Optimizacija in digitalizacija poslovnih procesov kot temelj sodobnega podjetja
V številnih podjetjih poslovni procesi nastajajo postopoma. Malo zaradi rasti, malo zaradi novih zahtev, malo zaradi improvizacije. Rezultat so pogosto nepovezani sistemi, ročni koraki, Excel tabele in dokumenti, razpršeni na različnih mestih. Dokler obseg poslovanja ostaja obvladljiv, to še gre. Ko pa podjetje zraste, se tak način dela hitro začne kazati kot zavora.
Prav tu postaneta optimizacija in digitalizacija poslovnih procesov ključni temi. Ne kot popularna izraza, temveč kot odgovor na zelo konkretne težave v vsakodnevnem delu.
Kje podjetja v resnici izgubljajo največ časa
Ko podjetja prvič resno pogledajo svoje procese, pogosto ugotovijo, da največ časa ne izgubijo pri kompleksnih nalogah, temveč pri drobnih, ponavljajočih se opravilih, kot so:
- ročni vnosi podatkov v več sistemov,
- iskanje dokumentov po različnih mapah in orodjih,
- usklajevanje informacij med oddelki,
- preverjanje, katera verzija podatka ali dokumenta je sploh prava.
Takšne težave se praviloma ne rešujejo z več truda zaposlenih, temveč z boljšo organizacijo dela. V praksi to pomeni jasne procese in orodja, ki te procese dejansko podpirajo. ERP sistemi, kot je PANTHEON ERP, tukaj pogosto odigrajo ključno vlogo, saj povezujejo finance, prodajo, nabavo, skladišče, kadre in dokumente v enotno okolje.
Digitalizacija ni cilj, ampak sredstvo
Ena pogostejših napak je prepričanje, da digitalizacija sama po sebi reši težave. Če podjetje digitalizira nepregleden ali neučinkovit proces, ta proces sicer postane digitalen, ne pa nujno boljši.
Smiselna digitalizacija pomeni, da podjetje najprej razmisli:
- kateri procesi dejansko povzročajo največ zastojev,
- kje prihaja do največ napak ali podvajanja dela,
- katere korake je smiselno avtomatizirati in katerih ne.
Šele nato pride na vrsto izbira orodja. ERP sistemi omogočajo postopno uvajanje sprememb, avtomatizacijo ponavljajočih se opravil in boljši nadzor nad celotnim poslovanjem, brez da bi podjetje izgubilo prilagodljivost.
Zakaj se podjetja za ERP pogosto odločijo šele, ko postane nujno
Veliko podjetij se za uvedbo ERP sistema odloči šele takrat, ko obstoječi način dela začne povzročati resne težave, na primer:
- poročila niso več zanesljiva,
- isti podatki se pojavljajo v različnih verzijah,
- procesi postanejo preveč kompleksni za ročno upravljanje,
- vodstvo nima več jasnega pregleda nad poslovanjem.
ERP sistemi, kot je PANTHEON ERP, sicer niso namenjeni le velikim podjetjem. Pogosto največjo vrednost prinesejo ravno podjetjem v fazi rasti, ko je še mogoče relativno enostavno vzpostaviti pregledne in sledljive procese, preden se kaos zares razraste.
Varnost, preglednost in manj improvizacije
Digitalizirani procesi prinašajo tudi boljši nadzor nad podatki. Dostopi so jasno določeni, spremembe sledljive, dokumenti shranjeni na enem mestu. To zmanjšuje tveganja, olajša zagotavljanje skladnosti z zakonodajo in predvsem zmanjša potrebo po improvizaciji.
Namesto vprašanj, kdo ima zadnjo verzijo dokumenta ali kateri podatek je pravilen, imajo podjetja en vir resnice. To je ena tistih prednosti, ki se ne opazi takoj, se pa zelo hitro pozna pri vsakodnevnem delu.
Digitalizacija kot dolgoročna odločitev
Optimizacija in digitalizacija poslovnih procesov nista projekt, ki se zaključi z uvedbo novega sistema. Gre za dolgoročno odločitev, ki vpliva na način dela, kulturo podjetja in sposobnost prilagajanja spremembam.
PANTHEON ERP podjetjem omogoča, da postavijo trdne temelje za rast. Namesto da energijo vlagajo v ročno administracijo in gasilske akcije, jo lahko usmerijo v razvoj, izboljšave in ustvarjanje dodane vrednosti.
V okolju, kjer se poslovni pogoji hitro spreminjajo, je prav to pogosto razlika med podjetji, ki se prilagajajo, in tistimi, ki jih spremembe prehitijo.
