Elektronsko poslovanje: prihranki, ki jih res občutite

V današnjem hitrem poslovnem svetu, kjer čas in denar igrata ključno vlogo, se mnoga podjetja še vedno oklepajo papirnatega poslovanja.

Zakaj? Pogosto slišimo izgovore, kot so: »Naši procesi že delujejo, zakaj bi jih spreminjali?«, »Prehod v ePoslovanje je preveč zapleten in drag«, »Nimamo dovolj znanja za uporabo novih sistemov« ali pa »Naši dobavitelji še vedno pošiljajo papirnate račune, zato nima smisla.«

Ti pomisleki so razumljivi, saj spremembe prinašajo negotovost. Vendar pa lahko prav prehod na ePoslovanje, podprto z ERP rešitvami, prinese občutne časovne in finančne prihranke, ki jih ne gre spregledati. V nadaljevanju si bomo ogledali, kako lahko prihranki prepričajo tudi največje skeptike, da je čas za posodobitev poslovnih procesov.

V članku odgovarjamo na vprašanja:

• Zakaj začeti z elektronskim poslovanjem?
• Kakšne so prednosti in koristi elektronskega poslovanja?
• Koliko lahko v resnici prihranite s prehodom na elektronsko obliko poslovanja?

 

Zakaj začeti z elektronskim poslovanjem?

Na kratko: elektronsko poslovanje je pri obdelavi računov najmanj 5-krat hitrejše. To prihrani čas in zniža stroške.

Poleg tega elektronsko potrjevanje v povprečju 2- do 3-krat skrajša postopek obdelave prejetih računov (s 5 dni na približno 2 dneva).

Natančen prihranek je odvisen od obsega poslovanja, stopnje avtomatizacije in organizacije procesov.

 

Povzetek časovnih prihrankov pri elektronski obdelavi prejetega računa:

• Papirnato poslovanje:
  • Časovno zamudna obdelava: prejem, pregled, vnos, potrjevanje, knjiženje, urejanje in arhiviranje zahteva v povprečju kar 12–30 minut na račun
  • Večja verjetnost napak pri ročnem vnosu
  • Dodatni stroški (tiskanje, arhiviranje)
  • Fizično delo (odpiranje, razvrščanje, shranjevanje)
  • Zamudno dostopanje do dokumentov po fasciklih (pogosto tudi več minut)
• Elektronsko poslovanje:
  • Bistveno hitrejša obdelava računa (1–6 minut na račun)
  • Manj napak zaradi avtomatizacije
  • Nižji stroški (manj ročnega dela)
  • Enostavnejše shranjevanje in iskanje dokumentov
  • Hitro dostopanje do dokumentov v dokumentnem sistemu (5 sekund za iskanje, 5 sekund za posredovanje)

Dodatne prednosti elektronskega poslovanja:

• • Zmanjšanje napak pri vnosu podatkov
  • Hitrejše usklajevanje z dobavitelji
  • Enostavnejše iskanje in dostop do arhiviranih računov
  • Okoljska trajnost (manj papirja)
  • Prijazno do zaposlenih

Namesto pretipkavanja, prelaganja papirja in zamudnega iskanja dokumentov se lahko posvetite nalogam z večjo dodano vrednostjo za svoje podjetje.

Računovodje lahko prevzamejo vloge analitikov in finančnih svetovalcev, prodajna ekipa pa prihranjeni čas nameni odnosom z obstoječimi strankami ter iskanju novih poslovnih priložnosti.

 

Koliko lahko prihranimo z uvedbo elektronskega poslovanja?

