Digitalizacija ni strošek. Najdražje je ostati pri papirju.
Ko podjetje razmišlja o digitalizaciji poslovanja, je med prvimi vprašanji običajno cena. Koliko bo stala nova programska oprema, koliko časa bo zahtevala uvedba in ali se bo naložba sploh povrnila? To so povsem upravičena vprašanja, nekoliko redkeje pa se vprašamo, koliko nas že danes stane način dela, ki smo ga vajeni.
Papirni dokumenti, ročno vnašanje podatkov, Excelove evidence in pošiljanje priponk po elektronski pošti na prvi pogled nimajo posebne cene. V podjetju so že leta, zaposleni jih poznajo in delo kljub vsemu teče. Njihov strošek zato ni zapisan na enem računu, temveč se skriva v času, ki ga vsak dan porabimo za iskanje, prepisovanje, preverjanje in popravljanje.
Prav zato je obstoječi način dela pogosto videti cenejši, kot je v resnici.
Papir je poceni, delo z njim pa ne
Natisniti račun ali pogodbo ne stane veliko. Tudi mapa in prostor na polici sama po sebi nista velik strošek. Povsem drugače je, ko pogledamo celotno pot dokumenta skozi podjetje.
Prejeti račun mora nekdo prevzeti, pregledati in dostaviti pravi osebi, pozneje ga je treba vnesti v sistem, ustrezno shraniti in po potrebi ponovno poiskati. Če je dokument potreben sodelavcu na drugi lokaciji, ga je treba poslati ali skenirati, pri vsaki dodatni kopiji pa se pojavi še vprašanje, katera različica je prava.
Podobno velja za pogodbe, ponudbe, dobavnice in drugo poslovno dokumentacijo. Več kot je dokumentov in ljudi, ki z njimi delajo, več časa zahteva njihovo urejanje. Strošek papirnatega poslovanja zato ni papir, temveč predvsem delo, ki ga zahteva.
Največ stanejo majhna opravila, ki jih nihče ne meri
V poslovnem dnevu je veliko opravil, ki so tako običajna, da o njih skoraj ne razmišljamo. Nekdo prepiše podatke z računa, sodelavec preveri številko v drugi evidenci, tretji poišče staro pogodbo v arhivu, računovodstvo pa naknadno ugotavlja, zakaj se podatki v dveh tabelah ne ujemajo.
Vsako od teh opravil vzame le nekaj minut, zato podjetja njihovega stroška praviloma ne spremljajo. Toda pet minut, ki jih porabi en zaposleni, ni veliko samo enkrat. Če se isto opravilo ponovi vsak dan, pri več zaposlenih in skozi vse leto, postane precej pomemben del delovnega časa.
Pri tem ni težava samo čas. Ročno delo pomeni tudi več možnosti za napake. Podatek je lahko napačno prepisan, dokument poslan napačni osebi ali sprememba vnesena v eno evidenco, v drugi pa ne. Popravljanje takšnih napak zahteva dodaten čas, včasih pa vpliva tudi na sodelovanje s strankami in dobavitelji.
»Tako delamo že leta« ni nujno dober razlog, da tako delate še naprej
Načini dela v podjetjih pogosto nastajajo postopoma. Ko je podjetje majhno, ena mapa za pogodbe in nekaj Excelovih tabel povsem zadostuje. Ko pride nov sodelavec, nastane nova evidenca, z več strankami pride več dokumentacije, vsak nov proces pa se prilagodi sistemu, ki že obstaja.
Po nekaj letih lahko podjetje uporablja način dela, ki ga v resnici nihče ni načrtoval. Nastal je iz vrste majhnih rešitev za trenutne potrebe, zaposleni pa so se mu sčasoma prilagodili.
Tak sistem lahko še vedno deluje, vendar to ne pomeni, da deluje učinkovito. Dober pokazatelj je že vprašanje, kaj se zgodi, ko morate poiskati dokument izpred dveh let, preveriti zgodovino sprememb ali ugotoviti, kdo trenutno obravnava določeno zadevo. Če je odgovor odvisen od tega, ali je pravi sodelavec tisti dan v službi, je prostora za izboljšave verjetno precej.
Digitalizacija ne pomeni, da morate spremeniti vse naenkrat
Eden od razlogov za odlašanje je tudi predstava, da digitalizacija pomeni velik projekt, pri katerem je treba čez noč spremeniti način dela celotnega podjetja. V praksi je pogosto veliko bolj smiselno začeti pri procesu, ki zaposlenim povzroča največ nepotrebnega dela.
Za eno podjetje je to lahko obdelava prejetih računov, za drugo upravljanje dokumentacije, za tretje izmenjava podatkov z računovodstvom. Ko je prvi proces urejen, je lažje oceniti, kje bi sprememba prinesla naslednjo največjo korist.
Pri tem cilj ni, da papir preprosto zamenjamo z datoteko PDF. Če dokument še vedno ročno shranimo v mapo, ga pošljemo sodelavcu po elektronski pošti in njegove podatke prepišemo v drugo evidenco, smo spremenili obliko dokumenta, ne pa tudi načina dela.
Smisel digitalizacije je v tem, da informacije skozi podjetje potujejo z manj ročnega posredovanja, dokumenti ostanejo povezani s poslovnimi procesi, zaposleni pa imajo podatke na voljo tam, kjer jih potrebujejo.
Ko so podatki povezani, se spremeni tudi vsakodnevno delo
Pri poslovnem sistemu, kot je PANTHEON, prednost ni samo v tem, da so podatki shranjeni digitalno. Pomembneje je, da so posamezni deli poslovanja med seboj povezani, zato istega podatka ni treba vedno znova vnašati in preverjati v različnih evidencah.
Dokumentacija je lahko urejena v PANTHEON DMS, elektronska izmenjava dokumentov zmanjša potrebo po ročnem vnosu, poslovni podatki pa so na voljo uporabnikom, ki jih pri svojem delu potrebujejo. Tako se zmanjšuje količina administrativnih opravil, ki so pri papirnem ali nepovezanem načinu dela skoraj neizogibna.
Digitalizacija zato ni vprašanje, ali lahko podjetje posluje tudi brez nje. Seveda lahko. Bolj uporabno vprašanje je, koliko časa in dela tak način poslovanja zahteva danes ter kako bo videti čez nekaj let, ko bo strank, dokumentov in zaposlenih še več.
Pred naložbo izračunajte tudi strošek tega, da ne spremenite ničesar
Pri odločanju o novi poslovni rešitvi je smiselno primerjati njeno ceno z alternativo. Alternativa pa ni brezplačna, čeprav zanjo vsak mesec ne prejmete računa.
Njena cena so ure, porabljene za ročno prepisovanje podatkov, iskanje dokumentov in preverjanje evidenc. So napake, ki jih je treba popravljati, in informacije, na katere je treba čakati. Z rastjo podjetja se ti stroški praviloma ne zmanjšujejo, ampak rastejo skupaj z obsegom poslovanja.
Zato digitalizacije ni smiselno ocenjevati samo kot strošek nove tehnologije. Včasih je precej dražje vztrajati pri načinu dela, ki je bil primeren za podjetje pred petimi leti, današnjim potrebam pa ne sledi več.
