Kako pravilno evidentirati delo od doma

Po izbruhu epidemije koronavirusa so se številna podjetja tako rekoč čez noč soočila z novimi izzivi. Velika sprememba pri poslovanju je delo od doma, ki je za marsikaterega zaposlenega postala nova realnost in vsakdan.

V tem času smo vsi skupaj dokazali, kaj vse lahko naredimo na daljavo in kako se lahko organiziramo za tovrstno delo, ki je postalo naša nova resničnost. Delo na daljavo je odlična priložnost za razvoj novih dobrih poslovnih praks in spodbuja ustvarjalnost, hitro prilagajanje pa je nov element konkurenčnosti, ki bo odločilno vplival na nadaljnji uspeh podjetij.

Delavci so dolžni beležiti delovni čas.

Povečano število obiskov inšpektorjev zaradi kršitve evidenc delovnega časa.

Delovni čas kot obvezna sestavina delovnopravnega razmerja

Delovni čas je obvezen element vsakega delovnega razmerja, zato zakon natančno opredeljuje njegove predpise. Ob letošnji situaciji pa se poraja precej vprašanj o tem, kako zakonodaja ureja delo od doma in kakšne so obveze.  Pravice in obveznosti so tako na delodajalčevi kot na delavčevi strani. Delovni čas je treba natančno opredeliti in ga tudi upoštevati. Posledice kršitve omejitev, ki jih zakon določa glede delovnega časa, so lahko na strani delavca kot na strani delodajalca.

Kakšni so pravni predpisi, ki jih moramo upoštevati pri urejanju delovnega časa dela od doma?

V skladu s 169. členom ZDR lahko delodajalec delavcu v izjemnih okoliščinah enostransko odredi opravljanje dela na drugi lokaciji – v tem primeru delo na domu. Z opravljanjem dela na domu na podlagi enostranske odreditve se delavec ne potrebuje strinjati, saj ne gre za sklenitev pogodbe o zaposlitvi za opravljanje dela od doma, pač pa gre za neko izjemno, enostransko odreditev s strani delodajalca, ki jo je delavec dolžan sprejeti in tudi izvršiti.​

Vsi delavci so zavezani k beleženju delovnega časa, kot je predpisano v Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Tako morajo tudi delavci od doma (ne glede ali gre za delo od doma v rednih ali izrednih okoliščinah) voditi evidenco in vpisovati naslednje:

opravljene ure,

skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,

opravljene ur v času nadurnega dela,

kakršnokoli odsotnost od dela.

PANTHEON Web Light 

PANTHEON Web Light je spletna in uporabniku prijazna rešitev za vodenje celotnega poslovanja. Nudi enostaven način za izdajanje in prevzema računov, naročil in predračunov, potnih nalogov, spremljanje evidence delovnega časa od doma ali iz podjetja, zaloge v skladiščih, inventure in pregleda poslovanja.

VEČ

 

Enostavni nadzor delovnega časa

Zaposleni ima pregled nad dejanskim delovnim časom ter časom, ki se upošteva v obračunu plače za poljubno časovno obdobje z viški (nadurami) in manki ur. V Evidenci  zaposleni tudi spremlja svoje odsotnosti ter ima pregled nad dodeljenim, koriščenim in preostalim dopustom.

Pregled zaposlenih v realnem času

Vodja lahko v realnem času za vse zaposlene preverja status prisotnosti zaposlenega npr. na kateri delovni obveznosti je trenutno: malica, redno delo, službeni izhod in pri kateri stranki ter saldo ur.

Pripravljeno za izpis

Vsak zaposleni kakor tudi vodja ali kadrovik si lahko v .pdf formatu izpiše dejanske in plačane ure za poljubno obdobje.

  Povezano s programom PANTHEON

Ker se vsi podatki iz evidence časa zapisujejo v PANTHEON bazo v modul Kadri | Personalna mapa | Opravila, jih je možno v pripravi obračuna plače preko gumba Prenos iz opravil prenesti v obračun plač. Poleg omenjene možnosti prenosa ur v plače pa se je na samo Evidenco dodala še funkcionalnost izvoza delovnega časa v Excel, ki se ravno tako lahko uvozi v PANTHEON v pripravo obračuna plače preko čarovnika za Uvoz podatkov.

  Avtorizacija za vsakega uporabnika

Ker Evidenca delovnega časa po GDPR velja za občutljive podatke, se je na tem področju dodelalo še avtorizacije. Na primer, da lahko zaposleni vidi samo svoje podatke ter vodja samo podatke zaposlenih, katerim je nadrejen. Preko avtorizacij je možno v PANTHEON-u nastaviti tudi časovno omejitev vpogleda, pisanja, spreminjanja in brisanja delovnega časa. Tako zaposlenemu določimo avtorizacije, da lahko briše oz. spreminja podatke samo za trenutni dan ali pa poljubno število dni za nazaj.

  Zakonska skladnost pri evidenci delovnega časa

Na ta način lahko delodajalec enostavno dostopa do vseh podatkov za obračun plač in pripravi verodostojne podatke v primeru inšpekcijskega pregleda, saj ima takojšen vpogled v delovne ure in morebitne nadure zaposlenih.

Z uporabo PANTHEON Web Light granulami enostavno kreirajte potne naloge, vodite evidenco delovnega časa in varno shranjujte dokumente na enem mestu. Akcijska ponudba treh granul le za 1,99 €/uporabnika.

Granula evidenca delovnega časa – Enostaven sistem planiranja in evidentiranja dela ter odsotnosti zaposlenih. Poleg enostavnega evidentiranja delovnih ur zaposlenih s strani podjetja, program omogoča tudi dostop vsakemu zaposlenemu do lastnih delovnih ur, kontrole dopustov, bolniških odsotnosti …

• Kjerkoli in kadarkoli (delo od doma)
• Pregled v realnem času
• Spremljanje nadur in manjkajočih ur
• Časovna omejitev vnosa, pregleda in brisanja
• Nastavitev avtorizacij 

Pisarna po meri

Situacija s koronavirusom nam je dokazala, da je še kako pomembno, da smo v koraku s tehnologijo.

Izbrane tehnologije, ki podpirajo delo od doma, morajo biti vpeljane v poslovanje premišljeno.

Podjetja lahko na račun hitre vpeljave sprememb v poslovanje prinesejo tudi slabosti pri zagotavljanju informacijske varnosti.

PANTHEON Web Light nudi popolno varnost vaših podatkov. Vsi vaši podatki bodo shranjeni v Telekomovi oblačni podatkovni bazi. S tem bo poskrbljeno za vse zakonske zahteve glede varnosti.