvisna tudi kakovost odločanja.

Podatki – prepoznavanje in zbiranje

 

O pomenu podatkov za kakovostno poročilo smo že pisali v enem od predhodnih člankov. Eden od večjih izzivov sodobnega poslovanja je prepoznavanje in zbiranje ustreznih podatkov, ki so potrebni za kakovostno poročilo. Pogosto pozabimo, da je ta faza ena od pomembnejših ter da se v fazi priprave implementacije lahko zelo elegantno revidira že obstoječe potrebe po podatkih in poročilih.

 

Poročila – merjenje in trendi

Kakor se zbirajo podatki, se poslovni dogodki in učinki dejavnosti merijo in na koncu sestavijo v smiselna poročila. Ta poročila so različnih formatov, kot so npr. finančna poročila, poročila o izvajanju načrtov in proračuna, poročila o uspešnosti in razna ostala poročila.

Oblikujemo jih lahko na več načinov, od katerih je verjetno najbolj priročen format – format kontrolne tabele. PANTHEON X podpira kontrolne tabele. Kontrolne tabele se lahko s PANTHEON-om uporabljajo v vnaprej določenih oblikah (obstaja preko 30 vnaprej določenih kontrolnih tabel) ali pa se lahko prilagodijo specifičnim potrebam podjetja.

Poleg tega so lahko podatki predstavljeni tudi v interaktivnem formatu kot interaktivna poročila ali pa v sistemu poslovne inteligence. Tudi o tej temi smo že pisali, ko smo postavili temo za razmišljanje, ali je to Poslovni ali IT izziv.

Odločanje in popravljanje na osnovi informacij in poročila

Na koncu je pomembno poudariti, da vse te stvari poslovni informacijski sistem zelo lepo rešuje, ker skrbi za zbiranje, shranjevanje in kasnejše prikazovanje podatkov preko standardnih poročil, kontrolnih tabel ali pa naprednega sistema poslovne inteligence (v primeru PANTHEON-a priporočamo, da si ogledate ZEUS poslovno inteligenco). In vse to iz čisto enostavnega razloga, da poslovni informacijski sistem zares privarčuje najbolj dragoceni in edini neobnovljivi vir – to pa je čas.

Pravočasne in točne informacije

Podatki in informacije, ki so združeni v jasna in smiselna poročila, pridobljena iz centralne baze podatkov ERP, varčujejo čas, pospešijo in izboljšujejo proces odločanja. Čeprav podatki govorijo sami zase, končno odločitev sprejmejo ljudje in v tem smislu je odgovornost za uspešno poslovanje še vedno v rokah ljudi. Vsaj tako zaenkrat stojijo stvari, vsaj dokler se ne spomnimo nekega novega načina.

Zato imejte zanesljive, pravočasne in točne informacije kot osnovo za poslovno odločanje.

Kaj je naslednji korak?

Poglejte rešitev PANTHEON ZEUS in na kateri način poslovna analitika in vnaprej pripravljena poročila za upravo lahko pomagajo pri vašem vsakodnevnem poslovanju.

Datalab tim

S simboličnim podpisom želimo nagovoriti vse posameznike, zaposlene, sodelavce, partnerje in uporabnike s katerimi se vsak dan učimo, zbiramo in izmenjujemo izkušnje, znanje, probleme in rešitve. Brez vseh naštetih vsega skupaj ne bi bilo. Redno berite naše objave in nam sporočite katere teme in informacije vas zanimajo. Danes bolj kot kdajkoli velja: kdor ima informacijo, ima moč. Datalabov tim svoje znanje deli z vami! Delite naprej …