Kupec želi naročiti blago, prodaja preveri zalogo in potrdi dobavo. Zaplete se nekoliko pozneje, ko se izkaže, da je del količine že rezerviran za drugega kupca, preostanek pa ne zadošča za celotno naročilo. Nabava mora preveriti, kaj je treba dodatno naročiti, skladišče čaka na navodila za odpremo, prodaja pa kupcu pojasnjuje, zakaj bo dobava drugačna od dogovorjene.

Pri večjem številu naročil takšne situacije niso redke. Za zanesljivo dobavo namreč ni dovolj poznati trenutnega stanja zaloge. Vedeti morate tudi, komu je blago že namenjeno, katera naročila še čakajo na obdelavo in kaj je treba naročiti pri dobaviteljih. Dodatne rešitve PANTHEON na področju blaga podpirajo posamezne korake tega procesa, od načrtovanja nabave in pregleda rezervacij do obdelave elektronskih naročil ter spremljanja dobave.

Zaloga v skladišču še ne pomeni, da je blago na voljo

Če imate na zalogi sto kosov artikla, jih lahko na prvi pogled brez težav ponudite novemu kupcu. Toda če je osemdeset kosov že rezerviranih za odprta naročila, je dejansko stanje za naslednjo prodajo precej drugačno. Brez pregleda rezervacij lahko isto blago obljubite več kupcem ali primanjkljaj odkrijete šele pri pripravi odpreme.

Rešitev Pregled rezervacij in zalog v PANTHEON-u omogoča vpogled v naročene, rezervirane in še nerezervirane količine po posameznih naročilih in artiklih. Tako lahko preverite, katera naročila so že v celoti pokrita z rezervacijami in pri katerih bo treba zagotoviti dodatno blago.

Za širši pregled je na voljo tudi zbirni prikaz po artiklih, ki združuje trenutno zalogo, skupno naročeno in rezervirano količino ter razliko med naročenimi in rezerviranimi količinami. Nabava lahko na tej podlagi lažje prepozna potrebe po dodatnem naročanju, prodaja pa preveri, katera naročila zahtevajo uskladitev dobave. Pomembno je predvsem, da oba oddelka izhajata iz enakih podatkov.

Nabavo načrtujte glede na dejanske potrebe

Ko primanjkljaj postane očiten, je pogosto treba ukrepati hitro. Vendar nujno naročanje ni najboljša osnova za dolgoročno upravljanje zalog. Podjetje lahko zaradi previdnosti naroča preveč in v skladišču veže denar, pri drugih artiklih pa kljub temu vedno znova ostaja brez potrebnih količin.

Pametno nabavno planiranje (MRP) v PANTHEON-u omogoča samodejno ustvarjanje nabavnih predlogov na podlagi trenutnih zalog, minimalnih in maksimalnih zalog, prodaje v izbranem obdobju, parametrov na artiklih ter odprtih naročil kupcev. Nabava tako pri načrtovanju upošteva več dejavnikov, ki vplivajo na potrebe podjetja.

Na podlagi izračunov sistem pripravi predloge nabavnih naročil, ki jih odgovorna oseba pregleda, potrdi ali prilagodi. Presoja ostaja v rokah nabave, priprava predlogov pa zahteva manj ročnega zbiranja podatkov in usklajevanja Excel tabel. Naročila so pripravljena v standardizirani obliki za nadaljnjo obdelavo ali pošiljanje dobaviteljem.

Takšen način dela pomaga pri natančnejšem načrtovanju količin in boljšem odzivanju na prodajo. Hkrati podjetju omogoča, da lažje uravnava zaloge in zmanjša količino kapitala, vezanega v blagu, ki ga trenutno ne potrebuje.

Elektronsko naročilo obdelajte brez prepisovanja

Pomemben del dela nastane že ob prejemu naročila. Preveriti je treba kupca, prepoznati artikle, vnesti količine in ugotoviti, ali je blago na voljo. Če zaposleni podatke iz vsakega prejetega dokumenta prepisujejo ročno, se z večanjem števila naročil podaljšuje tudi čas do njihove obdelave.

Rešitev Od eNaročila do dobave omogoča samodejni zajem elektronskih naročil, prejetih prek bizBox ali drugih elektronskih poti, njihovo arhiviranje v dokumentnem sistemu in uvoz v PANTHEON. Sistem prepozna kupca in naročene artikle, preveri podatke ter ustvari naročilo kupca za nadaljnjo obdelavo. Večje število prejetih naročil je mogoče obdelati hkrati.

