Brezpapirno računovodstvo
Brezpapirno računovodstvo je bila dolga leta le obljuba z le malo možnosti uresničitve v praksi. Z napredkom računalniške tehnologije in predvsem internetnih komunikacij pa je ta cilj bližje kot kdajkoli prej.
Če pogledamo, kje v procesu računovodskega servisa nastajajo težave, ugotovimo, da je večina njih povezana z dokumentacijo. Vsak dokument (prejet/izdan račun, potni nalog, ...) je potrebno prenesti od klienta do računovodje, ki ga poknjiži in nazaj h klientu v arhiv.
Težav, ki jih imamo pri taki cirkulaciji dokumentov, je več:
- dokumenti prispejo v računovodstvo nepravočasno
- dokument se na poti izgubi
- ko je dokument vrnjen klientu rač. servis nima več verodostojnega dokumenta (ali pa če si ga kopira, kar pa predstavlja izredno velik strošek in goro papirja)
- če se dokumenti arhivirajo v računovodskem servisu, potem klient nima takojšnjega vpogleda vanje. Pogosti so tudi primeri, ko se pošiljajo dokumenti nazaj k klientu po faxu ali drugi še dražji komunikacijski poti
Dandanes temu ni več nujno tako...
Povezava Pantheona in sistema za skeniranje dokumentov
V prejšnjih poglavjih (načini delovanja, on-line za večje kliente, on-line za manjše kliente, off-line) smo videli, kako lahko prenašamo (oz. sinhroniziramo) računalniške podakte, ki nastajajo v poslovnem procesu. Ker tako omogočimo računovodji neposreden vpogled in uporabo materialnih podatkov (ki jih običajno kreira in spremlja klient pri svojem delu), nam preostane le, da računovodji omogočimo vpogled v originalne listine, ki jih sprejema klient (najpogostejše prevzete račune, pa tudi druge dopise - npr. DURSa). Zaradi tega smo s podjetjem Imaging Systems d.o.o. iz Ljubljane povezali DataLab PANTHEON™ in njihovo rešitev IMiS - Imaging Made in Slovenia. Vsakemu dokumentu v PANTHEON™-u lahko pripnemo skeniran dokument. S klikom na povezavo v PANTHEON-u nam kombinacija obeh rešitev prikaže originalen dokument v elektronski obliki. Poznamo dva načina delovanja, odvisno od tega, kje je IMis/Arc strežnik:
Strežnik za elektronski arhiv je nameščen v računovodskem servisu
V tem primeru je strežnik za elektronski arhiv (IMiS/Arc) nameščen v računovodskem servisu, uporabniki klienta pa preko VPN-ja dostopa do njega. Ta rešitev je primerna predvsem za manjše uporabnike, ki nimajo resursov za vzdrževanje sistema ampak le-tega raje najemajo. Pri uporabniku vzpostavimo skenirno mesto. Rdeče puščice nam prikazujejo tok skeniranih dokumentov, kjer lahko vpogled omogočimo poleg zunanjemu računovodji tudi notranjim uporabnikom. Preko VPN povezave uporabniki klienta dostopajo tudi do PANTHEON™ podatkov (računov - modre puščice). Računovodnja in na podlagi njih kreira knjižbe (vijoličasto), do katerih imajo takojšen vpogled preko VPN-ja avtorizirani notranji uporabniki pri klientu.
Prednosti
- začetni strošek na klienta je nizek (skener)
- klient uporablja vso infrastrukturo računovoskega servisa
Slabosti
- slabše performanse pri obremenjenih podatkovnih komunikacijah
Strežnik za elektronski arhiv je nameščen pri klientu
V tem primeru je strežnik za elektronski arhiv (IMiS/Arc) nameščen pri uporabniku, računovodja pa preko VPN-ja dostopa do njega. Pri uporabniku vzpostavimo skenirno mesto. Rdeče puščice nam prikazujejo tok skeniranih dokumentov, kjer lahko vpogled omogočimo poleg zunanjemu računovodji tudi notranjim uporabnikom. Preko VPN povezave računovodja tudi dostopa do PANTHEON™ podatkov (računov - modre puščice) in na podlagi njih kreira knjižbe (vijoličasto), do katerih imajo takojšen vpogled avtorizirani notranji uporabniki v podjetju.
Prednosti
- klient lahko vzpostavi svoj elektronski arhiv ne le za potrebe računovodenja, ampak tudi za poslovne potrebe
- možna nadgradnja z dokumentnim sistemom (npr. Lotus Notes)
Slabosti
- klient mora vzpostaviti IMiS/Arc strežnik
- višji začetni strošek
- lastno vzdrževanje sistema