Načini delovanja E-računovodstva
Glede na potrebe in zmogljivosti opreme (predvsem komunikacijskih povezav) ločujemo dva glavna načina delovanja:
Off-line delovanje
Pri Off-line delovanju nam že ime pove, da gre za način dela, pri katerem aplikacija in podatkovna baza nista povezana. Podjetje uporablja svojo podatkovno bazo, računovodski servis pa svojo, zato je potrebno poskrbeti za sinhronizacijo med njima. Poglejmo shemo: Klient izdaja račune v PANTHEON™-u, ki se zapisujejo v podatkovno bazo, ki jo ima pri sebi.
Ti podatki se običajno preko noči izvozijo iz njegove podatkovne baze in se uvozijo v podatkovno bazo računovodskega servisa. Ta jih poknjiži in naslednjo noč pošlje nazaj klientu.
Za tako sinhronizacijo podatkovnih baz uporabljamo programski paket Datalab OTOS.
Prednosti
- ne potrebuje zmogljivih komunikacijskih vodov
- poceni implementacija (potreben le enostaven dostop do ineta in nakup licence OTOS)
- poceni delovanje (zaradi prenosa kompresiranih podatkov je internet zaseden le nekaj minut dnevno)
Slabosti
- podatki niso ažurni (za pridobitev podatkov je potrebno počakati na izvršitev celega cikla)
- oteženo popravljanje podatkov
- brisanje ni dovoljeno (oz. samo hkrati na obeh straneh)
- ob spremembi parametrov (npr. nova vrsta dokumenta) je potrebno popraviti nastavitve
On-line delovanje
On-line delovanje je način dela, kjer sta klient in računovodski servis povezana na isto podatkovno bazo. Pri tem načinu se vsi povezujejo na isto podatkovno bazo in gledajo iste podatke. S tem odpadejo vse težave sinhronizacije (zaostanki, težave z brisanji, ...). Ker pa potrebuje program precej podatkov, morajo biti komunikacijski kanali med uporabniškim računalnikom in strežnikom s podatkovno bazo zmogljivejši. Glede na število uporabnikov programskega paketa pri klientu moramo vzpostaviti ustrezno rešitev računalniškega omrežja. Če je klient večje podjetje (več kot trije uporabniki), potem si za več informacij oglejte dokument On-line za večje kliente, drugače pa On-line za manjše kliente.
Prednosti
- ažurnost podatkov
- lažje delo (ni sinhronizacij, dovoljeno brisanje in popravljanje podatkov brez omejitev)
- neobčutljivo na spremianjanje parametrov
Slabosti
- potrebni zmogljivejši komunikacijski vodi (ADSL ali vsaj ISDN)
- dodatna strežniška programska oprema v načinu Terminal mode
- višja cena infrastrutkture
On-line delovanje E-računovodstva