Koliko vsakodnevnih opravil v podjetju bi lahko potekalo samodejno?

V vsakem podjetju obstajajo opravila, ki se ponavljajo iz dneva v dan. Preverjanje zalog, obdelava naročil, potrjevanje računov, pošiljanje dokumentov, spremljanje plačil, priprava poročil, urejanje dokumentacije zaposlenih. Posamezno opravilo morda vzame le nekaj minut, skupaj pa predstavljajo precejšen del delovnega dne.

Težava pogosto ni v enem velikem, zapletenem procesu, temveč v številnih majhnih korakih, ki še vedno zahtevajo ročno preverjanje, vnos podatkov ali posredovanje informacij sodelavcem. Prav na teh mestih lahko avtomatizacija najbolj konkretno razbremeni vsakodnevno delo.

V PANTHEON-u so zato poleg standardnih funkcionalnosti na voljo dodatne rešitve za različne poslovne procese. Več kot 40 smo jih zbrali v novem Katalogu rešitev, kjer jih lahko pregledate glede na področje svojega dela.

 

Od naročila in zaloge do dobave

Na področju blaga se velik del vsakodnevnega dela vrti okoli istega vprašanja: kaj je naročeno, kaj je trenutno na zalogi, kaj je že rezervirano in kaj je treba naročiti pri dobavitelju?

Rešitve v katalogu zato med drugim pokrivajo obdelavo naročil, pregled rezervacij in zalog, nabavno planiranje ter pripravo odprem. Prodajni asistent na primer na enem mestu združuje informacije o naročilih kupcev, izdanih količinah, trenutnem stanju zalog po skladiščih, serijskih številkah, rokih uporabnosti in povezanih naročilih dobaviteljem.

Drugačen primer je samodejno ustvarjanje naročil za primarnega dobavitelja. Ko zaloga posameznega artikla pade pod določeno minimalno količino, lahko PANTHEON sproži nabavni proces, ne da bi moral zaposleni stanje neprestano preverjati ročno.

V praksi to pomeni, da prodaja lažje preveri, ali je blago na voljo, skladišče ima boljši pregled nad odpremo, nabava pa lahko pravočasno poskrbi za manjkajoče količine.

Finance brez nenehnega preverjanja rokov in statusov

Tudi pri financah veliko časa vzamejo opravila, ki niso zahtevna, vendar jih je treba izvajati dosledno. Eden takšnih primerov je spremljanje zapadlih računov.

Namesto ročnega preverjanja lahko sistem spremlja roke zapadlosti izdanih računov in ob izpolnjenih pogojih sproži nadaljnji proces, na primer SMS obvestilo kupcu. Podobno je mogoče sistematično spremljati in obravnavati reklamacije računov.

Avtomatizacija pri tem ne pomeni samo prihranka časa. Pomembno je predvsem, da postopek ni odvisen od tega, ali se je nekdo spomnil preveriti določeno evidenco ali pravočasno opraviti naslednji korak.

Dokument pride do prave osebe

Precej časa se lahko izgubi tudi pri procesih, pri katerih mora isti dokument skozi več rok.

Dober primer so prejeti računi. Če ima podjetje več ravni odobravanja, lahko dokument po prejemu samodejno vstopi v vnaprej določen proces potrjevanja. Odgovorna oseba se določi glede na nastavitve pri dobavitelju, uporabniki pa lahko spremljajo, ali je dokument še v procesu potrjevanja, zavrnjen ali že zaključen.

Podoben princip je mogoče uporabiti tudi pri drugih dokumentih in procesih. Namesto pošiljanja priponk po elektronski pošti in preverjanja, kdo je dokument že pregledal, so odgovornosti in statusi procesa določeni znotraj sistema.

Kadrovski procesi se ne končajo pri obračunu plač

Pri večjem številu zaposlenih hitro nastane še ena skupina ponavljajočih se opravil. Dokumente je treba pripraviti, poslati, potrditi in ustrezno shraniti, ob prihodu ali odhodu zaposlenega pa mora več različnih oseb pravočasno opraviti svoj del postopka.

Med rešitvami v katalogu so zato tudi procesi za zaposlovanje in odhod zaposlenih, pošiljanje in arhiviranje kadrovske ter plačne dokumentacije ter pošiljanje in potrjevanje varnostnih procedur.

Pri odhodu zaposlenega je na primer treba poskrbeti za vračilo opreme, zaključevanje kadrovskih evidenc ter deaktivacijo uporabniških računov, licenc, e-pošte in drugih dostopov. Z vnaprej določenim procesom je bistveno lažje zagotoviti, da noben od potrebnih korakov ne ostane spregledan.

Podatki so uporabni šele, ko jih lahko hitro uporabimo

Avtomatizacija pa ni omejena samo na izvajanje opravil. Pomemben del učinkovitega poslovanja je tudi dostop do informacij.

Rešitve s področja sistema in poročanja omogočajo boljši pregled nad podatki, ki že nastajajo v PANTHEON-u. APOLON na primer na nadzorni plošči združuje ključne kazalnike s področij prodaje, financ, fakturiranja, nabave in zalog. Namesto pregledovanja različnih izpisov so pomembne informacije zbrane na enem mestu.

Enak cilj imajo tudi druge rešitve v katalogu: zmanjšati število vmesnih korakov med podatkom, ki ga potrebujete, in odločitvijo oziroma nalogo, ki jo morate opraviti.

 

Začnite pri procesu, ki vam vzame največ časa

Avtomatizacija poslovanja ne pomeni nujno velikega projekta, pri katerem je treba naenkrat spremeniti vse procese v podjetju. Pogosto je bolj smiselno najprej pogledati vsakodnevna opravila in ugotoviti, kje zaposleni izgubljajo največ časa z ročnim vnosom, preverjanjem podatkov, iskanjem dokumentov ali posredovanjem informacij.

Prav zato smo dodatne rešitve za PANTHEON zbrali v Katalogu rešitev, kjer jih lahko pregledate po področjih Blago, Denar, Kadri in plače, Proizvodnja, Sistem in Transakcije.

Morda procesa, ki vam vsak dan vzame največ časa, ni treba izvajati na enak način tudi jutri.