, ,

Prednosti eDokumentov za računovodstvo v oblaku

2 Mar 2021

Uporaba eRačuna in ostalih eDokumentov prinaša številne prednosti za uspešno poslovanje. Uporaba računovodstva v oblaku pomeni tudi uporabo eDokumentov, s čimer se doseže enostavnejše in učinkovitejše upravljanje vseh poslovnih procesov. Z uporabo eDokumentov se istočasno evidentirajo vse poslovne spremembe v računovodskih evidencah podjetja, kar omogoča kakovostnejše upravljanje finančne, materialne in nematerialne lastnine podjetja, kamor sodijo tudi eDokumenti.

Kaj je elektronski dokument?

Elektronski dokument (eDokument) je kakršnakoli elektronska medijska vsebina (razen programske opreme in datotek), ki je namenjena uporabi v elektronski ali pisni obliki. Izvorno so se vsi (računalniški) podatki vedno izpisovali na papir, a razvoj digitalnih tehnologij je olajšal izmenjavo elektronskih dokumentov v primerjavi s papirnimi, saj omogoča pregled dokumentov na ekranu in varčevanje s papirjem ter prostorom za shranjevanje natisnjenih kopij dokumentov. Elektronskemu dokumentu ne moremo očitati veljavnosti samo zato, ker je v elektronski obliki. Ima enako veljavo kot papirni dokument, če je le ustvarjen na ustrezen način.

Upravljanje dokumentov in računovodstvo v oblaku

Originalni dokumenti so sestavni del računovodskega postopka in njihovo zbiranje in upravljanje je lahko izredno zahteven podvig, ne glede na to, ali ga izvaja računovodstvo v podjetju ali zunanji servis. Zaradi kompleksnosti tega procesa lahko v podjetju pride do neustreznega upravljanja dokumentov, ki so predmet obdelave v računovodskem sistemu.

Digitalizacija originalnih dokumentov z uporabo računovodstva v oblaku preprosto pomeni prenos ali delo z dokumenti v digitalnem formatu, zato jih podjetje lažje organizira, hrani in obdeluje.

Osnovne prednosti digitalizacije so manjša poraba dokumentov v papirni obliki, možnost spremembe namembnosti prostora za hrambo dokumentacije, relativno lahka dostopnost dokumentacije pri upoštevanju varnostnih ukrepov IT in centralizirana hramba digitalnih dokumentov v oblaku.

Digitalizacija poslovanja v podjetju omogoča proaktivno upravljanje zbiranja in obdelovanja originalnih dokumentov, njihovo arhiviranje in kasnejši pregled ter uporabo dokumentov za potrebe analize poslovnih procesov ali za druge namene. Z digitalizacijo zbiranja originalnih dokumentov v celem podjetju, ne samo v računovodstvu, se doseže racionalizacija celotnega poslovanja podjetja, torej prihranek časovnih virov pri obdelavi in vnosu podatkov ter pri priklicu in upravljanju celotne poslovne dokumentacije.

Zakaj uporaba računovodstva v oblaku olajša upravljanje dokumentov?

Morda podjetje že uporablja program za upravljanje dokumentov in tako se finančno vodstvo lahko znajde v dilemi: zakaj bi uporabljali računovodstvo v oblaku za izmenjavo eDokumentov?

Originalni dokumenti so zelo pomembni za izboljšanje kakovosti računovodskih podatkov. Pri evidentiranju finančnih transakcij bo večina računovodij – razen pri knjiženju postavk z bančnega poročila – poskrbela, da se vsaka transakcija preveri tudi z originalnim dokumentom.

Z originalnimi dokumenti, razpoložljivimi v elektronski obliki, bo postopek knjiženja ne le hitrejši, lažji in natančnejši, ampak bodo ti pomagali tudi pri zbiranju čistih podatkov, ki se lahko kasneje uporabijo za podrobne poslovne analize finančnega poslovanja podjetja.

Poenotenje celotne finančne dokumentacije in uporaba računovodstva v oblaku prinese centralizirano zbiranje in obdelavo finančnih transakcij v podjetju. Ta centralizirani način zbiranja in evidentiranja podatkov ter hrambe originalne dokumentacije je znatno bolj prilagodljiv od tradicionalnega računovodstva, saj so vsi dokumenti istočasno dostopni tudi za potrebe dela z oddaljenih lokacij oz. ob decentraliziranem poslovanju podjetja.

Ko se za upravljanje dokumentov v oblaku uporablja ena programska oprema, za računovodstvo, ki je pristojno tudi za arhiviranje, pa druga, je nujno poznavanje obeh in še dodatna izmenjava eDokumentov med dvema različnima programoma. Zaradi tega bo vse upravljanje dokumentov manj učinkovito, saj se izgublja čas in drugi viri (npr. dokumenti). Ta način ne pomeni celostnega upravljanja dokumentacije v računovodstvu podjetja.

Kako lahko računovodje prepoznajo prednosti eDokumentov?

V luči uspešnega finančna upravljanja običajno govorimo o prednostih računovodstva v oblaku, vendar pa je namen tega besedila osvetliti prednosti uporabe eDokumentov pri uporabi računovodstva v oblaku za stranke in za računovodstvo v podjetju oz. zunanji servis.

Primarna prednost eDokumentov za računovodje v kombinaciji z uporabo računovodstva v oblaku je zaščita pred katastrofami in ublažitev drugih podobnih situacij, ki lahko nastanejo kot posledica nepredvidenih tveganj. Eno takih nepredvidljivih tveganj je tudi aktualna pandemija, med katero je tudi oblačno poslovanje postalo novo normalno poslovanje.

Računovodstvo v oblaku je ena od strani virtualnega poslovanja. Vsi iz računovodske panoge, ki so že imeli predhodne izkušnje in uporabljali računovodstvo v oblaku, so lahko med pandemijo neovirano nadaljevali z izmenjavo eDokumentov znotraj podjetja ali pri sodelovanju s strankami.

V delovnih pogojih pred pandemijo se je opisovanje prednosti eDokumentov in računovodstva v oblaku za primer nepredvidljivih okoliščin zdelo kot oddaljena resničnost. Toda že ena družbena okoliščina, na katero podjetje nima vpliva, kot je to aktualna pandemija, lahko v znatni meri zakomplicira običajni način poslovanja, ki ga še vedno uporablja veliko domačih podjetij.

Zato računovodje ne smejo čakati na pojav zunanjih vplivov, da bi prepoznali koristi eDokumentov in računovodstva v oblaku, ampak morajo proaktivno upravljati digitalno transformacijo poslovanja in iz aktualne pandemije razbrati nauk za bodoče brezpapirno poslovanje podjetja.

Zaključek

Digitalizacija poslovanja z uporabo eDokumentov in računovodstva v oblaku zahteva agilen in proaktiven pristop k upravljanju sprememb.

Lastništvo digitalnega in centraliziranega sistema za upravljanje eDokumentov z uporabo računovodstva v oblaku omogoča dlje trajajočo stabilnost poslovanja v (ne)predvidljivih okoliščinah.

Ne zamudite podjetniških novosti in nasvetov

V kolikor bi si želeli mesečno v svoj e-nabiralnik prejeti uporabne vsebine, pisane na kožo vaši dejavnosti in vašim interesom, to zabeležite v obrazcu.

X