Pri tem je pomembno tudi preverjanje podatkov. Neobstoječe šifre artiklov, manjkajoče povezave med kupčevimi oznakami in artikli ali nepopolni podatki naročila so prikazani uporabniku, ki lahko nepravilnosti odpravi v postopku uvoza. S tem se zmanjša možnost, da bi napako odkrili šele pri izdaji blaga ali pripravi računa.

Če blaga ni dovolj, naj bo način obravnave jasen

Ob uvozu naročila sistem preveri tudi razpoložljivost zalog. Uporabnik vidi naročeno količino, razpoložljivo zalogo in morebitni manjkajoči del, nadaljnja obravnava pa je odvisna od poslovnih pravil podjetja.

Razpoložljivo količino je mogoče pripraviti za odpremo, preostanek pa pustiti odprt za poznejšo dobavo. Druga možnost je dobava razpoložljive količine in zaključek manjkajočega dela naročila. Artikel je mogoče tudi izločiti iz naročila in kupca o tem samodejno obvestiti.

Po obdelavi sistem pripravi in pošlje elektronsko potrditev naročila (ORDRSP), s katero kupec prejme podatke o potrjenih količinah, delnih dobavah, spremembah dobavnih rokov ali zavrnjenih artiklih. Informacije se prenesejo neposredno v njegov informacijski sistem, zato je manj potrebe po dodatnem pojasnjevanju po telefonu ali elektronski pošti.

Podatki za izdajo blaga naj bodo dostopni skupaj

Tudi ko je naročilo potrjeno, zaposleni pri pripravi dobave potrebujejo več informacij. Katere količine so bile že izdane? V katerem skladišču je blago? Katere serijske številke so na voljo in kakšni so roki uporabnosti? Ali je manjkajoče blago že naročeno pri dobavitelju?

Prodajni asistent te podatke združuje v enem pregledu. Uporabniki lahko spremljajo naročila kupcev in njihove postavke, izdane količine po dokumentih, stanje zalog po skladiščih, razpoložljive serijske številke, roke uporabnosti ter povezana naročila dobaviteljem.

Iz samega pregleda je mogoče neposredno pripraviti tudi dobavnico. To olajša delo zaposlenim, ki vsakodnevno obdelujejo večje število naročil, saj lahko preverjanje podatkov in pripravo dokumenta opravijo v istem okolju.

Na vprašanje »Kje je naročilo?« odgovorite z ažurnim podatkom

Kupec, ki preverja svojo dobavo, pričakuje konkreten odgovor. Za prodajo je zato pomembno, da lahko hitro ugotovi, ali je naročilo še v obdelavi, je blago rezervirano, se pripravlja na odpremo ali je že odpremljeno.

Rešitev Življenjski status naročila v realnem času omogoča spremljanje naročila od prejema do izdaje računa. Statusi so enotni za prodajo, skladišče in finance, spremembe v procesu pa se v njih odrazijo samodejno. Zaposlenim zato ni treba za vsako poizvedbo posebej preverjati stanja pri sodelavcih.

Ob tem ostajajo povezani tudi dokumenti, ki nastajajo med obdelavo: prejeto eNaročilo, potrditev naročila, naročilo kupca, dobavnica in račun. Če pride do vprašanja ali odstopanja, je mogoče pregledati celotno zgodovino poslovnega dogodka.

Izboljšave začnite tam, kjer se naročila najpogosteje ustavijo

Pri urejanju poti od naročila do dobave je smiselno najprej preveriti, kateri korak vam povzroča največ težav. Morda nabava porabi preveč časa za pripravo naročil, prodaja nima jasnega pregleda nad rezervacijami ali pa zaposleni še vedno prepisujejo podatke iz elektronskih naročil. Drugje največ časa vzame preverjanje, kaj je bilo že dobavljeno in kaj še čaka na odpremo.

Dodatne rešitve PANTHEON lahko podprejo ta področja z bolj urejenim načrtovanjem, obdelavo in pregledom podatkov. Ko prodaja, nabava in skladišče vedo, kaj je naročeno, kaj je razpoložljivo in v kateri fazi je dobava, lažje uskladijo svoje delo in kupcu podajo zanesljivo informacijo.

Želite izboljšati načrtovanje nabave in obdelavo naročil v svojem podjetju?

Poglejte katalog rešitev in preverite, katere dodatne rešitve PANTHEON so primerne za vaše poslovne procese.