Predpostavke in pojasnila

1. Časovni prihranki:
   • Čas je izračunan na podlagi povprečnih vrednosti za ročne in avtomatizirane procese.
   • Pri elektronskem poslovanju je čas minimalen zaradi avtomatizacije v ERP sistemu (npr. e-SLOG, XML formati, integracija z računovodskimi sistemi).
   • Pri papirnatem poslovanju je večja variabilnost zaradi ročnih procesov in možnih napak.
2. Finančni prihranki:
   • Stroški dela so izračunani na podlagi trenutne minimalne »bruto 2« urne postavke 9 EUR/h za administrativno delo (1 min = 0,15 EUR), ki predstavlja minimalni strošek dela podjetja oz. delodajalca.
   • Stroški papirnatega poslovanja vključujejo poštnino (0,50–1,50 EUR), tiskanje (0,20–0,50 EUR) in arhiviranje (0,10–0,30 EUR).
   • Elektronsko poslovanje vključuje minimalne stroške platforme (npr. e-SLOG, 0,10–0,50 EUR na izdani račun, prejem računov pa je brezplačen) ali brezplačno pošiljanje prek e-pošte.
   • Arhiviranje v digitalni obliki je praktično brezplačno oz. z minimalnimi stroški za shranjevanje v oblaku.

Podroben prerez stroškov:

Spodnja tabela primerja časovne in finančne prihranke za vse potrebne korake pri izdaji in prejemu računa v primeru papirnatega in elektronskega poslovanja. Tabela temelji na povprečnih ocenah, ki so značilne za srednje veliko podjetje v Sloveniji. Izračun se nanaša na obdelavo enega računa, pri čemer so stroški in čas povprečni in lahko variirajo glede na specifične procese v vašem podjetju.

Tabela časovnih in finančnih prihrankov pri izdaji in prejemu računa:

Korak	Papirnato poslovanje	Elektronsko poslovanje	Časovni prihranek	Finančni prihranek
Izdaja računa
1. Priprava računa	Ročno vnašanje podatkov v predlogo ali program. Čas: 5–10 min Stroški: 0,75–1,50 EUR (delo)	Avtomatska priprava v ERP sistemu. Čas: 1–2 min Stroški: 0,15–0,30 EUR (delo)	4–8 min	0,60–1,20 EUR
2. Tiskanje in pakiranje	Tiskanje računa, priprava kuverte. Čas: 2–3 min Stroški: 0,50–0,95 EUR (0,30–0,45 delo + 0,20–0,50 material)	Ni potrebe po tiskanju ali pakiranju. Čas: 0 min Stroški: 0 EUR	2–3 min	0,50–0,95 EUR
3. Pošiljanje računa	Pošiljanje po pošti ali fizična dostava. Čas: 1–2 min Stroški: 0,50–1,50 EUR (poštnina)	Pošiljanje prek e-SLOG ali e-pošte. Čas: 0–0,5 min Stroški: 0,05–0,10 EUR	0,5–2 min	0,45–1,40 EUR
Skupaj (izdaja)	Čas: 8–15 min Stroški: 1,75–3,95 EUR	Čas: 1–2,5 min Stroški: 0,20–0,40 EUR	6,5–14 min	1,55–3,55 EUR
Prejem računa
1. Sprejem računa	Fizični prevzem, odpiranje pošte, razvrščanje. Čas: 2–5 min Stroški: 0,30–0,75 EUR (delo)	Avtomatski uvoz prek e-SLOG ali e-pošte. Čas: 0–1 min Stroški: 0–0,15 EUR	1–5 min	0,15–0,60 EUR
2. Obdelava računa	Ročno preverjanje podatkov, usklajevanje. Čas: 5–15 min Stroški: 0,75–2,25 EUR (delo)	Avtomatska validacija v ERP, ročno le pri izjemah. Čas: 1–3 min Stroški: 0,15–0,45 EUR	4–12 min	0,60–1,80 EUR
3. Zajemanje računa	Ročni vnos ali OCR s preverjanjem. Čas: 5–10 min Stroški: 0,75–1,50 EUR (delo)	Avtomatski prenos v ERP sistem. Čas: 0–2 min Stroški: 0–0,30 EUR	3–10 min	0,45–1,20 EUR
4. Arhiviranje	Fizično arhiviranje (mape, prostor). Čas: 2–3 min Stroški: 0,10–0,30 EUR	Digitalno arhiviranje v ERP ali oblaku. Čas: 0 min Stroški: 0–0,05 EUR	2–3 min	0,10–0,25 EUR
Skupaj (prejem)	Čas: 14–33 min Stroški: 1,90–4,80 EUR	Čas: 1–6 min Stroški: 0,15–0,95 EUR	13–27 min	1,75–4,25 EUR

 

Kolikšni so konkretni prihranki ePoslovanja za tipične obsege poslovanja?

