Spletni potni nalogi v PANTHEON-u: uredite službeno pot kar na telefonu

Po obisku stranke ali poslovnega partnerja je treba urediti še podatke o službeni poti. Zapisati čas odhoda in vrnitve, preveriti kilometre ter priložiti račun za parkirnino. Če zaposleni to preložijo na konec tedna ali meseca, se podrobnosti težje spomnijo, račune pa je treba poiskati med drugimi dokumenti. Računovodstvo medtem čaka na podatke, ki jih potrebuje za obračun.

Spletni potni nalogi omogočajo, da zaposleni del teh obveznosti uredijo že med potjo. Z Granulo Potni nalogi lahko na mobilnem telefonu ustvarijo potni nalog, vnesejo podatke o poti in dodajo stroške s pripadajočimi dokazili. Pripravljeni podatki in dokumentacija se nato prenesejo v računovodsko službo v PANTHEON-u.

Podatke o poti vnesite, ko jih imate pri roki

Pri službenih poteh pogosto največ časa vzame naknadno zbiranje podatkov. Zaposleni preverja naslov obiskanega podjetja, išče račun za parkiranje in ugotavlja, ob kateri uri se je vrnil. Če v istem obdobju opravi več poti, je treba paziti še, da stroške in dokazila pripiše pravemu potnemu nalogu.

Granula Potni nalogi omogoča hiter spletni vnos tudi prek mobilnega telefona. Zaposleni lahko ustvari nov potni nalog in mu doda vozilo, cilj poti pa izbere iz šifranta subjektov ali ga poišče z Googlovim iskanjem. Na voljo je tudi samodejni izračun kilometrine.

Možnost sprotnega vnosa je uporabna predvsem za zaposlene, ki pogosto obiskujejo stranke, dobavitelje ali različne poslovne lokacije. Podatke lahko uredijo, ko jih še dobro poznajo, namesto da bi jih pozneje sestavljali iz koledarja, sporočil in računov.

Kilometrina in dnevnice v okviru potnega naloga

Poleg cilja poti je za pripravo potnega naloga pomemben tudi čas njenega trajanja. Ob vnosu predvidenega časa službene poti se dnevnice samodejno preračunajo, zato jih zaposlenemu ni treba izračunavati ločeno.

Uporaba Google Zemljevidov pomaga pri podatkih o poti in kilometrini. Zaposleni tako pri pripravi potnega naloga uporablja povezane funkcionalnosti, ne da bi moral razdalje preverjati posebej in jih nato prepisovati v drugo evidenco.

S tem je priprava podatkov enostavnejša, računovodska služba pa prejme potni nalog, v katerem so zbrane informacije za nadaljnjo obravnavo.

Račun za parkirnino priložite že med potjo

Med službeno potjo lahko nastanejo tudi dodatni stroški, za katere je treba predložiti dokazila. Račun za parkirnino je denimo preprosto spraviti v žep ali avtomobil in nanj pozabiti do priprave obračuna. Takrat se začne iskanje, včasih pa je treba dodatno pojasnjevati, na katero pot se posamezni strošek nanaša.

V Granuli Potni nalogi lahko zaposleni doda strošek in s kamero telefona priloži sliko računa. Dokazilo tako doda ob vnosu stroška, ko ga ima pri roki.

Zaposleni ima tudi vpogled v stroške, za katere je dokazila že predložil, in tiste, pri katerih jih mora še dodati. Tako lažje preveri, kaj mora dopolniti, preden je dokumentacija pripravljena za računovodstvo.

Pregled nad svojimi potnimi nalogi

Pri večjem številu službenih poti je pomembno, da lahko zaposleni preveri tudi že vnesene potne naloge. Seznam potnih nalogov mu omogoča pregled svojih nalogov in njihovih statusov, zato lahko spremlja, kaj je že pripravil in v kakšnem stanju je posamezni nalog.

Takšen pregled olajša sprotno urejanje evidenc. Zaposlenemu se ni treba zanašati na lastne zapiske ali po elektronski pošti iskati, katere podatke je že posredoval računovodstvu.

 

Od spletnega vnosa do računovodstva v PANTHEON-u

Spletni vnos je posebej uporaben, kadar so podatki povezani z nadaljnjim delom v podjetju. Pripravljeni potni nalogi se skupaj z dokumentacijo prenesejo v računovodsko službo v PANTHEON-u. Zaposleni podatke vnese prek spletne rešitve, računovodstvo pa jih prejme v okolju, v katerem opravlja svoje delo.

Granule so dodatne storitve za podjetja, ki uporabljajo spletno licenco iz družine PANTHEON Web. Posameznim zaposlenim omogočajo dostop do izbranih funkcionalnosti, kot so spletni potni nalogi, brez najema dodatnih krovnih licenc. Tako lahko pri pripravi podatkov sodelujejo tudi zaposleni, ki za svoje delo ne potrebujejo dostopa do širšega nabora funkcionalnosti programa.

Povezava z Granulo Dokumenti in opravila

Pri urejanju dokumentacije lahko zaposleni uporabi tudi Granulo Dokumenti in opravila. V njej vnese dokument, na primer prejeti račun, ter ga opremi s podatki o vrsti dokumentacije, klasifikaciji in subjektu. Doda lahko tudi ustrezne datume in opombo.

S kamero telefona zajame dokument in ga shrani v Dokumentacijo. Shranjeni dokument je nato takoj viden v PANTHEON-u uporabnikom z ustreznimi avtorizacijami. Takšen način dela je uporaben pri dokumentih, ki jih zaposleni prejme zunaj pisarne in jih želi sproti posredovati sodelavcem v nadaljnjo obravnavo.

Manj naknadnega zbiranja podatkov po službeni poti

Urejanje potnega naloga je lažje, če zaposleni podatke vnese sproti, račun fotografira ob nastanku stroška in lahko pozneje preveri, ali je priložil vsa dokazila. Ob vrnitvi se tako izogne delu naknadnega zbiranja dokumentacije, računovodstvo pa ima na voljo podatke za nadaljnjo obravnavo.

Granula Potni nalogi povezuje spletni vnos, podatke o kilometrini, samodejni preračun dnevnic in dodajanje stroškov z dokumentacijo. Zaposlenim omogoča, da službeno pot uredijo tudi na telefonu, podjetju pa olajša postopek od vnosa podatkov do njihovega prenosa v računovodstvo.

Želite poenostaviti urejanje službenih poti v svojem podjetju?

Pišite nam na prodaja@datalab.si in preverite, kako vam lahko pri tem pomagajo spletni potni nalogi v PANTHEON-u.