5 ključnih poslovnih kriterijev za izbor ERP rešitev

V svoji knjigi Paradoks izbire avtor Barry Schwartz navede argument, da je problem izbora standarden problem sodobne družbe, ko je izbor prevelik. To trditev je podkrepil s številnimi raziskavami. Trdi, da če je število možnosti večje od 4, izbor predstavlja problem. Izobilje izbora nas ne osrečuje niti nam ne prinaša zadovoljstva. Ravno nasprotno; prevelik izbor nas paralizira in frustrira. Razlog je enostaven: strah pred tem, da bi zgrešili oz. se narobe odločili.

Ker na tržišču poslovnih programov na trgu v regiji posluje nekaj sto ponudnikov poslovnih programov, je jasno, da izbor postaja resen problem. In to ne le kot tehnična kategorija, temveč, kot navaja avtor knjige, psihološka kategorija.

Kaj lahko storimo, da bi to olajšali? Ali obstajajo bližnjice po katerih lahko operativno spremenimo, kako si olajšati izbor?

Menimo, da obstajajo. Na podlagi naših izkušenj bomo z vami delili bližnjice, ki nam in našim uporabnikom pomagajo pri izbiri primernega poslovnega programa.

Top 5 kriterijev za izbor ERP rešitev

#1: Podpora lokalnega partnerja

Kako pomembna je pomoč, so se prepričali vsi tisti, ki so jo kdaj potrebovali. Resnici na ljubo drži, da dokler pomoči ne potrebujete, je kvaliteta podpore zanemarljiva, vendar prav sigurno vsi, ki ste kdaj dolgo čakali na glas podpornika, skozi slušalko telefona pa se je v nedogled ponavljala avtomatizirana melodija, veste o čem govorimo.

Podpora je najpomembnejši kriterij. Zelo enostavno: programsko opremo boste kupili, plačali, implementirali in to je to. Šele ko jo boste začeli res uporabljati boste videli, da to kaj pomeni kvalitetna podpora posamezniki razumejo na različne načine.

Nekdo bi ob tem skomignil z rameni in rekel »čemu pa mi služi podpora, ko se enkrat naučim delati s programom?«. Pomislite. Podjetja rastejo, se razvijajo, menjajo strateške usmeritve, uvajajo nove proizvode in ponudbo, zaposlujejo nove osebe itd.

Poslovni program ERP kategorije je zamišljen kot orodje, ki pomaga pri delu in sledi poslovnim procesom – popolnoma jasno je, da za vse prej naštete aktivnosti potrebuje podporo.

#2 Spremljanje delovanja sistema s strani proizvajalca

Kaj to pravzaprav pomeni? Kar je zgoraj napisano, deluje precej megleno in nejasno. V samem bistvu pa je zgornjo trditev preprosto razumeti, če delovanje sistema primerjate z npr. delovanjem avtomobila. Vsako leto proizvajalci avtomobilov lansirajo nov model z naprednim delovanjem. Kako vedo, kaj naj izboljšajo? Vedo, ker sledijo in testirajo delovanje svojih proizvodov tako v testnem kot v realnem okolju.

Vsakič sicer ne zadenejo v polno, vendar s postopnimi nadgradnjami avtomobili danes niso niti malo podobni tistim izpred nekaj let. Tukaj so računalniki, avtomatska regulacija zdrsa pogonskih koles, enakomerna porazdelitev zavorne sile in raznorazni pametni dodatki, ki jih proizvajalci vgrajujejo in so pravzaprav rezultat sledenja delovanja predhodnih različic.

Vrnimo se nazaj na programsko opremo. S programsko opremo je še toliko bolje! To pa zato, ker ko kupujete avtomobil in bo proizvajalec v nov model vnesel raznorazne bombončke in izboljšave, ne boste dobili novega avtomobila (kdo ve, morda bomo v prihodnosti deležni Car-as-a-Service, a do takrat lahko o tem le sanjamo), temveč boste morali nov avto kupiti. S programsko opremo je situacija mnogo boljša. Program enostavno nadgradite in že imate najnovejšo različico z vsemi novostmi, ki so se medtem pojavile. Simpatično, kajne?

#3 Zmožnost sistema, da zadovolji poslovne potrebe

ERP sistemi se kupujejo, da bi pomagali, podprli in izboljšali poslovanje. Prav zaradi tega je ta kriterij še posebej pomemben. Ni važno, kako močan je ERP sistem, če ta ni prilagodljiv ali zmožen pripomoči k izboljšanju vašega poslovanja, saj je kot tak za podjetje ničvreden.

