Datalab OTOS za povezavo dislociranih enot

Datalab OTOS

Povezava dislociranih enot

Podatki dislociranih enot ne smejo biti nedostopni. Tudi te enote spadajo v podjetje in jih je kot take potrebno upravljati. Datalab OTOS je idealna rešitev za ugodno samodejno sinhronizacijo podatkovnih baz.

Kaj je OTOS

Datalab OTOS je programski paket za samodejno sinhronizacijo podatkovnih baz za programsko opremo Datalab. Za prenos podatkovnih baz uporablja elektronsko pošto. OTOS ne potrebuje uporabniških posegov, če imate stalno ali klicno internetno povezavo.

Po zagonu programa sinhronizira podatkovne baze in zaključi delovanje. Uporabniško okno prikazuje status sinhronizacije, sam program pa zapisuje dnevnik delovanja, tako da lahko ugotovimo potek tudi po zaključku.

Ker program uporablja internet za prenos podatkov, je njegovo delovanje izredno poceni. Ne glede na to, kje so podatkovne baze, je cena prenosa enaka ceni poslane elektronske pošte. Zato odpadejo drage stalne povezave, kar še posebno pride do izraza pri podjetjih, ki imajo poslovalnice v različnih državah. Z uporabo kompresije in diferencialnega prenosa zmanjša prenosni čas in s tem povezane stroške na minimum.

Kako deluje

Za lažjo predstavo si zamislimo naslednji scenarij: imamo podjetje s centralo in tremi trgovinami (poslovnimi enotami). Centrala želi poslovnim enotam pošiljati podatke o kupcih in artiklih. Od poslovnih enot pa želi prejemati naročila in izdane račune in jih integrirati v centralno podatkovno bazo.

Podjetje mora vzpostaviti poseben elektronski poštni predal (npr. prenos@domena.si), ki se bo uporabljal za vse prenose med centralo in poslovnimi enotami. Centrala je v tem primeru gospodar (master) prenosov, poslovne enote pa so njeni sužnji (slave). Za vsako poslovno enoto se v programu odpre svoj profil.

Profil tvorijo naslednji podatki:

  • način prenosa,
  • kateri podatki se prenašajo (šifranti in poslovni dogodki),
  • MEDT/SEDT polja.

Poslovni dogodki

Datalab OTOS sinhronizira podatke na podlagi dodajanja in spreminjanja podatkov. Da bi zagotovili pravilno sinhronizacijo podatkovnih baz, moramo poskrbeti, da dva uporabnika hkrati ne spreminjata istih podatkov. Zaradi tega je potrebna pametna definicija poslovnih dogodkov in avtorizacij zanje.

Pravilo je, da je potrebno za vsako poslovno enoto, ki jo želimo sinhronizirati, odpreti svoje poslovne dogodke. Tako bi v našem primeru strukturo poslovnih dogodkov definirali kot na shemi.

Vidimo, da ima centrala in vsaka od poslovnih enot odprto lastno skladišče. Poleg lastnega skladišča ima tudi lastni poslovni dogodek za prevzem blaga na skladišče, izdajo (prodajo) ter blagajniški prejemek/izdatek. Enako bi v primeru, ko vse PE spremljajo naročila, morali odpreti tudi ustrezne poslovne dogodke za naročila.

Taka nastavitev je potrebna zaradi neodvisnega delovanja vsake lokacije, saj bi drugače prihajalo do možnih napak pri številčenju dokumentov. Če pa shemo nastavimo tako, kot je prikazano, ima vsaka poslovna enota svoje poslovne dogodke, znotraj katerih poteka številčenje neodvisno od drugih (sama je skrbnik svojega poslovnega dogodka). Ob primerni nastavitvi avtorizacij je tak sistem zanesljiv in neodvisen.

Medskladiščni prenosi

Posebno skrb pri nastavitvi poslovnih dogodkov velja nameniti medskladiščnim prenosom. Medskladiščni prenosi med centralo in poslovno enoto morajo namreč vplivati na stanje obeh skladišč. Na izbiro imamo dva načina prenašanja:

 

Nekontrolirani prenos
Kontrolirani prenos

Zaloge

Prenosi materialnih prometov z OTOS-om vplivajo na zalogo. OTOS dokumente, ki spreminjajo stanje skladišč le uvozi v podatkovno bazo, ne izračuna pa novega stanja. Zaradi tega je potrebno po uvažanju materialnih prometov na centrali po zaključku uvozov podatkov obvezno pognati obnovitve zaloge. Na poslovnih enotah, na katere izvažamo stanje zalog v centrali (in morebiti na ostalih poslovnih enotah), moramo vedno poganjati le obnovitev zaloge skladišča poslovne enote. Če bi namreč na poslovni enoti obnavljali zaloge na vseh skladiščih, bi zaradi neobstoja drugih materialnih prometov (ti se navadno na PE ne prenašajo) zaloga na vseh ostalih skladiščih po obnovitvi kazala stanje nič.

Prenos podatkov v off-line računovodstva

Z uporabo računalniške tehnologije in programske opreme Datalab je potrebno vložiti bistveno manj dela za nižjo ceno. Podjetje spremlja svoje poslovanje v PANTHEON-u. Vnaša predpripravo prejetih računov (pozicije, brez ali z konti) ter izdaja račune. Ker sta tako vhod in izhod blaga v sistemu, podjetje lahko tako samo vodi materialno knjigovodstvo, tako da zaloga ni več skrivnost.

Tako predpripravljane podatke podjetje z OTOS-om dnevno pošilja v servis, ki jih knjiži na ustrezna konta glavne knjige in saldakontov. Servis doknjiži še banko (plačilni promet), izračuna in knjiži plače ter neposredno iz prenešenih podatkov izdela DDV evidence.

Ob naslednjem prenosu (sinhronizaciji) podjetje od servisa prejme finančne podatke, ki so tako na voljo poslovodstvu za analize in odločitve (saldakonti, RVC, dobiček/izguba).

Prihranki dela v servisu so ob takem načinu dela in minimalnem uvajanju pri komitentih (podjetjih) izredni, saj je po naših dosedanjih izkušnjah iz vpeljav PANTHEON-a v računovodske servise možno prihraniti od 50–85 % dela.

Računovodski servis je tako mnogo konkurenčnejši in donosnejši. Zadovoljstvo pa je tudi na strani podjetij, ki končno dobijo tekoče podatke in v primeru, da računovodski servis del prihrankov ponudi naprej komitentom tudi nižje stroške.

Rešitve, kot je ta, ki temeljijo na win-win situacijah, so razlog za uvajanje moderne informacijske tehnologije in potrditev Datalabovega vodila »Spreminjamo podatke v dobiček«.

Pokličite (01) 252 89 50

Če želite izvedeti karkoli v zvezi z dodatnimi rešitvami Datalab, smo vam vedno na voljo! Pokličite nas ali pošljite vprašanje po e-pošti.
prodaja@datalab.si