Poglejmo si konkretne izračune prihrankov za 4 tipične obsege obdelanih računov.

Spodnja tabela prikazuje skupne časovne in finančne prihranke za prehod iz papirnatega v ePoslovanje za štiri tipične primere obsega izdanih in prejetih računov:

a) 5 izdanih in 5 prejetih računov,

b) 20 izdanih in 10 prejetih računov,

c) 50 izdanih in 15 prejetih računov,

d) 200 izdanih in 100 prejetih računov.

Za izračune bomo zaradi poenostavitve uporabili povprečne vrednosti prihrankov:

• Izdaja: povprečni časovni prihranek = 10,25 min, povprečni finančni prihranek = 2,89 EUR
• Prejem: povprečni časovni prihranek = 20 min, povprečni finančni prihranek = 3,20 EUR

 

Tabela skupnih časovnih in finančnih prihrankov:

Primer	Število računov	Časovni prihranek (minute)	Časovni prihranek (ure)	Finančni prihranek (EUR)
a)	5 izdanih + 5 prejetih	(5 × 10,25) + (5 × 20) = 51,25 + 100 = 151,25 min	151,25 ÷ 60 ≈ 2,52 ure	(5 × 2,89) + (5 × 3,20) = 14,45 + 16,00 = 30,45 EUR
b)	20 izdanih + 10 prejetih	(20 × 10,25) + (10 × 20) = 205 + 200 = 405 min	405 ÷ 60 ≈ 6,75 ure	(20 × 2,89) + (10 × 3,20) = 57,80 + 32,00 = 89,80 EUR
c)	50 izdanih + 15 prejetih	(50 × 10,25) + (15 × 20) = 512,5 + 300 = 812,5 min	812,5 ÷ 60 ≈ 13,54 ure	(50 × 2,89) + (15 × 3,20) = 144,50 + 48,00 = 192,50 EUR
d)	200 izdanih + 100 prejetih	(200 × 10,25) + (100 × 20) = 2050 + 2000 = 4050 min	4050 ÷ 60 ≈ 67,50 ure	(200 × 2,89) + (100 × 3,20) = 578,00 + 320,00 = 898,00 EUR

 

Pojasnila

1. Časovni prihranki:
   • Izračunani so kot vsota prihrankov za izdajo (10,25 min/račun) in prejem (20 min/račun) pomnoženi s številom računov.
   • Minute so pretvorjene v ure za lažjo predstavo (deljeno z 60).
2. Finančni prihranki:
   • Izračunani so kot vsota prihrankov za izdajo (2,89 EUR/račun) in prejem (3,20 EUR/račun) pomnožena s številom računov.
   • Vključujejo prihranke pri delu, poštnini, tiskanju in arhiviranju, kot je opisano v prejšnji tabeli.
3. Predpostavke:
   • Zaradi poenostavitve so uporabljene povprečne vrednosti prihrankov.
   • Prihranki ne vključujejo dodatnih koristi, kot so zmanjšanje napak ali prihranek prostora za arhiviranje, ki lahko bistveno povečata skupne prihranke.
   • Predpostavlja se, da elektronsko poslovanje poteka prek ERP sistema z integracijo e-SLOG, kar omogoča visoko stopnjo avtomatizacije.

Povzetek dejanskih prihrankov v praksi:

• Za majhno podjetje (primer a): Prihranek 2,5 ure in 30 EUR na mesec je že pomemben za manjše računovodstvo.
• Za srednje veliko podjetje (primer d): Prihranek 67,5 ur (9 delovnih dni) in skoraj 900 EUR mesečno bistveno zmanjša operativne stroške in sprosti čas za druge naloge.
• V kalkulaciji je upoštevana minimalna urna postavka. Višja urna postavka prehod v ePoslovanje naredi še bolj privlačen, saj so pri enakem obsegu dela zaposlenih prihranki še bistveno večji.

 

Kalkulator za vaše podjetje

Če želite izračun prihrankov za svoje podjetje, nam posredujte ključne podatke in stopite v stik z nami na telefonski številki 01 252 89 50 ali prek e-pošte prodaja@datalab.si.