Kot smo že omenili, vsako podjetje s časom raste in se razvija. To pomeni, da mora programska oprema nuditi – če že ne vsega – vsaj prve tri točke s spodnjega seznama:

• fleksibilen in prilagodljiv sistem za poročanje,
• podporo za širok razpon poslovnih procesov,
• podporo za načrtovanje (če tega nima, to ni ERP 🙂 ),
• možnost razširitve z internimi ali zunanjimi orodji.

To pa ni vse. Poslovni program je orodje, ki ga podjetje kupi za uporabo na dolgi rok. Ne gre za enkratno operacijo. Če v samem začetku ne razmislite temeljito in če vsaj ne poskusite predvideti svojih poslovnih potreb v prihajajočih letih, obstaja velika verjetnost, da boste rešitev, ki se danes zdi ravno pravšnja, že jutri prerasli. Imate podobno izkušnjo z nakupom oblek za svečane priložnosti, kajne?

#4 Potencial kontinuiranega razvoja rešitve

Tu je pravzaprav govora o moči podjetja, ki poslovne programe proizvaja, da le-te kontinuirano izboljšuje. O kakšni moči govorimo? Zelo enostavno: govorimo o moči podjetja, ki izdeluje poslovne programe, ki se meri z njenimi finančnimi rezultati (ali ima dovolj prihodkov in dobička), s številom zaposlenih v razvoju in podpori kot tudi v trendih čez čas. Danes je te parametre relativno enostavno preverjati, saj obstajajo javno dostopne baze podatkov s temi informacijami. Poleg tega številna podjetja poslujejo na borzi (sem spada tudi Datalab) in so letna poročila o poslovanju že zaradi tega javno dostopna.

Zakaj je to pomembno za uporabnike? Zelo enostavno: moč podjetja omogoča nadaljnji razvoj in izboljšave tako firme, kot tudi proizvodov. Seveda je napredek proizvodov velikega pomena za končne uporabnike. Jasno je, da imamo tudi danes na trgu podjetja, ki še vedno trdijo, da »ni boljšega od DOS programske rešitve«, vendar bodimo realni. Ali bi danes prej izbrali Yuga ali solidnega Passata (niti ni ni nujno, da najnovejši model)?

 

#5 Cena ERP sistema

Zadnji, a ne manj pomemben kriterij, je cena. Ko govorimo o ceni ni vprašanje le cena nakupa oziroma koliko nas bo ERP sistem stal v samem štartu. Vprašanje so skupni stroški namestitve, uporabe in vzdrževanja poslovnega programa (ang. kratica TCO – Total Cost of Ownership).

Nasvet: vedno izračunajte (ali vsaj poskusite izračunati), koliko vas bo poslovni program stal za obdobje 3, 5 ali več let. 

Vzemite v obzir, da so licence programske opreme le eden od parametrov za formiranje cene poslovnega programa. Implementacija poslovnega programa je druga stvar, okoli katere se pogosto “lovimo”. In ta je najpogosteje zanemarljiva. Kaj pa je potem pomembno?

Dolgoročni stroški podpore in novih različic. Licence boste kupili in to je to. ERP boste implementirali takoj in to je zaključeno. Vsi poznejši stroški spadajo v podporo po implementaciji. Lahko da bo šlo za enostavno nalogo za tehnično podporo, v smislu »kako naredim to ali ono« ali »kje naj kliknem, da dobim to ali ono poročilo« ter vse do mini projektov, med katerimi so mini implementacije konkretne razširitve ERP rešitve v okvirju želje po razširitvi osnovnih funkcionalnostih zaradi novih poslovnih procesov.

Primerov je nešteto, preveč, da bi vse zapisali v tej objavi. Vendar ne pozabite, da smo za vsa vprašanja vedno na voljo.

Našteli smo 5 – po našem mišljenju in izkušnjah – ključnih poslovnih parametrov. To vsekakor ne pomeni, da so to vsi kriteriji. Spomnili vas bomo še na tiste, za katere vsekakor mislimo, da so pomembni, a ne spadajo med top 5:

• kvalitetna dokumentacija,
• funkcionalnost sistema,
• enostavna uporaba,
• enostavna implementacija,
• kompatibilnost sistema z obstoječo opremo.

Upamo, da smo vsaj malo doprinesli k razumevanju te kompleksne problematike in da vam bodo informacije iz te objave pomagale na poti do uspeha!