Bi moralo vaše podjetje poslovati brezpapirno?

Vse več malih podjetij posluje brez papirja. Nova in spreminjajoča se tehnologija nam je dala orodja, ki jih potrebujemo za prehod iz prepolnih omar z dokumenti v organiziran digitalni format.

Predstavljamo vam prednosti pisarne brez papirja, da se boste lažje odločili, ali je brezpapirno poslovanje pametna odločitev za vaše majhno podjetje.

Prednosti brezpapirnega poslovanja

Okolju prijazno: Papir predstavlja 25% odpadkov na odlagališčih in, če bi zmanjšali uporabo pisarniškega papirja za samo 10%, bi to preprečilo emisijo 1,6 milijona ton toplogrednih plinov. In tu gre samo za papir, ne da bi upoštevali še proizvodnjo in odstranjevanje kartuš s črnilom ter energijo, ki jo porabijo tiskalniki. Prehod v brezpapirno poslovanje je okoljsko ozaveščena odločitev.

Stroškovni prihranki: Velika prednost, ki jo prinaša brezpapirno poslovanje, je tudi zmanjšanje stroškov. Pomislite, koliko mesečno porabite za papir, črnilo, poštnino in prostor ter ostale stvari, ki podpirajo papirno poslovanje. Ne pozabite tudi na prostor za shranjevanje vseh vaših fizičnih hramb in dokumentov. Vse to lahko zelo poveča stroške pisarne. Z vsemi temi prednostnimi sčasoma pride do velikega prihranka za vaše malo podjetje.

Enostaven dostop: Brezpapirnost pomeni, da so vsi vaši pomembni dokumenti in podatki digitalizirani. Lahko jih varnostno kopirate v oblak in do njih dostopate preko spleta. Preko spleta boste vedno mobilni, saj program prek spletnega brskalnika omogoča, da poslujete od koderkoli, enostavno izdajate in prejemate račune ter izmenjujete dokumente z računovodskim servisom. Tako postanete mobilni, delate kjerkoli in ostanete produktivni.

Večja organiziranost: Če ste kdaj izgubljali čas, ko ste premetavali neurejeno omarico, kupe papirja ali prašne fascikle, da bi našli tisto, kar iščete, veste, kako mučno je lahko iskanje po papirnih dokumentih. Ko ustvarite pisarno brez papirja, ustvarite digitalni datotečni sistem, ki ga je sčasoma lažje organizirati, prilagajati in po njem iskati.

Koraki do brezpapirne pisarne

Podjetja še vedno veliko poslovne dokumentacije ustvarijo v papirni obliki, zato je prvi korak k brezpapirnemu poslovanju digitalizacija vse ključne dokumentacije podjetja.

1. Zajem dokumentov – Nič več pretipkavanja!

Zajem podatkov predstavlja prvi korak k brezpapirnemu poslovanju.

Podjetja dostavljajo in izdajajo različne papirne ali elektronske dokumente: dobavnice, račune, pogodbe in podobno. Dokumente izdajajo tudi elektronsko ali jih posredujejo s pomočjo zunanjih aplikacij. Ob vsej tej mešanici , prevzemu in obdelavi dokumentov iz različnih virov lahko prihaja do napak, zaradi česar je delo zelo zamudno. Če želite to opraviti enostavno in brez zapletov, je rešitev za digitalni zajem in optično branje dokumentov ključnega pomena. Z optičnim branjem OCR boste poskrbeli za prepoznavanje vsebine skeniranih dokumentov in zajeli podatke iz papirnatega dokumenta v elektronsko obliko.

2. Celovita rešitev za obvladovanje dokumentacije – Dokumentni sistem

Dokumentni sistem (DMS) ni le rešitev za obvladovanje in deljenje dokumentov, temveč tudi nudi podporo internim procesom v podjetju. Prvotni namen rešitve je upravljanje dokumentov, ki omogoča elektronski zajem in obvladovanje delovnih tokov z upravljanjem celotne dokumentacije v podjetju. Sistem zagotavlja hitrejši pretok dokumentov v podjetju, znižuje stroške ravnanja z dokumenti in omogoča učinkovit dostop do dokumentov in informacij v trenutku, ko jih potrebujemo.

3. Vnaprej definirani poslovni procesi

Definirajte korake v poslovnih procesih, ki se vsak dan odvijajo v vašem podjetju. Čas je, da rutinske, ponavljajoče se naloge, ki vam kradejo čas, optimizirate, avtomatizirate in pospešite. Dokumente vodite skozi vnaprej definirane procese in tako obvladujte celotno življenjsko pot obdelave dokumentov. Rešitev poskrbi za samodejno posredovanje nalog do odgovornih oseb in brezpapirno potrjevanje dokumentacije.

4. Varna hramba

Poleg tega, da se z brezpapirnim poslovanjem izognemo kopičenju dokumentacije, tiskanju in pretipkavanju, zagotovimo tudi jasno sledljivost nad kreiranjem, vpogledi in popravki dokumentov. Na tak način jim torej zagotovimo pravno veljavo in jih lahko dolgoročno hranimo v namenskih arhivih. Vpeljava PANTHEON DMS-a je vsekakor zaželena, saj z njo dosti lažje poskrbimo za skladnost z zakoni o hrambi dokumentacije, hkrati pa optimiziramo določene administrativne procese in tako prihranimo čas in olajšamo delo zaposlenim.

Odločitev za brezpapirno poslovanje se razlikuje od podjetja do podjetja in zagotovo ni univerzalna odločitev, ki je primerna za vsako podjetje. Najpomembnejši del odločitve za brezpapirnost je seznanitev z vsem, kar takšno poslovanje prinaša. Le tako se lahko odločite, ali bodo koristi večje od izzivov. Nato ustvarite sistematičen postopek, ki vam ne bo prinesel le prednosti brezpapirnega poslovanja, temveč bo hkrati pomagal izboljšati vašo učinkovitost.